Mike Singer, Content Operations Director, unterstützt die Teams von Digital Studios bei der Konzipierung, Produktion und Verbreitung dieser Videos. Dabei werden oft bis zu sechs Versionen erstellt und jede davon ist perfekt für die Website, Facebook, Instagram, YouTube und andere Plattformen des Unternehmens zugeschnitten.

Bevor Mike und Discovery Digital Studios sich im Jahr 2014 für Asana entschieden, versuchten sie zunächst, die Produktion der Inhalte mit Tabellen und E-Mails zu verwalten. Es gab keinen standardisierten Prozess für die Produktion von Inhalten und die Organisation ließ zu wünschen übrig:

• Oft wurden Videos nicht fristgerecht, in den falschen Formaten produziert oder wurden gar nicht erst verwendet, weil sie intern nicht an die dafür zuständigen Personen weitergeleitet wurden.

• Die Erstellung von Quartalsberichten erwies sich als schwierig, da niemand einen Überblick darüber hatte, welche Inhalte produziert wurden und wem sie zugewiesen wurden.

• Es gab keinen sinnvollen Informationsfluss zwischen Redaktionsteams, Videoproduktion, Content Marketing, PR sowie anderen Beteiligten und oft gingen wichtige Informationen im E-Mail-Chaos verloren.

Es fehlte ein einheitlicher Prozess. Das reduzierte nicht nur die Effizienz des Teams, es entstanden dadurch auch zusätzliche Kosten. So mussten zweimal jährlich externe Anbieter beauftragt werden, um das Backlog an Formaten aufzuholen.

Aus diesem Grund machte sich Mike auf die Suche nach einem neuen Tool für die Content-Verwaltung – und war dabei sehr erfolgreich: Heute zählt Discovery Digital Studios mehr als 400 Beteiligte, die in Asana zusammenarbeiten.

Bevor wir uns für Asana entschieden, gab es keinen klaren, einheitlichen Prozess. Unsere Tabellen wurden bei der Bearbeitung von Projekten nicht laufend aktualisiert. Manchmal wurden sie sogar vergessen und gingen ganz verloren. Zweimal jährlich beauftragten wir externe Anbieter, um massive Arbeitsrückstände aufzuholen.

Mike Singer, Content Operations Director

Die Wahl des richtigen Tools für den reibungslosen Flow der Videoproduktion

Mike benötigte eine zentrale Plattform, die eine Übersicht über alle in der Entwicklung befindlichen Inhalte auf einen Blick darstellt und gleichzeitig die neuesten Details des Produktionsprozesses für jedes Video zusammen mit dem jeweiligen Status erfassen kann. Er suchte außerdem ein System mit automatischen Benachrichtigungen, die die vielen Übergaben zwischen Teamkollegen und Teams vereinfachen sollten – mit den Tabellen konnte man nie wissen, wann eine Aufgabe erledigt wurde und wann mit der nächsten begonnen werden konnte.

Die anpassbaren Workflows von Asana erlaubten es, komplexe Inhaltsprozesse zu definieren, den Beteiligten einen einfachen Überblick über den Output des gesamten Teams zu geben und die einzelnen Mitarbeiter und externen Teams miteinander zu vernetzen und auf dem neuesten Stand zu halten.

Wir hatten ein halbes Dutzend Workflows, die wir getrennt voneinander erfasst haben. Es war eine tolle Erfahrung, sie in Asana zu bündeln und zu sehen, wie sie miteinander verwoben sind, und Abhängigkeiten zu erkennen, die in einer Tabelle nicht ersichtlich waren.

Asana wird nacheinander für alle Teams eingeführt

Zuerst führte Mike Asana im Content-Team für das „Food Network“ ein, wo er alle Mitarbeiter dazu aufforderte, die Plattform zunächst für die Organisation ihrer eigenen To-do-Listen zu nutzen. Als sie mit der täglichen Verwendung vertraut waren, begannen sie, auch gemeinsame Teamprojekte in Asana zu erfassen.

Mike entwickelte dabei einen wiederholbaren Prozess, der die Teams bei der Einführung von Asana unterstützen sollte – diesen nutzte er dann für die Einführung in allen anderen Teams von Discovery Digital Studios. Dadurch konnten sie ihre Workflows erkennen und die entsprechenden Projekte erstellen. Heute haben alle Content-Teams des Unternehmens Asana-Vorlagen für ihre jeweiligen Workflows, die sie für jeden Content-Typ und Kanal immer wieder verwenden können.

Die Frustration, nicht zu wissen, wo sich Informationen befinden, ist einfach verschwunden. Es war ein Kulturwechsel hin zum Stressabbau. Man sah, dass Dinge nun besser laufen.

Wie bei Blätterteig: Eine Schicht nach dem anderen

Die Content-Teams verwalten die gesamte Videoproduktion nun in Asana. Das hat selbst während der Ausgangsbeschränkungen aufgrund von COVID-19 gut funktioniert. Sie konnten Videos zu Hause aufnehmen, organisiert bleiben und genauso viele Videos wie zuvor produzieren. Und dabei ist Discovery Digital Studios kein Einzelfall: Laut der Umfrage zur Anatomie der Arbeit: Remote Teams fühlten sich 55 % der Wissensarbeiter, die eine Work-Management-Software nutzten, beim Arbeiten im Homeoffice im Vergleich zu früher noch produktiver.

