Ausgezeichnet mit dem Work Innovation Award, 2025

D.C. United wurde mit dem Best in Class Work Innovation Award von Asana (AMER-Region) ausgezeichnet, da der Verein die Art und Weise, wie Arbeit in allen Bereichen des Vereinsbetriebs erledigt wird, grundlegend verändert hat. Durch den Ersatz von Papier-Checklisten und fragmentierten E-Mail-Verläufen durch standardisierte, automatisierte Workflows hat der Verein die Zusammenarbeit in einer analogen Branche neu definiert. Das Ergebnis: Hunderte von eingesparten Arbeitstagen, eine drastische Zeitersparnis im Jahresvergleich und eine deutliche Reduzierung wiederkehrender Meetings. Von der Durchführung des Spieltags bis hin zur Erfüllung von Sponsoring-Verpflichtungen arbeitet jetzt jede Abteilung in einem gemeinsamen System – was die Umsetzung beschleunigt, das Engagement stärkt und zu einer agileren, besser aufeinander abgestimmten Organisation führt.

Asana hat die Art und Weise, wie wir arbeiten und in allen Abteilungen von D.C. United und Audi Field zusammenarbeiten, verändert. Wir haben ein neues Maß an interner Ausrichtung, Transparenz und Verantwortlichkeit erlebt, was unsere Produktivität und die funktionsübergreifende Zusammenarbeit in allen Geschäftsbereichen des Vereins direkt verbessert hat.

Drew Bentley, Senior Vice President, Business Operations & Strategy, D.C. United

Asana für die Eventplanung

Perfekte Umsetzung am Spieltag – ohne Last-Minute-Chaos

Die Abläufe am Spieltag sind das Herzstück des Fan-Erlebnisses und der Markenpräsenz von D.C. United. Von der Personalbesetzung und Werbeaktionen bis hin zu Ticketing, Initiativen zur Fan-Beteiligung und Sponsoring-Aktivierungen ist eine einwandfreie Umsetzung unerlässlich. Aber vor Asana basierten diese Bemühungen auf unzusammenhängenden E-Mails und Checklisten in Papierform, was das Risiko von übersehenen Details und Problemen in letzter Minute erhöhte.

Um die Umsetzung am Spieltag zu verbessern und strategische Ziele zu erreichen, implementierte D.C. United ein einheitliches, automatisiertes System in Asana. Jedes Detail wird jetzt im Voraus mithilfe von Vorlagen für Ablaufprojekte und automatisierten Workflows geplant, die Risiken frühzeitig erkennen und sicherstellen, dass jedes Team auf einer Linie ist.

Vorlagen mit Mehrfachzuordnung erstellen einen vollständigen Ablaufplan

• Jedes Heimspiel wird über eine standardisierte Projektvorlage erstellt, die wiederholbare Aufgaben wie das Programm, Ticket-Links, besondere Veranstaltungen und Aktivierungen sowie kreative Inhalte enthält.

• Innerhalb jedes Spielprojekts wird jeder Aspekt des Spieltagstages – von der Öffnung der Tore bis zur Reinigung nach dem Spiel – geplant, wobei Aufgaben unter anderem für Einrichtungen, Analysen, Ticketverkauf, Unterhaltung, Sicherheit, Marketing und Gästeservice zugewiesen werden.

• Jedes Spielprojekt befindet sich in einem übergreifenden Portfolio, das dem Team Transparenz über die gesamte Saison hinweg bietet und sicherstellt, dass nichts übersehen wird.

• Durch die Mehrfachzuordnung werden sich überschneidende Verantwortlichkeiten für alle relevanten Abteilungen sichtbar, wodurch Hindernisse reduziert und Überraschungen in letzter Minute vermieden werden.

Automatisierungen reduzieren Risiken und verkürzen Reaktionszeiten

• Regeln kennzeichnen automatisch überfällige oder unerledigte Aufgaben und lösen Echtzeit-Benachrichtigungen aus, bevor Probleme eskalieren.

• Dedizierte Workflows für außergewöhnliche Erlebnisse wie Halbzeit-Shows oder VIP-Aktivierungen stellen sicher, dass diese Momente mit hoher Sichtbarkeit nachverfolgt, verantwortungsvoll übernommen und fehlerfrei ausgeführt werden, wobei die Führung bei jedem Schritt auf dem Laufenden gehalten wird.

Sponsoring-Aktivitäten sind optimiert und fehlerfrei

• Die Erfüllung von Sponsoring-Verpflichtungen und die Aktivierung von Sponsoring-Partnerschaften – wichtige Umsatztreiber mit komplexen Anforderungen – werden durchgängig in Asana verwaltet, wodurch sichergestellt wird, dass jedes Ergebnis nachverfolgt wird und nichts übersehen wird.

• Partner reichen Aktivierungsanfragen über Formulare ein, die Aufgaben automatisch an das richtige Team weiterleiten und Genehmigungs-Workflows auslösen.

