Um sicherzustellen, dass alle diese Veranstaltungen erfolgreich sind und markenkonsistent durchgeführt werden, arbeiten Dawn Jensen, Global Senior Program Marketing Manager, und Sydney Leopold, Global Events Manager, zusammen, um alles Nötige zu gestalten. Dies beinhaltet jedes erdenkliche Kreativmaterial, von der Registrierungsseite für Events über das Design von Messeständen bis hin zu Werbegeschenken für Teilnehmer und was sonst noch anfällt.

Das Corporate Marketing-Team arbeitet jährlich an über 1.000 Events, von großen Messen bis hin zu Webinaren zur Nachfragegenerierung. Mit Asana haben wir unsere Fertigstellungszeit (SLA) für Eventanfragen um 70 % reduziert.

Dawn Jensen, Global Senior Program Marketing Manager

Die Erstellung aller Marketing- und Designinhalte zur Unterstützung dieser Events ist keine leichte Aufgabe. Das Corporate Marketing-Team erfüllt über 22.000 Anfragen pro Jahr. Der Versuch, alle diese Eventanfragen per E-Mail zu verfolgen, funktionierte nicht. Niemand konnte sehen, wie es mit der Arbeit voranging. Neue Anfragen wurden übersehen und es war schwierig, die Markenkonsistenz und -qualität über Veranstaltungen und Regionen hinweg sicherzustellen – eine der Hauptaufgaben des Teams.

Die Suche nach dem richtigen Tool, um mehr Arbeit einfacher zu erledigen

Als Dawn zu Sophos kam, evaluierte das Corporate Marketing Team bereits Work-Management-Lösungen. Sie suchten nach einer Lösung, die intuitiv, einfach zu bedienen und flexibel genug ist, um alles zu verwalten – von der Aktualisierung von Broschüren bis hin zu komplexen Workflows für ihre Vertriebstreffen und Partnerkonferenzen.

Sophos entschied sich für Asana, weil es die Anforderungen seines Teams am besten erfüllte und zu den bestehenden Workflows passte. Es ist flexibel und einfach anzupassen, während das Unternehmen weiter wächst. Die Teamkollegen können die Arbeit in mehreren Ansichten und damit in verschiedenen Zusammenhängen sehen. Außerdem war das Team von der intuitiven und leistungsstarken Benutzeroberfläche begeistert.

Erfüllung von mehr als 1.600 Anfragen pro Quartal

In Zusammenarbeit mit dem Customer-Success-Team von Asana entwickelte Dawn Konventionen, damit alle den gleichen Prozess für die Übermittlung, Auswertung und Ausführung von Anfragen verwendeten. Auf diese Weise konnte das Corporate-Marketing-Team Standard-Workflows schaffen, so dass wichtige Schritte nicht vergessen wurden.

Mit Asana konnten wir im Jahr 2018 6.400 Design- und webbezogene Eventanfragen erledigen, was einer Kapazitätssteigerung von 50 % entspricht. Unsere Mitarbeiterzahl hat sich währenddessen nur um 5 % erhöht.

Dawn Jensen, Global Senior Program Marketing Manager

Sobald das Corporate Marketing die Verwaltung seiner Arbeit in Asana begonnen hatte, konnten sie ihren Teamkollegen im Field Marketing Echtzeit-Updates zur Verfügung stellen. „Ich kann dem Eventmanager seine Anfrage in Asana zeigen und er kann alle Kommentare sehen, die Historie von dem, was passiert ist und wann, wer es entworfen und überprüft hat – einfach alles“, sagte Dawn. „Und die Reaktion war normalerweise: Oh meine Güte, besser geht es nicht. Wie erhalte ich Zugang dazu?“ Dies ersparte Dawns Team Hunderte von Stunden, die es normalerweise damit verbrachte, Berichte zu erstellen, Telefonate zu führen, auf E-Mails zu reagieren und an Status-Meetings teilzunehmen.

Bessere Prozesse, bessere Abstimmung, bessere Events

Dawn und ihr Team haben jetzt ein „Anfragen-Inbox“-Projekt, das 16 Stunden am Tag, sechs Tage die Woche (von Teamkollegen in drei Zeitzonen) verwaltet wird, so dass keine Event-Anfragen übersehen werden. Da die gesamte Arbeit zentral in Asana geschieht, kann jeder die aktuellen Arbeitsvorgänge des Teams, den Status jeder einzelnen Anfrage und das Fälligkeitsdatum sehen.

Jetzt, da das Corporate Marketing Team und seine funktionsübergreifenden Partner ihre Eventarbeit in Asana verwalten, sind sie in der Lage, mehr Events zu planen. Außerdem können sie die Markenkonsistenz sicherstellen und den Partnern und Kunden in den 119 Ländern, in denen sie vertreten sind, ein ansprechendes Erlebnis bieten.