Für jedes Videoformat wurde ein Asana-Projekt erstellt. Die Teams nutzen Vorlagen, um Projekte einfach starten zu können und um sicherzustellen, dass keine Aufgaben übersehen werden. Benutzerdefinierte Felder zeigen den Projektstatus an, und Anhänge und Kommentare sorgen dafür, dass Gespräche und Dokumente, die zur Aufgabe gehören, auch direkt in der Aufgabe zu finden sind. So können Mitarbeiter Informationen schnell finden und ihre Arbeit effizienter erledigen.

Sie fügen Aufgaben zu mehreren Projekten hinzu, damit alle Beteiligten immer auf dem Laufenden sind und sehen, zu welchen Vorhaben ihre Aufgabe beiträgt. So kann zum Beispiel die Aufgabe „Video veröffentlichen“ sowohl im Produktionsprozess für ein bestimmtes Video als auch im Projekt mit dem Inhaltskalender-Projekt für Instagram zu finden sein. Wird eine Aufgabe aktualisiert, kommentiert oder erledigt, sind diese Änderungen in jedem Projekt sichtbar, mit dem die Aufgabe verbunden ist. Dadurch bleibt der Inhaltskalender immer auf dem neuesten Stand.

Wir haben während der Ausgangsbeschränkungen aufgrund von COVID-19 genauso viel Inhalt produziert wie davor. Mitarbeitende haben zu Hause Videos aufgezeichnet. Wir hatten sogar mehr Zuschauer, weil die Leute mehr Zeit hatten.

Die Content-Teams von Discovery nutzen außerdem Portfolios, um sich einen Gesamtüberblick über bestimmte laufende Produktionen zu verschaffen. Beispielsweise können sie ein neues Portfolio für eine Reihe von Kochkurs-Projekten für die Food Network Kitchen App erstellen, um den Status und die Veröffentlichungsdaten der dazugehörigen Kampagnen zu überwachen.

Zudem verwenden die Teams Integrationen, um Asana mit ihren anderen Tools zu verknüpfen. Mit der Asana für Outlook -Integration können sie direkt in ihrem Posteingang Aktionspunkte aus E-Mails in Asana-Aufgaben umwandeln. Zudem kann jede E-Mail als Kommentar zu einer Aufgabe hinzugefügt werden, wodurch der Posteingang entlastet und gleichzeitig wichtige Informationen gespeichert werden. Mit der Asana-Integration für Slack müssen die Mitarbeiter Slack nicht verlassen, um Projekt-Updates zu sehen, Kommentare hinzuzufügen und neue Aufgaben zu erstellen. Und dank der Zapier-Integration konnte das Team noch mehr seiner Prozesse automatisieren und so wertvolle Zeit einsparen.

Die verschiedenen Teams bei Discovery Digital Studios arbeiten nun auch übergreifend besser zusammen, weil sie Abhängigkeiten sehen. Es gibt z. B. das Rezeptteam, das Gerichte entwickelt und testet, bevor sie gefilmt werden. Früher musste das Team für die Videoproduktion das Rezeptteam ständig um Updates bitten, damit es die Drehtermine planen konnte. Heute kann das Rezeptteam den Status und wichtige Meilensteine einfach in Asana erfassen – so kann das Content-Team jederzeit den aktuellen Stand der Dinge sehen, ohne bei den Kollegen vom Rezeptteam extra nachfragen zu müssen.

Abhängigkeiten waren vor Asana unbekanntes Terrain.

Dank dieser Transparenz kann das Team genau vorhersagen, wie viel Zeit Aufgaben benötigen werden. Außerdem kann es Verzögerungen vorab erkennen, eventuelle Hindernisse identifizieren und wieder auf Kurs kommen. Das gesamte Team arbeitet effizienter, weil alles zentralisiert, optimiert und sichtbar ist.

In der Medienproduktion können unzählige Dinge schiefgehen. Wenn es einmal zu einer Verzögerung kommt, müssen wir dank Asana nicht 15 Personen via E-Mail kontaktieren, um herauszufinden, wer mehr darüber wissen könnte. Man erkennt auf einen Blick, wo das Problem liegt und wer dafür verantwortlich ist. Im Idealfall gibt es einen Kommentar der verantwortlichen Person bei der Aufgabe und man muss nicht einmal mehr nachfragen. Das spart eine Menge Zeit.

Auch die Erstellung von Berichten ist einfacher. Nehmen wir an, ein Team bereitet ein Angebot für eine Ausschreibung von einer Marke vor, die ein Video mit einer sommerlichen Stimmung braucht. Das Content-Team kann Asana nach allen Videos mit dem Tag „Sommer“ durchsuchen, um sich Beispiele anzusehen. Durch die gute Organisation kann das Team mehr Aufträge an Land ziehen.

Dasselbe Team, noch mehr Videos

Durch die organisierte Arbeitsweise kann das Team zudem Geld sparen, da keine externen Anbieter mehr bezahlt werden müssen, die sich um große „Aufräumarbeiten“ kümmern müssen. Die Inhalte werden schon direkt bei ihrer Erstellung in Asana gut organisiert. Das Budget und die Ressourcen, die so frei werden, kann Discovery Digital Studios in die Apps für ihre Kunden, neuen Lifestyle-Content und – hoffentlich auch – mehr Videos über Soufflés stecken.