Die windgepeitschten Dünen und die Atlantikküste von The Ocean Course im Kiawah Island Golf Resort sind ein Golfparadies für Spieler und Zuschauer gleichermaßen. Es ist kein Zufall, dass die PGA of America den spektakulären Veranstaltungsort in South Carolina für ihre 103. PGA Championship im Jahr 2021 ausgewählt hat.

Die Teams vor Ort, die in der Regel aus sechs bis acht Personen bestehen, kümmern sich um Marketing, PR, Operations, Ticketverkauf und die Arbeit der Freiwilligen. Sie werden von der 30-köpfigen Championship-Abteilung im Hauptsitz unterstützt, zu der auch ein Technologie-Team gehört, das digitale Lösungen wie Registrierungsplattformen verwaltet und erstellt. Kyler Rose ist der Marketing Services Manager für die 103. Meisterschaft und er ist an der täglichen Eventplanung sowie an der Ticketregistrierung und dem Ticketverkauf beteiligt, der 16 Monate vor einer Meisterschaft beginnt.

Es ist ein anspruchsvolles und funktionsübergreifendes Unterfangen, das eine enge Zusammenarbeit zwischen einer Reihe von Teams erfordert. Die Organisation ist jedoch über das ganze Land verteilt – und das Championship-Technologieteam arbeitet möglicherweise an bis zu acht Events gleichzeitig, die sich alle in unterschiedlichen Planungsphasen befinden. Das macht es schwierig, effizient mit Teams vor Ort wie dem von Kyler zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.

In der Vergangenheit verließen sich die Teams auf E-Mails, Tabellen und altmodische Telefonanrufe, um diese komplexen Prozesse zu bewältigen, aber das war alles andere als ideal und führte zu mehreren wichtigen Problemen:

• Kommunikationsschwierigkeiten führten zu einer Diskrepanz zwischen dem Technologieteam und dem Team vor Ort.

• Mangelnde Transparenz in der Planungsphase behinderte die Zusammenarbeit – ohne umfassende Analytik entwickelte das Technologieteam manchmal kurzfristige Lösungen anstelle von langfristigen Lösungen.

• Historisches Wissen ging verloren, wenn jemand das Unternehmen verließ, einfach weil andere danach nicht mehr einfach darauf zugreifen konnten.

Diese Diskrepanz ist ein bekanntes Problem. Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit verstehen nur 46 % der Wissensarbeiter, wie ihre Arbeit zu den Zielen und der Mission ihres Unternehmens beiträgt. Kyler benötigte eine Work-Management-Plattform, die die Kommunikation an einem Ort konsolidierte.

Wir hatten keine zuverlässige Ressource, um den Fortschritt eines Projekts zu verfolgen … Es war ein kleines Durcheinander.

Kyler Rose, Marketing Services Manager, 103rd PGA Championship, The Ocean Course im Kiawah Island Golf Resort

Die Wahl des richtigen Tools, um ein Team zu vereinen

Kylers Team benötigte insbesondere ein Tool, um die Neuentwicklung einer neuen Ticketing-Lösung zu verwalten, da sie ihr Altsystem auslaufen ließen. Aber sie brauchten es auch in einem breiteren Sinne, um die Zusammenarbeit zu verbessern. Eine bessere asynchrone Kommunikation würde sie näher an das Technologieteam in der Zentrale bringen und die Transparenz für die Führungsebene verbessern – und die zusätzliche Klarheit würde die Verantwortlichkeit in allen Abteilungen erhöhen.

Glücklicherweise befand sich PGA of America in einer digitalen Transformation, und das Technologieteam hatte bereits begonnen, Asana zu verwenden, um seine Entwicklungsprojekte zu verfolgen. Sie stellten es Kyler vor, der es sofort für einfach anzuwenden hielt. Ihm gefiel besonders, dass sie Aufgaben abhaken konnten, um besser voranzukommen, und da einige Teamkollegen Asana bereits aus früheren Funktionen kannten, waren sie schnell startklar.

Einer der schönsten Aspekte von Asana ist, dass es Verantwortlichkeit schafft. Führungskräfte können jederzeit sehen, woran jeder arbeitet.

