12 consejos sobre cómo ser más productivo en el trabajo

En Asana, creemos que la productividad no significa hacer siempre todo lo que puedas. Tampoco la vemos como una forma de exigir el máximo rendimiento cada día. Para nosotros, saber cómo ser más productivo es dedicar menos tiempo a los pormenores del trabajo, como reuniones de estado sin objetivos claros, la búsqueda de información o las aprobaciones, y más tiempo al trabajo que de verdad importa para la empresa.

Los equipos más productivos reducen el tiempo dedicado a las tareas menos importantes para centrarse en el trabajo clave, sin tener que trabajar de más.

Aumentar la productividad sin incrementar la carga de trabajo puede parecer una fantasía, pero para eso estamos. Descubre cómo ser más productivo en el trabajo y minimizar los pormenores del trabajo con Asana.

1. Genera un ambiente laboral más sencillo.

• El problema: Hay demasiadas distracciones en tu ambiente de trabajo.

• La solución: Toma el control de tu entorno con soluciones sencillas y céntrate en lo que sí puedes controlar.

Ya sea que trabajes desde casa o en la oficina, tu ambiente cumple un rol crítico en la concentración y la productividad. La forma de trabajar cambió mucho en los últimos años. Muchas personas todavía alternan entre la casa y la oficina sin haber tenido tiempo de preparar un buen espacio para trabajar de forma remota. Si es tu caso, no estás solo.

Cuando encuestamos a más de 5000 trabajadores del conocimiento de todo el mundo (5140 encuestados), descubrimos que el 62 % usa más las herramientas de colaboración desde que trabaja desde casa. Adaptar el entorno a esta nueva realidad es clave para mantener el foco.

Trabajes donde trabajes, reduce las distracciones externas para concentrarte mejor en las tareas que tienes por delante. Si buscas mejorar la oficina en casa, empieza con cambios pequeños: si te distrae el ruido, prueba unos auriculares con cancelación de ruido; si tu silla no acompaña, suma una almohadilla de soporte lumbar. Al crear un ambiente ideal y resolver las distracciones más comunes, entrarás en estado de fluidez en lugar de luchar contra todo lo que te desconcentra.

Las distracciones cuestan caro, por lo que nos hemos centrado en eliminarlas siempre que podamos. Con Asana, los empleados pueden entrar fácilmente en un flujo y trabajar sin interrupciones porque todos saben de lo que son responsables y dónde se encuentra la información.”

2. Prueba diferentes estrategias para la gestión del tiempo.

• El problema: Has desarrollado algunos malos hábitos que te llevan a la procrastinación.

• La solución: Vence a la procrastinación con técnicas para la gestión del tiempo de eficacia comprobada.

Todos postergamos actividades, y la procrastinación no siempre es mala. El tiempo que pasas procrastinando puede ayudarte a estar más feliz y tomar mejores decisiones. Aun así, para el trabajo de alto impacto conviene fijar momentos concretos para procrastinar y evitar perder la jornada en las redes sociales.

Las técnicas de gestión del tiempo te ayudan a pensar en lo que viene, ubicarte en tiempo y espacio, disminuir la procrastinación y aumentar la productividad. Incluso planificar con anticipación cómo abordarás el trabajo te ayuda a concentrarte. Estos son algunos de los métodos más eficaces:

• La técnica Pomodoro. Con la técnica Pomodoro, programa un temporizador para trabajar en intervalos de 25 minutos, seguidos de un descanso de 5 minutos. Repite el ciclo cuatro veces y luego tómate un descanso más largo, de 20 a 30 minutos. La técnica nació en Italia, donde los temporizadores de cocina solían tener forma de tomate, y pomodoro, en italiano, significa "tomate".

• El principio de Pareto. El principio de Pareto, también conocido como la regla del 80/20, propone dedicar el 20 % del tiempo al 80 % de las tareas. Al despachar primero esas tareas rápidas, sentirás que avanzaste mucho y quedarás listo para concentrarte en el trabajo más exigente del día.