• Benutzerdefinierte Vorlagen leiten jede Aktivierung, von Checklisten für den Spieltag bis hin zur Nachverfolgung von VIP-Teilnehmern und zur Logistik, und stellen sicher, dass jeder Schritt in der richtigen Reihenfolge erledigt wird, mit automatisierten Benachrichtigungen für jede Übergabe.

• Echtzeit-Dashboards geben den Partnermanagement-Teams und Sponsoren einen Überblick über die Ergebnisse, Zeitpläne und Hindernisse und ermöglichen so eine schnellere Abwicklung.

• Dieser strukturierte Ansatz hat zu nahezu null verpassten Aktivierungen, einer schnelleren Umsetzung und der Fähigkeit geführt, ein höheres Volumen zu bewältigen, ohne zusätzliche Mitarbeitende einzustellen.

Die unternehmensweite Einführung von Asana hat die Zusammenarbeit bei wichtigen Initiativen wie Spieltagen verbessert. Jetzt hat jede Abteilung einen Überblick darüber, wie ihre Arbeit mit dem großen Ganzen zusammenhängt, was ein erstklassiges Fan-Erlebnis gewährleistet.

Hairat Babalola, Senior Director, Business Operations & Strategy, D.C. United

Asana für Arbeitsanfragen und die Erfassung von Arbeitsvorgängen

Ad-hoc-Anfragen in strukturiertes Handeln umwandeln

Mit dem Wachstum von D.C. United wuchs auch das Volumen – und die Dringlichkeit – der eingehenden Anfragen in allen Teams. Von Grafikdesign und E-Mail-Kampagnen bis hin zu Social-Media-Posts und Event-Support wurde die Arbeit oft separat angefordert, mit wenig Kontext oder Transparenz. Ohne einen standardisierten Prozess zur Erfassung von Arbeitsanfragen sahen sich die Teams mit Doppelarbeit, Verzögerungen und nicht rechtzeitig bereitgestellten Ergebnissen konfrontiert.

Heute unterstützt Asana ein optimiertes Anfragesystem in allen Abteilungen. Standardisierte Formulare sorgen von Anfang an für Klarheit, während automatisierte Workflows für die Kategorisierung und Genehmigung die Arbeit schnell an die richtigen Teams weiterleiten. Die Teams für Marketing, Partnerschaften und gesellschaftliches Engagement verwalten auch Kampagnen- und Content-Kalender direkt in Asana, was die Abstimmung der Prioritäten für hochkarätige Veranstaltungen und einmalige Werbeaktionen erleichtert.

Formulare sorgen von Anfang an für Klarheit

• Abteilungsspezifische Formulare erfassen wichtige Kontextinformationen im Voraus, reduzieren das Hin und Her und ermöglichen eine schnellere Abwicklung.

• Aus erledigten Formularen werden automatisch Aufgaben generiert und die richtigen Teams benachrichtigt, sodass keine Anfrage übersehen wird.

• Kampagnen, die mit unternehmensweiten Initiativen verbunden sind – wie groß angelegte Match-Events – werden in Asana mit voller Transparenz über Abteilungen hinweg geplant.

• Mit Dashboards kann jede Abteilung sehen, wie ihre Arbeit zu größeren Markeninitiativen beiträgt, was die Koordination und Verantwortlichkeit verbessert.

Ein herausragendes Beispiel dafür, wie Asana unser Unternehmen verändert hat, ist die Optimierung unseres Prozesses für Marketing-Anfragen. Zuvor wurden Aufgaben wie Grafikdesign, E-Mail-Kampagnen und Social-Media-Beiträge separat angefordert, was aufgrund unklarer Verantwortlichkeiten oft mehrere Nachfragen erforderte. Mit Asana zentralisieren wir diese Anfragen in einem einzigen Workflow, der automatisch alle relevanten Beteiligten markiert, wodurch Transparenz geschaffen und die Bearbeitungszeit erheblich verkürzt wird.

Gabby Wells, Senior Director, Unternehmensstrategie und -analyse, D.C. United

Fazit

Die Entwicklung eines Plans für skalierbaren Erfolg

D.C. United führt seine Abläufe nicht nur mit Asana durch – sie definieren sie neu. Während sich die Akzeptanz in allen Abteilungen vertieft, stellen sie sich eine Zukunft vor, in der Portfolios und strategische Frameworks dazu beitragen, die individuelle Arbeit auf die unternehmensweiten Ziele auszurichten, was jedem Angestellten eine klarere Richtung, Echtzeit-Transparenz und ein stärkeres Gefühl der Verantwortlichkeit gibt. Durch die weitere Skalierung des Einsatzes von Asana legt D.C. United den Grundstein für ein agileres, besser abgestimmtes und verantwortungsbewussteres Unternehmen – bereit, auf dem Spielfeld und im gesamten Business zu gewinnen.

Letztendlich hat Asana nicht nur unser endgültiges Arbeitsergebnis verbessert – es hat uns auch geholfen, besser zu verstehen, was wir tun, warum wir es tun und was wir gemeinsam erreichen können, wenn wir aufeinander abgestimmt sind.

Gabby Wells, Senior Director, Unternehmensstrategie und -analytik, D.C. United