Créer des actions à traiter parfaitement claires

Une réunion se termine, les décisions sont prises, l'énergie est là. Puis vient la question qui fait dérailler l'exécution : concrètement, qui fait quoi, et pour quand ? Sans réponse claire, les engagements pris en réunion s'effacent une fois la porte franchie. Selon l'indice L'Anatomie du travail d'Asana, nous laissons filer plus d'un tiers de nos échéances chaque semaine, faute de suivi structuré.

Les actions à traiter sont le pont entre la décision et l'exécution. Bien formulées, elles transforment une discussion en tâches attribuées, datées et suivies. Voici comment les rédiger, les structurer et éviter les erreurs qui font échouer le suivi.

Qu'est-ce qu'une action à traiter ?

Une action à traiter est une tâche décidée en réunion, dotée d'un responsable unique, d'une description claire et d'une échéance précise, destinée à faire progresser le projet vers ses objectifs. Elle peut être une action simple ou le point de départ d'un plan plus large. En gestion de projet, elle est aussi essentielle que des réunions efficaces.

Les actions à traiter vous aident à faire le suivi des décisions prises pendant une réunion. Elles prennent la forme d'un livrable ou d'une ressource. Elles peuvent impliquer une simple tâche (ex. : envoyer un e-mail de suivi) ou nécessiter la création d'un plan pour un projet bien plus long (ex. : établir un diagramme de Gantt pour une nouvelle campagne publicitaire). Utilisez un ordre du jour de réunion afin de faire le point sur les actions à traiter qui doivent être accomplies.

Les trois Q pour des actions à traiter parfaitement claires

Les actions à traiter sont constituées de trois éléments clés, qui fournissent chacun des informations claires sur le responsable de l'action, la nature des tâches à réaliser et l'échéance à respecter.

Qui ?

Qui est responsable de cette action à traiter ? Si quelqu'un a des questions à propos de cette tâche, vers qui peut-il se tourner ? Créez une matrice RACI afin de désigner clairement le responsable de la tâche et les autres personnes impliquées dans le processus décisionnel.

Quoi ?

D'après la description de la tâche, quelle est l'action à réaliser ? Pour être la plus efficace possible, cette action doit commencer par un verbe et ne laisser aucun doute sur son objectif. Par exemple, plutôt que « Calendrier de contenu », nous vous conseillons « Réfléchir à des thèmes pour le calendrier de contenu ». Dans cet exemple, il n'y a pas de doute sur l'action à réaliser avec le calendrier de contenu, car le verbe « réfléchir » ne laisse aucune place à l'ambiguïté.

Lorsque vous rédigez la tâche, fournissez tout le contexte nécessaire au responsable de l'action. A-t-il besoin de documents ou de références spécifiques pour mener à bien cette tâche ? En plus d'être pratique, la mise à disposition des informations clés en un seul et même endroit facilite le processus de travail en évitant les allers-retours entre les membres de l'équipe.

Quand ?

Quand les actions prévues lors de la réunion doivent-elles être accomplies ? Lorsque vous définissez des échéances, pensez à prendre en compte les autres dépendances du projet ainsi que la charge de travail du responsable de la tâche. L'échéance que vous avez définie est-elle réaliste pour l'équipe et pour le projet ?

Exemples d'actions à traiter parfaitement claires

Il vous faudra peut-être un peu de pratique pour réussir à formuler clairement les actions à traiter après une réunion. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples propres à différentes équipes.

Exemple d'action à traiter pour l'équipe d'ingénierie

L'équipe de développement a identifié un bug à corriger. Après avoir discuté des potentielles solutions lors d'une réunion, l'équipe décide que Daniela corrigera le bug, car elle en a déjà corrigé un similaire il y a quelques mois. Elle appliquera le correctif avant la prochaine mise à jour produit, dans deux semaines.

Action à traiter : corriger le bug.

• Responsable de la tâche : Daniela

• Échéance : dans deux semaines.

Exemple d'action à traiter pour l'équipe RH

L'équipe RH cherche à standardiser ses processus d'intégration avant l'arrivée de nouvelles recrues dans les mois à venir. Les membres de l'équipe décident de créer ensemble une ébauche de présentation du processus d'intégration. Ils définissent l'échéance à deux semaines avant l'arrivée des nouvelles recrues. Une semaine avant leur arrivée, Kabir créera les diapositives de présentation en se basant sur l'ébauche.

Action à traiter n° 1 : créer une ébauche de présentation du processus d'intégration.

• Responsable de la tâche : l'équipe RH

• Échéance : deux semaines avant l'arrivée des nouvelles recrues

Action à traiter n° 2 : mettre au point le support de présentation du processus d'intégration, basé sur l'ébauche créée par l'équipe.

• Responsable de la tâche : Kabir

• Échéance : une semaine avant l'arrivée des nouvelles recrues

Exemple d'action à traiter pour l'équipe de conception

L'équipe marketing et l'équipe de conception se réunissent pour échanger leur avis sur la première version de la refonte de marque. L'équipe marketing commente les premières ébauches, à la suite de quoi l'équipe de conception aura deux semaines pour intégrer les commentaires évoqués pendant la réunion.

Action à traiter : modifier la première version de la refonte de marque.