• El método "Getting things done (GTD)". David Allen creó el método GTD a principios de la década de 2000. Consiste en anotar todo el trabajo pendiente y dividirlo en partes más pequeñas. Así lo visualizas en un solo lugar y actúas, en vez de priorizarlo de memoria. Apóyate en una herramienta de gestión de tareas para registrarlo.

• No lo dejes para mañana. El principio No lo dejes para mañana se inspira en la cita de Mark Twain: "Si tienes que comer una rana, mejor hacerlo a primera hora de la mañana". Ocúpate primero del trabajo más complejo. Una vez resuelto, todo lo demás te resultará más ligero.

3. Reduce el trabajo rutinario.

• El problema: Los pormenores del trabajo agotan la productividad del equipo.

• La solución: Prueba una herramienta de productividad para compartir una fuente centralizada de referencias y reducir los obstáculos al trabajo de gran impacto.

El trabajo rutinario es el mayor responsable de los pormenores del trabajo. En la oficina se manifiesta en tareas de poca importancia que consumen mucho tiempo, en trabajo duplicado por error y en procesos largos para localizar información u obtener aprobaciones. Sin claridad sobre quién hace qué y para cuándo, dedicamos gran parte del tiempo a tareas poco productivas.

Para reducir el trabajo rutinario, crea una fuente central de referencias para todo el trabajo del equipo. Cuando todos ven el panorama general y conectan los puntos por sí mismos, colaboran de forma más productiva y dedican menos tiempo a los pormenores del trabajo. Si no sabes por dónde empezar, prueba una herramienta de gestión del trabajo como Asana.

Con una herramienta de gestión del trabajo puedes estandarizar y centralizar los procesos del equipo para ganar productividad. En vez de perseguir aprobaciones, observas cómo avanza tu gerente con la tarea de revisión asignada. En lugar de enviar un email para consultar el estado de una tarea, ves el progreso directamente en la herramienta compartida. Al reducir el trabajo rutinario, ganas tiempo para el trabajo de mayor impacto.

Antes de trabajar con Asana, perdía mucho tiempo en la organización del trabajo, (p. ej., para gestionar las solicitudes, reunir las actualizaciones de estado o dar seguimiento a los pequeños detalles) en vez de dedicarlo a la estrategia o al diseño. Ahora gano tiempo y hay menos rondas de revisión porque tengo toda la información que necesito con anticipación y en un solo lugar.”

4. Aprovecha los momentos de mayor productividad.

• El problema: Tienes tantas reuniones que no encuentras tiempo para concentrarte en el trabajo importante.

• La solución: Agrupa las reuniones en bloques para centrarte en el trabajo clave durante tus horas de mayor productividad.

Si alguna vez respondiste a la pregunta "¿eres una alondra matutina o un ave nocturna?", ya sabes que la productividad personal varía según la hora del día. Algunos rendimos mejor por la mañana y nos concentramos con facilidad. Otros prefieren ponerse en marcha después del almuerzo. Saber cómo organizar tu día para ser más productivo empieza por identificar cuándo rindes mejor.

Una vez que identifiques tus horas de mayor productividad, prueba el time blocking y bloquea "tiempo para la concentración" en tu calendario. Así, en lugar de reuniones frecuentes y dispersas, tendrás un calendario optimizado para el trabajo clave. Puedes reservar ese tiempo de forma manual o con una herramienta como Clockwise, que automatiza el proceso. En cualquier caso, adapta tus horarios para aprovechar al máximo tus mejores momentos.

También puedes planificar la semana para reservar un día completo sin reuniones. En Asana tenemos los miércoles sin reuniones, que nos permiten centrarnos en el trabajo profundo. El trabajo profundo es cualquier período de concentración sin distracciones. Sin reuniones ni interrupciones, dedicas más tiempo al trabajo profundo y productivo.

5. Evita realizar varias tareas a la vez.

• El problema: Trabajas con varias tareas a la vez, pero tardas mucho más.

• La solución: Céntrate en una tarea a la vez para entrar en estado de fluidez.

