Directeur des opérations de contenu, Mike Singer aide les équipes responsables des réseaux sociaux à concevoir, réaliser et diffuser les vidéos. Dans la plupart des cas, six versions voient le jour. Le format de chacune des vidéos est adapté au site sur lequel elle est ensuite diffusée : site web de la chaîne, Facebook, Instagram ou YouTube, entre autres plateformes.

Avant d'adopter Asana en 2014, Mike et Discovery Digital Studios tentaient d'assurer la gestion de la production de contenu à l'aide de feuilles de calcul. Les échanges s'effectuaient par e-mail. Il n'existait donc aucun processus de production de contenu bien défini, et l'organisation était loin d'être optimale :

• Les vidéos n’étaient pas toujours prêtes à temps, les formats étaient oubliés et certaines vidéos n’ont même jamais été utilisées, faute d’avoir été transmises aux bonnes personnes en interne.

• Difficile également d'établir des rapports trimestriels, car personne n'était en mesure de visualiser quel contenu était produit, pour quel support.

• Les informations ne circulaient pas entre les différentes équipes : rédaction, production vidéo, marketing de contenu, relations presse ou autres parties prenantes. Elles se perdaient fréquemment dans d’innombrables e-mails.

L'absence d'un processus clair a non seulement ralenti l'équipe, mais a parfois généré des coûts supplémentaires. Le groupe a notamment dû engager jusqu'à six indépendants deux fois par an afin de résorber le backlog de formats.

Mike Singer s'est donc mis en quête d'un nouvel outil pour gérer la production de contenu. Aujourd'hui, Discovery Digital Studios a parcouru du chemin : plus de 400 parties prenantes collaborent sur Asana.

Avant Asana, nos processus manquaient de clarté et de cohérence. Les projets suivaient leur cours sans que les feuilles de calcul soient actualisées. au point de parfois tomber dans l'oubli. Nous devions alors engager des indépendants chargés de faire le grand ménage dans les projets pendant six mois.

Mike Singer, directeur des opérations de contenu

Choisir le bon outil pour un processus de publication fluide des vidéos

Mike Singer cherchait une plateforme partagée qui puisse fournir une vue d'ensemble sur les contenus en cours de création, tout en laissant la possibilité de visualiser des informations plus précises à propos du processus de production et de la progression de chaque vidéo. Le directeur des opérations souhaitait également que cet outil permette l'envoi de notifications automatisées pour faciliter la transmission des informations entre les différents collègues et équipes. Avec les feuilles de calcul, il était difficile d'identifier clairement à quel moment une tâche était terminée et quand démarrer la suivante.

Sur Asana, les processus sont personnalisables. Discovery Digital Studios a donc pu définir des processus de contenu complexes, donner aux parties prenantes un aperçu simple des résultats de l’ensemble de l’équipe, mais aussi assurer la communication et l’échange d’informations avec les collaborateurs individuels et équipes externes.

Nous suivions séparément une demi-douzaine de processus. Quel bonheur de pouvoir les réunir sur Asana, de comprendre leur complémentarité et de distinguer certaines dépendances qui nous échappaient lorsque nous utilisions des feuilles de calcul.

Adopter Asana, une équipe après l'autre

Pour commencer, Mike a présenté Asana à l'équipe chargée du contenu de Food Network et encouragé ses membres à s'aider de cette plateforme pour organiser leur liste de tâches personnelle. Les membres de Food Network se sont très vite habitués à utiliser l'outil au quotidien, et c'est ainsi qu'ils ont commencé à suivre leurs projets d'équipe sur Asana.

Après avoir trouvé la recette idéale pour aider ses équipes à adopter Asana, Mike en a confié le secret aux autres équipes de Discovery Digital Studios. Le but ? Mieux évaluer leurs processus pour ensuite élaborer des projets cohérents. Aujourd’hui, toutes marques du groupe confondues, les équipes en charge du contenu gèrent leurs activités sur Asana : chacune a mis en place un modèle unique pour chaque processus, chaque type de contenu et chaque chaîne.

La frustration de ne pas savoir où sont les informations a tout simplement disparu. Il s'est alors produit un changement culturel : le niveau de stress a baissé. On voyait que le processus était plus fluide.

Asana, ingrédient clé de la réussite

Désormais, les équipes de contenu gèrent la production sur Asana de A à Z. L'épidémie de COVID-19 et le confinement n'y ont rien changé, les équipes ont pu tourner des vidéos sans quitter leur domicile. Elles ont pu tourner des vidéos depuis le domicile des collaborateurs, rester organisées et maintenir le même rythme de production qu’avant la crise. D'ailleurs, Discovery Digital Studios n'est pas un cas isolé : selon l'enquête d'Asana intitulée « L'Anatomie du travail : équipes à distance », 55 % des travailleurs de la connaissance qui ont eu recours à un logiciel de gestion du travail se sentent plus productifs qu'auparavant, lorsqu'ils ne travaillaient pas encore à distance.