• Responsable de la tâche : équipe dédiée à la refonte de marque

• Échéance : dans deux semaines, lors de la prochaine réunion

En quoi les actions à traiter sont-elles utiles ?

Si vous êtes chef de projet et que vous cherchez à suivre l'avancement de votre projet, le suivi des actions à traiter peut vous apporter plusieurs avantages.

Les actions à traiter permettent de bien organiser les projets

Tout bon chef de projet sait qu'il doit envoyer une liste d'actions à traiter après une réunion avec les parties prenantes. L'objectif est de veiller à ce que tout le monde soit sur la même longueur d'onde quant aux prochaines étapes. Certains chefs de projet classent leurs actions à traiter en fonction des comptes-rendus ou des notes de réunion, de façon à faire le lien entre chaque action et chaque sujet à l'ordre du jour.

Les actions à traiter responsabilisent les équipes

Quand beaucoup de décisions sont prises au cours d'une réunion, notez au fur et à mesure les tâches à effectuer sous la forme d'actions à traiter. Chargez une personne donnée de créer une liste d'actions à traiter et, après la réunion, d'informer chaque personne concernée des tâches qui lui incombent.

Les actions à traiter permettent de suivre le travail effectué

Le suivi des actions à traiter facilite la gestion de la charge de travail de votre équipe en permettant aux managers d'identifier facilement les tâches sur lesquelles travaillent leur équipe et de savoir s'ils sont en mesure d'accepter plus de travail. Si votre équipe compte des employés payés à l'heure ou si vous affectez du travail par tranches de temps (dans le cadre d'un intérim, par exemple), vous pouvez ainsi connaître la durée associée à chaque action. Faites le suivi des actions récurrentes et tirez parti des informations récoltées afin de savoir combien de ressources seront nécessaires pour mener à bien les futurs projets similaires.

Erreurs fréquemment commises lors de la création d'actions à traiter

Lorsqu'elles sont efficacement établies, les actions à traiter vous aident à optimiser les processus de votre équipe, à rayer les tâches accomplies de votre liste et à accélérer l'avancement du projet. En revanche, les actions mal établies peuvent avoir des répercussions désastreuses.

Vous trouverez ci-dessous les erreurs fréquentes à éviter lorsque vous créez des actions à traiter.

Actions à traiter vagues

Quand vous ne disposez pas de toutes les informations nécessaires pour accomplir une tâche, vous ne pouvez pas avancer : il vous faut alors relancer les parties prenantes, ce qui vous fait perdre un temps précieux. Selon l'indice L'Anatomie du travail d'Asana, les travailleurs de la connaissance consacrent 60 % de leur temps au « work about work » (réunions superflues, suivi du travail, recherche d'informations). Quand toutes les informations nécessaires sont fournies dès le départ, il n'y a plus de doute sur les tâches à accomplir et ces allers-retours disparaissent.

Absence d'échéance

Si vous ne définissez pas d'échéance, les tâches risquent d'être sans cesse reportées et même de passer entre les mailles du filet. Si une action à traiter est essentielle à l'accomplissement d'un projet, vous devez impérativement définir une échéance. En effet, les actions à traiter peuvent facilement tomber aux oubliettes si aucune date limite n'est fixée.

Absence de responsable

Si vous n'attribuez la tâche à aucune personne donnée, elle peut passer à la trappe. Personne ne se porte volontaire pour mener à bien une tâche pourtant essentielle ? Attribuez-la à la personne la mieux placée pour l'accomplir. Si cette personne n'est pas en mesure de s'en charger, évaluez la charge de travail des membres de votre équipe pour trouver quelqu'un qui en a la possibilité.

En définissant clairement le responsable de la tâche, vous ferez en sorte qu'elle ne soit pas oubliée. Tant qu'une tâche est attribuée à quelqu'un, au moins une personne sait qu'il faut s'en charger.

Conseil de pro : l'erreur la plus coûteuse n'est pas d'oublier une échéance, mais d'attribuer une action à un groupe plutôt qu'à une personne. Une action sans responsable unique tombe dans l'angle mort collectif : chacun suppose que quelqu'un d'autre s'en charge. Règle simple : une action, un nom. Si plusieurs personnes contribuent, désignez un responsable et listez les contributeurs séparément.

FAQ - Tout savoir sur les actions à traiter

Vous trouverez ici les réponses aux questions les plus courantes sur la création et le suivi des actions à traiter.

L'essentiel à retenir sur les actions à traiter

Une action à traiter n'a rien de compliqué à créer, mais tout se joue dans la rigueur : un responsable unique, une description sans ambiguïté et une échéance réaliste. C'est cette clarté qui distingue une décision suivie d'effet d'une simple intention oubliée. Le véritable levier n'est pas la réunion elle-même, mais la qualité du suivi qui la prolonge.

Encore faut-il centraliser ce suivi. Dans Asana, l'intégration pour Zoom transforme les décisions prises en réunion en tâches attribuées, chacune dotée d'un responsable et d'une échéance, directement rattachées à votre ordre du jour. Vos actions à traiter ne vivent plus dans des notes éparses : elles rejoignent le même espace que le reste de votre travail, reliées aux objectifs de l'équipe.

Vous aimeriez approfondir la gestion du travail ? Découvrez notre initiation à la gestion du travail.

Transformez chaque réunion en résultats concrets et donnez à vos équipes la clarté dont elles ont besoin pour avancer.