Dato curioso: los humanos no somos buenos para hacer varias tareas a la vez. Cuando intentas hacer dos cosas juntas, tu cerebro procesa la información de ambas más lentamente. Como resultado, en vez de hacer una cosa bien, terminas haciendo dos no tan bien.

Para evitar la multitarea y aumentar la productividad, céntrate en una tarea a la vez. Reserva tiempo suficiente para sumergirte de lleno en el trabajo profundo y alcanzar el estado de fluidez. Cuando estás completamente inmerso, entras en un estado de fluidez que hace el trabajo más motivador y agradable. Ese estado no solo acelera el ritmo, también favorece la creatividad y el compromiso.

Consejos sencillos para evitar la multitarea y aumentar la productividad:

• Elimina las distracciones. Coloca el teléfono boca abajo y desactiva las notificaciones de las redes sociales y de la computadora.

• Antes de sumergirte en el trabajo, come un bocadillo, ve al baño y sírvete un vaso de agua para estar cómodo y sin interrupciones.

• Escucha música relajante si te ayuda a concentrarte. Prueba con canciones sin letra o con letras en un idioma que no comprendas.

• Incorpora algo de diversión si empiezas a aburrirte. Contrólate el tiempo, crea una competencia personal o busca patrones recurrentes en la tarea.

Durante algún tiempo, nuestro equipo creativo solamente trabajaba de forma reactiva. Pero sin procesos claros, es imposible obtener grandes resultados.”

6. Prioriza el trabajo importante.

• El problema: Tienes mucho trabajo por hacer, pero no sabes por dónde empezar.

• La solución: Conecta tu trabajo diario con los objetivos del equipo y de la empresa para ver qué tareas importan más.

Entender cómo se conecta tu trabajo diario con los objetivos de la empresa es clave para ser productivo. Esa claridad te ayuda a priorizar mejor y a abordar primero el trabajo de mayor impacto. Un método útil para clasificar tareas por urgencia e importancia es la matriz de Eisenhower, que te indica qué hacer de inmediato, qué programar, qué delegar y qué posponer. Además, quienes tienen claro cómo contribuye su trabajo a los objetivos se sienten doblemente motivados.

Sin una forma clara de conectar el trabajo diario con los objetivos del equipo y de la empresa, tampoco tendrás claro qué priorizar. La mejor manera de lograrlo es con un software de gestión del trabajo como Asana. Al gestionar los objetivos y el trabajo diario en un mismo lugar, el equipo prioriza, se alinea y ejecuta mejor. De hecho, según el Índice de la anatomía del trabajo, solo el 43 % de los trabajadores del conocimiento tiene claros los objetivos de su organización para el año y apenas el 46 % conoce el valor que aporta su trabajo, una brecha de claridad que las herramientas de gestión del trabajo ayudan a cerrar.

7. Reduce la cantidad de notificaciones.

• El problema: Te distraen las incesantes notificaciones de mensajes, emails y herramientas de gestión de proyectos.

• La solución: Desactiva las notificaciones o usa el modo No molestar.

Para concentrarte y obtener los mejores resultados, necesitas eliminar las distracciones. Las notificaciones son una de las principales causas, ya sean laborales, como los emails o los mensajes de Slack, o ajenas al trabajo, como los mensajes de texto y las alertas de las redes sociales.

No necesitas aislarte por completo para ser más productivo. Basta con elegir herramientas que ofrezcan funciones como "posponer" o "No molestar". Así te dedicas al trabajo profundo sin que una notificación inoportuna te saque del estado de fluidez.

El modo No molestar tiene otro beneficio: avisa a tu equipo de que estás ocupado. La mayoría de las herramientas con esta función alertan a quienes intentan contactarte de que no recibes notificaciones en ese momento. Así saben que no estás disponible, pero que responderás al terminar tu trabajo, y pueden calcular mejor cuándo esperar tu respuesta. Es una excelente forma de desarrollar buenos hábitos de trabajo y de vida.

Alentamos a los integrantes del equipo a trabajar en el horario que más les convenga, siempre que lo comuniquen claramente con antelación. Cuando es el momento de parar, hay que parar. Y desactivar las notificaciones. Si un compañero de equipo quiere publicar algo por la noche luego de que los niños se hayan ido a la cama, no debe generar una sensación de urgencia en los demás.”

