À ses débuts, Hudl s'appuyait sur une équipe de chefs de projet à temps plein pour organiser et attribuer les projets marketing et de développement web, notamment les campagnes d'e-mailing, les supports d'événements et les nouvelles pages d'accueil. L'équipe gérait ce travail en ayant recours à une grande diversité de supports : des feuilles de calcul, un ensemble d'outils de gestion de projet ou encore l'intranet de l'entreprise. Ce processus rendait la planification des ressources très chronophage et les membres de l'équipe disposaient d'une faible visibilité sur la charge de travail à assumer ainsi que sur leurs priorités respectives.

À mesure que le nombre de projets de l’équipe augmentait, les problèmes de communication et la mauvaise gestion des attentes s’intensifiaient. Les membres de l'équipe n'avaient aucun moyen simple de coordonner et de suivre chaque tâche, et manquaient d'une vue d'ensemble claire des projets en cours dans leur service. C'est ainsi que l'équipe s'est mise en quête d'un outil de gestion du travail pour offrir à chacun davantage de visibilité, de moyens de contrôle et permettre une responsabilisation accrue des employés quant à leur propre travail.

En quête de la meilleure solution

L'équipe, qui avait déjà eu recours à de nombreux logiciels de gestion de projet par le passé, a choisi de centrer sa recherche autour de trois critères principaux :

• Une source unique de référence : la solution devait centraliser les informations pour que les spécialistes marketing puissent visualiser l'ensemble de leurs tâches et priorités au sein des différents projets et marchés sportifs.

• Visibilité en temps réel des ressources de l'équipe : la solution devait également permettre aux chefs de projet de visualiser facilement et en temps réel la charge de travail de l'équipe, afin de prendre des décisions plus judicieuses concernant la répartition des tâches.

• Rapports de progression : troisième critère, la solution devait permettre aux responsables de faire le point sur les tâches rendues pour un sprint donné. Ces derniers souhaitaient aussi identifier les points de blocage des équipes et les tâches menacées, qui risquaient d'être rendues en retard.

L’équipe a alors découvert Asana, une plateforme simple à utiliser et efficace. Cette dernière est vite apparue comme la solution idéale pour Hudl.

Asana était si facile à personnaliser que nous n’avons pas eu tellement besoin de modifier nos processus. Nous nous sommes immédiatement rendu compte des avantages apportés par cette source unique de référence ultra fiable pour la gestion de nos ressources et projets.

 Eric Brouillette, responsable principal du design de marque

Des fonctionnalités comme la Gestion des ressources et les dépendances de tâches étaient idéales pour renforcer la visibilité des collaborateurs sur leur charge de travail. En outre, pouvoir créer des approbations et suivre les tâches dans plusieurs projets permettrait à l'équipe d'attribuer le travail en toute transparence, au moment opportun et à la bonne personne. L'utilisation d'Asana a permis à Hudl d'optimiser sa façon de travailler et de l'adapter très simplement à l'évolution de ses besoins et priorités. Quelques clics pour glisser-déposer des tâches dans un tableau ou dans la liste d'un collaborateur, et le tour est joué !

Gravir les échelons de la réussite

Une fois ce nouvel outil adopté, Hudl a collaboré avec l’équipe de la réussite client d’Asana pour élaborer des plans à 30, 60 et 90 jours. Le but était de mettre en place et de déployer l’outil à l’échelle du service, en fixant des objectifs ambitieux pour chaque étape du processus. Parmi ces objectifs, l'alignement sur les nouvelles conventions de gestion de projet pour une transition vers Asana aussi transparente que possible. Le responsable de la réussite client d’Asana a accompagné l’équipe marketing d’Hudl à travers ce processus de transition. Ainsi, cette dernière a pu permettre à toutes les autres équipes de l’entreprise d’adopter Asana, en toute confiance.

L’équipe de la réussite client d’Asana a été d’une aide inestimable lors du processus de mise en œuvre de l’outil. Ses membres ont pris le temps de comprendre notre activité, nous ont appris à gérer les ressources de manière fluide et à mettre en place des processus utiles afin de tirer le meilleur d'Asana. Nous n’aurions pas pu réussir sans eux.

 Layne Anderson, responsable du marketing agile

Ce faisant, chaque membre d’Hudl s’est mobilisé afin de concevoir de nouveaux processus sur Asana. Ils ont d'abord pris le temps de tester les processus de réception des nouvelles demandes et les sprints Web sur Asana pour bien comprendre l'ensemble des processus, structurés par la suite autour de règles et de modèles. Cet apprentissage par la pratique s’est avéré fort utile pour l’équipe Hudl qui a pu s’approprier l’outil, mais également tester et intégrer de nouvelles fonctionnalités et mises à jour.

Carton plein pour la productivité

Hudl gère aujourd'hui toutes les tâches liées au marketing et à la création sur Asana, y compris le développement Web et les projets de sprint. Hudl gère absolument tout sur Asana, de la planification des campagnes à la construction de nouvelles pages d'accueil. L'ensemble de l'équipe marketing a d'ailleurs constaté des gains de productivité significatifs.

Avant d'utiliser Asana, nous n'avions jamais pu suivre l'ensemble des tâches interfonctionnelles rattachées à plusieurs projets. Désormais, nous visualisons tout de manière précise et structurée. En ce qui concerne les sprints, les responsabilités sont on ne peut plus claires.

 Bart Johnston, responsable principal du développement Web

Auparavant, la collaboration interfonctionnelle était source de confusion. Asana a permis de la rendre claire et transparente.

• Grâce à la Chronologie et aux dépendances, l'équipe Hudl est désormais en mesure de visualiser la manière dont son travail s'articule et à quel moment les projets en cours sont prêts à être livrés.

• Grâce aux approbations, Hudl a intégré à son processus de gestion des cycles de révision et de feedback destinés à l’ensemble des participants aux différents projets.

• Hudl a pu donner une portée plus vaste à ses projets et gérer son temps plus facilement grâce aux sous-tâches et aux champs personnalisés d’effort. Une fois les projets terminés et prêts à passer en contrôle qualité, l’entreprise utilise des modèles pour s’assurer que tout est fait dans les règles.

En outre, l'équipe peut suivre les sprints plus facilement et recueillir des données à propos de l'achèvement des tâches grâce aux Portefeuilles afin d'optimiser la planification et les futurs sprints. Si les membres de l’équipe risquent de manquer de temps, il est désormais possible de réévaluer facilement la capacité de l’équipe, puis de réattribuer les tâches grâce à la Gestion des ressources avant qu’un collaborateur ne soit dans une situation de surmenage.

Ticket vers un avenir plus serein et collaboratif

L'utilisation d'Asana a permis de gagner en productivité, mais également de renforcer la confiance et la motivation de l'équipe. La charge de travail de chacun est plus équilibrée et, si une nouvelle demande de travail arrive au mauvais moment, il est toujours possible de demander à repousser son échéance afin de rester concentré sur les tâches prioritaires. Ce gain de visibilité a fait naître de nouvelles manières de communiquer au sein de l'équipe et favorise une certaine empathie.

Hudl continue à faire vibrer le monde du sport et compte bien poursuivre sa route sur le chemin de la réussite en exploitant encore davantage les fonctionnalités de la plateforme. L'entreprise compte tirer parti d'Asana pour faire le lien entre les projets individuels et les objectifs généraux, mais également pour suivre les objectifs et résultats clés (OKR). Une chose est sûre, Hudl est convaincu qu'Asana est l'outil idéal pour accomplir ses projets les plus ambitieux.