Eindeutigtere Kommunikation und engere Zusammenarbeit mit Asana

Kylers Team verwaltet jetzt zahlreiche Projekte in Asana und kann viel enger mit anderen Teams in der Zentrale zusammenarbeiten. Als sie beispielsweise ihre Ticketing-Plattform neu aufbauten, erstellten sie ein einziges Asana-Projekt mit Aufgaben, die in Abschnitte gruppiert waren, die jeden Bereich des Entwicklungsprozesses darstellten. Das Business-Team konnte seine Anforderungen einfach an die Entwickler weitergeben, und da alles an einem Ort erfasst wurde, konnte jeder sehen, wo er sich im Projekt befand.

Da die Teams jetzt enger zusammenarbeiten als je zuvor, hat das Team vor Ort direkte Beziehungen zu einzelnen Entwicklern, anstatt Anfragen und Informationen über einen Technologie-Teammanager weiterzuleiten – alles über Asana. Tatsächlich verläuft die gesamte funktionsübergreifende Zusammenarbeit reibungsloser. So kann Kyler beispielsweise Kolleg*innen in anderen Abteilungen ganz einfach Aufgaben zuweisen, sie zur Verantwortung ziehen und Projekte voranbringen.

Ohne Asana wären wir nicht so gut mit anderen Abteilungen vernetzt. Ich kann direkt mit Entwicklern in Kontakt treten und eine Arbeitsbeziehung zu ihnen aufbauen. Diese Art der Zusammenarbeit ist außerordentlich wertvoll.

Die Möglichkeit von Asana, Aufgaben zu mehreren Projekten hinzuzufügen, trägt dazu bei, doppelte Arbeit zu reduzieren, da eine Aktualisierung an nur einem Ort – der Aufgabe – automatisch in allen zugehörigen Projekten berücksichtigt wird. Das Team vor Ort erhält außerdem Updates zu Aufgaben über die Asana-Integration für Slack. Wenn in Slack eine Anfrage eingeht, kann das Team direkt in der Nachricht schnell eine neue Aufgabe dafür erstellen, sodass nichts übersehen wird. Die Slack-Integration hilft ihnen auch, Asana mit anderen zu teilen, die das Tool derzeit nicht nutzen.

Einfach ausgedrückt: Asana hilft Kylers Team, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren und die Dinge rechtzeitig zu erledigen. Im krassen Gegensatz zu ihrer früheren Arbeitsweise bietet Asana der Führung einen umfassenden Überblick über die Arbeit und den Fortschritt, was das Vertrauen und die Verantwortlichkeit auf ganzer Linie erhöht.

Asana ist ein Dashboard für jedes größere Projekt und gibt uns einen schnellen Überblick darüber, wo wir gerade stehen. In der Vergangenheit hätten wir zurückgehen und uns einen E-Mail-Verlauf ansehen müssen – wenn wir überhaupt etwas gehabt hätten.

Der Weg in die Zukunft

Während Kyler und sein Team die 103. PGA Championship planen, baut die PGA of America die Nutzung von Asana weiter aus und nutzt die Plattform, um mehr Projekte zu verwalten und die Zusammenarbeit zwischen ihren Teams zu verbessern.

Sie werden Asana verwenden, um bei zukünftigen Meisterschaften eine neue bargeldlose Zahlungsumgebung zu implementieren – eine wichtige Innovation während der COVID-19-Pandemie –, damit sie Golf-Fans wieder zu ihren Weltklasse-Events begrüßen können, sobald dies als sicher erachtet wird.

Mit dem Wind, der über die Dünen weht, und Asana im Golfbag kann sich die PGA of America darauf freuen, Spieler und Zuschauer verantwortungsvoll wieder zu ihren Meisterschaften einzuladen – und ihre zukünftigen Projekte direkt den Fairway entlang zu führen.

Es war schön zu sehen, wie mehr Menschen innerhalb des Unternehmens Asana nutzen. Ich freue mich darauf, es weiter auszubauen, und hoffe, dass es alle Bereiche des Business von PGA betreffen wird.