Erfolg bedeutet, dass alle im Unternehmen die Ziele verstehen, erkennen, warum Projekte existieren, und ihre tägliche Arbeit mit dem übergeordneten „Warum“ hinter ihren eigenen Initiativen verknüpfen können.

Stefan Novotny

Stefan Novotny, Projektexperte

Asana für strategische Ausführung und OKRs

Das „Warum“ mit dem „Wie“ verknüpfen. Als die STANDARD Medien AG ein OKR-Framework einführte, fehlte eine automatisierte Möglichkeit, zu sehen, wie die täglichen Aufgaben die Unternehmensziele unterstützen. Durch den Wechsel von Mooncamp zu Asana konnte das Unternehmen die Projektarbeit und das Zielmanagement in einem einzigen System zusammenführen.

• Dashboards mit einem Klick: Mit Asana-Dashboards können Personen auf allen Ebenen Projektprioritäten und -fortschritte sofort einsehen.

• Die „Mutter aller Roadmaps“: Diese verfolgt 40–50 wichtige strategische Vorhaben auf einer einzigen Zeitleiste, bietet eine Top-down-Sicht auf Abhängigkeiten und hebt potenzielle Ressourcenkonflikte hervor.

• Strategische Ausrichtung: Jede Projektaufgabe ist nun mit einem übergeordneten Ziel verknüpft, wodurch der Zweck aller Projekte für alle verständlich wird.

Erfolg bedeutet, dass alle im Unternehmen die Ziele verstehen, erkennen, warum Projekte existieren, und ihre tägliche Arbeit mit dem übergeordneten „Warum“ hinter ihren eigenen Initiativen verknüpfen können. Ich arbeite eng mit dem Executive Board zusammen, um sicherzustellen, dass die Vision, die wir entwickeln, für alle Angestellten verständlich ist.

Stefan Novotny

Stefan Novotny, Projektexperte

Asana für die funktionsübergreifende Zusammenarbeit

Silos aufbrechen und E-Mails eliminieren. Vor Asana war die Zusammenarbeit über verschiedene Tools für jede Abteilung fragmentiert. Die STANDARD Medien AG hat eine einfache Regel eingeführt: Wenn eine Aufgabe eine andere Person betrifft, muss sie in Asana verwaltet werden.

• Optimierte Erfassung: Die Abonnementabteilung verwendet beispielsweise Asana-Formulare, um Anfragen von anderen Teams zu verwalten und sie in autorisierte Arbeitseinträge mit zugewiesenen Verantwortlichen und klaren Statusangaben umzuwandeln.

• Verbindung zwischen Redaktion und Vertrieb: Während Journalisten für die Produktion spezialisierte Redaktionstools verwenden, verlassen sie sich auf Asana, um mit verschiedenen Abteilungen im gesamten Unternehmen zusammenzuarbeiten und Projekte wie Website-Features, datengesteuerte Berichte und funktionsübergreifende Workflows zu realisieren.

• Produktive Kommunikation: Asana hat zeitaufwändige interne Besprechungen und E-Mails überflüssig gemacht, indem der Kontext in Aufgaben verlagert wurde. Asana lässt sich nahtlos in Microsoft-365-Tools wie Teams und SharePoint integrieren und bietet so eine einzige Informationsquelle für alle Unternehmensdaten.

Interne E-Mails sind auf fast null gesunken, da alles auf Asana läuft. E-Mails werden jetzt fast ausschließlich für die externe Kommunikation verwendet. Wir arbeiten produktiver zusammen als zuvor – und wir sind viel schneller.

Stefan Novotny

Stefan Novotny, Projektexperte

Asana für Innovation und KI

Beschleunigung der Arbeit mit KI. Die STANDARD Medien AG integriert systematisch Asana AI, um die Dynamik und Transparenz bei großen Projekten aufrechtzuerhalten.

• Automatisierte Status-Updates: Große Projekte werden alle zwei Wochen aktualisiert. Das Asana-Projektbüro erhält regelmäßig Lob von den Teams der STANDARD Medien AG, da Asana AI diese Updates basierend auf den Projektaktivitäten sofort erstellt.

• AI Teammates: Die STANDARD Medien AG setzt Asana AI Teammates ein, um das Projektmanagement und die Workflows zu unterstützen.

• Menschen dort treffen, wo sie arbeiten: Durch umfassende Integrationen mit Outlook und Teams können Angestellte Aktionspunkte sofort erfassen und in Asana übertragen – als intuitive Erweiterung ihres bestehenden Workflows.

Wir haben einige Asana-Roadshows durchgeführt und gezeigt, wie schnell Status-Updates mit KI erstellt werden können. Die Nutzer waren sehr beeindruckt und verwenden diese Funktion häufig.

Stefan Novotny

Stefan Novotny, Projektexperte

Fazit

Die STANDARD Medien AG hat Asana bereits unternehmensweit eingeführt und ist auf einem guten Weg, die vollständige Einführung abzuschließen. In der nächsten Phase der Reise geht es darum, die Roadmap-Struktur „Jetzt/Nächstes/Später“ in allen Abteilungen fertigzustellen und die Integration mit SharePoint zu vertiefen.

Asana ist für uns unverzichtbar geworden: „Wir entwickeln uns mit Asana ständig weiter und freuen uns darauf, die Nutzung neuer Tools und Funktionen zu intensivieren, insbesondere mit der Einführung von Asana AI“, sagt Stefan Novotny, Projektexperte bei der STANDARD Medien AG. 

Für die STANDARD Medien AG ist Asana nicht mehr nur ein Tool. Es ist die gemeinsame Sprache, die den täglichen Aufwand jedes Angestellten mit der langfristigen Mission des Unternehmens verbindet.

Asana ist die erste Software, die wir eingeführt haben, mit der die Leute gerne arbeiten, weil sie weitreichende Auswirkungen hat und ihre Arbeit beschleunigt. Wir arbeiten produktiver zusammen als zuvor. Wenn ich noch einmal von vorne anfangen würde, würde ich die Asana-Einführung beschleunigen, denn je mehr Menschen Asana nutzen, desto besser arbeiten sie zusammen.

Stefan Novotny

Stefan Novotny, Projektexperte