8. Integra las herramientas de negocios.

• El problema: Pierdes demasiado tiempo cambiando entre herramientas: chat, email, hojas de cálculo y muchas más.

• La solución: Gestiona el trabajo en una fuente centralizada que integre todas tus herramientas y evite el cambio constante de contexto.

¿Sabías que el empleado promedio utiliza 10 herramientas diferentes por día? Cuando el trabajo está disperso y es difícil de localizar, pierdes tiempo valioso buscando la información correcta entre distintas herramientas. Si el contexto está en una herramienta, el trabajo se hace en otra y la comunicación interna ocurre en una tercera, obtener lo que necesitas se convierte en una gran pérdida de productividad.

En cambio, adopta una fuente centralizada de referencias donde integres todas tus herramientas de negocios, elimines la información aislada y ganes productividad. Una herramienta de gestión del trabajo te ofrece todo esto y ayuda a tu equipo a coordinar y gestionar el trabajo. Al reunir la comunicación y la coordinación en un solo lugar, encuentras el contexto justo donde se realiza el trabajo.

9. Automatiza el trabajo manual.

• El problema: Pierdes demasiado tiempo distribuyendo tareas y clasificando el trabajo a mano.

• La solución: Elige una herramienta que automatice las tareas rutinarias por ti.

El trabajo manual también alimenta los pormenores del trabajo: distribuir solicitudes, compartir tareas para dar visibilidad y supervisar el progreso. Si gestionas un equipo o un proyecto, probablemente dedicas gran parte del día a estas tareas en lugar de al trabajo de gran impacto.

Para reducir el trabajo manual, prueba una herramienta que lo automatice por ti. Así no tendrás que preocuparte por asignar cada tarea ni por hacerlo todo tú mismo. En lugar de dedicar cinco minutos a asignar una tarea y diez a crear un formulario, define una Regla de Asana que lo haga automáticamente. Con las Reglas eliges un disparador, como crear una tarea o cambiar su estado, y una acción, como sumar participantes o modificar la fecha de entrega. Es uno de los cambios más fáciles de implementar y con resultados inmediatos.

El impacto de la automatización puede ser enorme a escala de toda una empresa. Awin, el mayor proveedor de marketing de afiliados del mundo, automatizó tareas repetitivas con Asana y alcanzó un 80 % de adopción entre sus empleados. Las ganancias de eficiencia fueron tan grandes que la empresa pudo pasar a una semana laboral de cuatro días.

El típico intercambio de emails confusos ya no es necesario. Las personas involucradas en el proyecto pueden hacer un seguimiento de todo con Asana y ya no es necesario realizar asignaciones complicadas en hojas de cálculo.”

Con las Reglas, ahora ahorramos entre 2 y 6 pasos de cada una de las 40 o 50 solicitudes de clientes que recibimos por cada sprint, porque las tareas se agregan automáticamente a otros proyectos y avanzan a través de las distintas etapas.”

10. Aprende a decir "no".

• El problema: Honestamente, tienes demasiado trabajo por hacer.

• La solución: Aprende a rechazar proyectos nuevos o a definir con claridad tus prioridades y tu disponibilidad ante cada iniciativa.

Decir que no a una nueva propuesta de trabajo puede parecer un consejo contradictorio. Después de todo, ¿no son las personas más productivas las que pueden con todo? No necesariamente. Las personas productivas saben cuáles son sus prioridades y, por lo tanto, también cuáles no lo son.

Al rechazar las tareas para las que no tienes tiempo, ganas disponibilidad para el trabajo de gran impacto que se conecta con las iniciativas de la empresa y se alinea con el plan del proyecto. No tienes por qué "hacerlo todo". Concéntrate en las actividades más relevantes para tu equipo y para ti.

Para decir que no con eficacia, define las expectativas con tus compañeros. Puedes probar alguna de estas opciones:

• Incorpora estrategias de gestión de control de cambios. La gestión de control de cambios identifica, documenta y autoriza cambios en tareas o proyectos. Alguien envía una solicitud, como modificar el alcance de un proyecto, y los involucrados la analizan. Si se aprueba, empiezas a trabajar con las prioridades y las consecuencias claras.