À chaque format vidéo son projet Asana. Les équipes ont recours à des modèles pour lancer les projets plus facilement et s'assurer qu'aucune tâche ne passe à la trappe. Les champs personnalisés renseignent sur le statut des projets, tandis que les pièces jointes et les commentaires rassemblent discussions et documents connexes au sein des tâches elles-mêmes. Les informations sont accessibles immédiatement et les équipes sont ainsi plus productives.

Les équipes ajoutent des tâches à plusieurs projets : ainsi, tout le monde reste sur la même longueur d'onde et visualise tous les projets auxquels une tâche contribue. Par exemple, une tâche du type « Publier la vidéo » trouve sa place à la fois dans le projet lié au processus de production de la vidéo en question, mais aussi dans le projet consacré à la gestion du calendrier de contenu Instagram. Lorsque la tâche est mise à jour, commentée ou terminée, l'ensemble des modifications est visible dans chaque projet auquel la tâche est associée : le calendrier de contenu reste ainsi constamment à jour.

Grâce à Asana, nous avons réussi à maintenir le même volume de contenu pendant le confinement dû à l’épidémie de COVID-19. Nous tournions les vidéos à domicile, d'autant plus que la demande augmentait, les gens disposant de plus de temps pour regarder du contenu.

Les équipes de contenu de Discovery utilisent également les Portefeuilles pour obtenir une vue d’ensemble sur les productions en cours de leur choix. Elles peuvent notamment créer un portefeuille pour assurer le suivi de plusieurs cours de cuisine destinés à l'application Food Network Kitchen, mais aussi pour contrôler le statut et les dates de lancement des campagnes de contenu associées.

En outre, les équipes associent Asana à leurs autres outils de travail grâce aux intégrations. Avec l'intégration Asana pour Outlook, ils peuvent transformer des actions à entreprendre par e-mail en tâches Asana directement depuis leur boîte de réception. Elles peuvent également ajouter un e-mail à une tâche sous forme de commentaire pour conserver les informations essentielles, sans pour autant encombrer leur boîte de réception. De son côté, l'intégration Asana pour Slack permet aux équipes de visualiser les mises à jour des projets, d'ajouter des commentaires et de créer des tâches sans quitter Slack. En outre, l'équipe automatise davantage ses processus grâce à l'intégration Zapier, avec à la clé des gains de temps précieux.

La collaboration entre les différentes équipes de Discovery Digital Studios est désormais plus facile, car ces dernières sont en mesure de visualiser les dépendances. Au sein des studios, l'équipe des recettes est par exemple chargée de développer, puis de tester les plats avant le début du tournage. Auparavant, l'équipe de contenu vidéo devait harceler celle des recettes pour être tenue au courant de sa progression et pouvoir organiser au mieux le tournage. Désormais, l'équipe des recettes assure le suivi du statut et des jalons clés des projets directement sur Asana. Résultat, l'équipe de contenu sait à tout moment où en est le projet, sans même devoir poser la question.

Avant Asana, nous n'avions aucune idée des dépendances entre les tâches.

Cette visibilité permet à l'équipe d'estimer avec précision la durée du travail. Celles-ci peuvent également repérer tout retard ou point de blocage dans un projet et remettre ce dernier sur les rails. Toute l'équipe travaille plus efficacement, car ses activités sont centralisées, simplifiées et visibles.

Quand on travaille dans la production, un million de choses peuvent mal se passer. Avec Asana, si un projet est retardé, inutile d’envoyer un e-mail à quinze personnes pour en connaître les raisons. Vous visualisez parfaitement les points de blocage et les personnes en charge. En général, les commentaires suffisent à obtenir des explications et à mieux comprendre les raisons du retard, sans avoir besoin de poser de questions. C'est un énorme gain de temps !

La recherche d'informations est également simplifiée. Imaginons qu’une équipe se prépare à répondre à un appel d’offres pour une marque qui souhaite une vidéo dotée d’une touche « estivale ». Dans ce cas, il suffit à l'équipe de contenu de rechercher sur Asana toutes les vidéos marquées avec l'étiquette « été » et de trouver des exemples pertinents. Cette organisation aide Discovery à décrocher plus de contrats.

Une équipe inchangée, mais davantage de vidéos

Bénéficier d'une bonne organisation permet également de réduire les coûts. Plus besoin d'engager d'indépendants pour tout remettre en ordre. Le contenu est organisé et classé sur Asana au fur et à mesure de sa création. Discovery Digital Studios dispose donc de plus de moyens financiers et d'un regain d'énergie, des ressources que le groupe peut mettre à profit pour créer plus de valeur via ses applications grand public, élaborer de nouveaux contenus lifestyle ou produire d'appétissantes vidéos dédiées aux soufflés.