• Prueba los formularios de incorporación de trabajo. Si recibes solicitudes por varios canales, estandarízalas con un Formulario. Los formularios unifican la información de cada solicitud, como la prioridad relativa y la fecha de entrega deseada.

• Aclara las prioridades desde el principio y con frecuencia. Aunque no digas que no, asegúrate de que tu equipo y los involucrados comprendan la prioridad relativa del trabajo que abordas. Así contarás con el apoyo de todos.

• Intenta decir "ahora no". Si no te sientes cómodo diciendo que no, pospón algunas tareas. Guárdalas en tu lista de pendientes para un día tranquilo, sin sobrecargar tu productividad.

11. Prepárate para el éxito.

• El problema: Pierdes un tiempo valioso cada mañana tratando de definir las prioridades del día.

• La solución: Antes de terminar el día, organiza el trabajo pendiente para saber exactamente por dónde empezar al día siguiente.

Todos conocemos esa sensación de conectarnos a primera hora y encontrar la bandeja de entrada desbordada. De repente, tu lista mental de tareas se va por la borda y pierdes la mañana en la gestión de correo clasificando y respondiendo mensajes. Empezar en un espacio de trabajo desorganizado desgasta y atenta contra el trabajo profundo y la productividad.

Para evitar esas mañanas, deja todo listo el día anterior. Antes de cerrar la jornada, tómate cinco minutos para revisar la lista de pendientes del día siguiente y ordenarla por prioridad. Saber qué tienes por hacer, y en qué orden, es la mejor manera de empezar un día productivo.

12. Aumenta la claridad en el equipo.

• El problema: Tu equipo pierde tiempo valioso buscando información y persiguiendo aprobaciones.

• La solución: Comparte una fuente centralizada de referencias para trabajar, dar seguimiento y encontrar el contexto adecuado en un solo lugar.

En última instancia, si te centras en la claridad del equipo y la visibilidad del proyecto, reduces los pormenores del trabajo y aumentas la productividad. Hoy el trabajo suele estar disperso y sin coordinación. El tiempo que perdemos buscando tareas y haciendo consultas afecta la productividad, y luego debemos recuperar el trabajo de mayor impacto en otro momento. Para reforzar la colaboración en equipo y cuidar el equilibrio entre la vida laboral y la personal, necesitas colaborar de forma más efectiva. Awin, por ejemplo, mejoró la colaboración de sus equipos en 15 países al centralizar el trabajo en Asana.

La mejor manera de lograrlo es con una herramienta de gestión del trabajo. Estas herramientas coordinan los flujos de trabajo de la organización y aportan la claridad que los equipos necesitan para alcanzar sus objetivos más rápido. También conectan a las personas con el trabajo, para que todos tengan la información necesaria y realicen las tareas más importantes de la forma más productiva.

Si tienes todo listo para empezar, prueba Asana. Asana es una herramienta de gestión del trabajo diseñada para maximizar la visibilidad y minimizar los pormenores del trabajo, para que te centres en el trabajo productivo y de gran impacto.

Asana nos permitió ver la cantidad de trabajo total que estábamos haciendo y con ello, la posibilidad de volver a establecer las prioridades y de replantear las estrategias en función de los diferentes tipos de tareas.”

Preguntas frecuentes sobre cómo ser más productivo

Los equipos productivos son más eficaces cuando trabajan unidos

Saber cómo ser más productivo se resume en compartir claridad y visibilidad. Los equipos que las tienen se conectan y colaboran para obtener los mejores resultados en menos tiempo, en lugar de trabajar de forma aislada. Estos 12 consejos ayudan a reducir los pormenores del trabajo, esas tareas tediosas que interfieren con el trabajo clave. Si estás listo para llevar tu productividad al siguiente nivel, prueba Asana, una herramienta de gestión del trabajo diseñada para que los equipos trabajen juntos sin esfuerzo.