Victoria Sanches, Manajer Operasi Pemasaran, dan Liz Dean, Manajer Operasi Pemasaran Senior, bergabung dengan CityFibre pada tahun 2019, dengan Victoria menjadi bagian dari tim Pemasaran Korporat dan Komunikasi dan Liz di tim Konsumen. Di antara kedua tim ini, audiens bervariasi secara internal dan eksternal, mulai dari penduduk, hingga pengembang properti, hingga pemangku kepentingan utama kota, mitra pembangunan, dan banyak lagi.

Untuk mempertahankan perkembangan pesat CityFibre dan memastikan tim memiliki akses ke informasi yang mereka butuhkan untuk melayani berbagai audiens dengan optimal, kedua tim pemasaran membutuhkan alat manajemen Alur Kerja yang akan menyederhanakan kolaborasi.

Dengan Asana, kami memiliki kejelasan dan keyakinan bahwa kami mengerjakan proyek dan tugas berdasarkan informasi terbaru, dan bekerja sama untuk mencapai gol.

Liz Dean, Manajer Operasi Pemasaran Senior, CityFibre

Menyederhanakan untuk meraih kesuksesan

Elemen penting dari peran Liz dan Victoria adalah menyederhanakan cara kerja tim pemasaran dengan mengoptimalkan proses dan platform, mencari pembelajaran baru, dan menyesuaikan pendekatan.

Victoria pernah bekerja dengan alat manajemen proyek sebelumnya. Dia menemukan bahwa alat yang digunakan saat dia bergabung dengan CityFibre menawarkan fungsionalitas dasar dan mengidentifikasi bahwa ada alat lain di luar sana yang lebih cocok untuk kebutuhan tim.

Bersama-sama, Victoria dan tim mengidentifikasi beberapa tantangan Manajemen Kerja yang perlu mereka atasi agar semua orang dapat memberikan yang terbaik dan melakukan pekerjaan terbaik mereka. Menggunakan spreadsheet untuk melacak pekerjaan menambah langkah-langkah yang tidak perlu dan menyulitkan untuk mengidentifikasi dengan cepat siapa yang melakukan apa, dan beberapa orang tidak dapat menemukan informasi yang mereka butuhkan dengan mudah.

Secara keseluruhan, terlalu banyak waktu yang hilang untuk 'kerja tentang kerja': aktivitas seperti mencari informasi, meminta pembaruan status, dan berkomunikasi tentang pekerjaan. Tim Pemasaran CityFibre bukan satu-satunya yang menemukan bahwa kerja tentang kerja mendominasi hari mereka—secara global, ini menghabiskan hampir dua pertiga (60%) waktu pegawai menurut Indeks Anatomi Kerja.

Dengan pertumbuhan hiper organisasi yang sedang berlangsung, tim Pemasaran CityFibre membutuhkan alat yang akan menempatkan informasi dan akuntabilitas yang dibutuhkan tim di genggaman mereka.

Menuntut lebih banyak dari manajemen kerja

Tim Pemasaran CityFibre membutuhkan Alat manajemen kerja yang dapat:

• Menciptakan visibilitas tentang siapa yang mengerjakan apa dan hingga kapan

• Mengatur proyek, tugas, dan permintaan mendesak berdasarkan prioritas

• Membuat penyimpanan terpusat untuk semua pekerjaan yang berlangsung, memastikan branding yang konsisten

• Digunakan untuk mengelola agensi dan pemasok eksternal

• Merestrukturisasi proses mereka untuk kecepatan, skalabilitas, dan akurasi

Setelah menyaring dan menguji coba serangkaian platform, Asana diidentifikasi sebagai pilihan yang sangat cocok untuk kebutuhan tim pemasaran, dengan integrasi seperti Office 365 yang membuat kompatibilitas dengan solusi CityFibre yang sudah ada menjadi mudah.

Membangun peluncuran kolaboratif

Victoria dan Liz memulai peralihan tim mereka ke Asana dengan memindahkan proses manajemen produksi kreatif mereka dengan agen desain eksternal ke platform tersebut. Setelah mempelajari secara mendalam cara terbaik untuk menyusun proses ini menggunakan Asana, Liz dan Victoria mengalihkan perhatian mereka untuk mengundang anggota tim lain ke platform.

Victoria dan Liz tahu manfaat Asana akan membuat anggota tim tertarik setelah mereka melihat cara kerjanya, jadi mereka mulai menampilkan manfaatnya dengan:

• Membuat testimoni internal dan contoh kasus penggunaan untuk menunjukkan potensi Asana dan mendorong dukungan “dari mulut ke mulut”

• Membuat peluncuran Asana menjadi proyek kolaboratif dan memberikan masukan kepada tim yang lebih luas tentang cara kerja proses baru

• Mendorong periode eksperimen dan pengujian untuk membantu tim memahami cara Asana dapat beradaptasi dengan kebutuhan mereka, termasuk membuat lingkungan Sandbox

• Menunjuk Juara Asana di setiap tim yang dapat menjadi orang pertama yang dihubungi untuk pertanyaan dan kiat

• Mendorong pengguna untuk menyelesaikan pelatihan Duta Asana

Merencanakan, melacak, dan mengotomatiskan Alur Kerja dengan Asana

Saat ini, semua orang di seluruh tim Pemasaran Korporat dan Konsumen menggunakan Asana untuk produksi kreatif, proses PR, perencanaan media sosial, dan banyak lagi. Dengan menggunakan Asana, Tim Pemasaran CityFibre telah membangun:

• Kalender PR kota, yang menggunakan papan Asana untuk mengotomatiskan proses PR mulai dari permintaan siaran pers awal hingga distribusi ke pers. Beralih dari email ke Asana berarti setiap langkah berjalan lancar, dengan anggota tim secara otomatis diberi tugas tepat pada saat dibutuhkan dan semua informasi ada di satu tempat yang dapat dilihat semua orang.

• Berbagai kampanye pemasaran, baik secara internal maupun eksternal, menggunakan Asana untuk mengelola beban kerja dan mengalokasikan sumber daya secara akurat dengan agensi pihak ketiga. Asana berperan penting dalam mewujudkan Kampanye Koneksi Natal yang serba cepat, yang diluncurkan hanya dalam dua bulan, serta pengembangan The CityFibreWay, inisiatif internal yang menentukan budaya organisasi.

• Kalender media sosial, yang mengintegrasikan tim lintas fungsi ke dalam satu Papan Asana untuk menangani perencanaan, persetujuan, dan manajemen. Asana berfungsi sebagai satu ruang untuk melihat semua kampanye yang direncanakan, postingan, permintaan ad-hoc, dan siaran pers dengan proses pengembangan dan persetujuan otomatis untuk memastikan persetujuan yang tepat dilakukan sebelum postingan ditayangkan.

• Proses onboarding anggota tim baru, dengan daftar periksa langkah demi langkah yang harus diselesaikan oleh pendatang baru saat mereka bergabung. Memusatkan dan menstandarkan proses onboarding melalui Asana berarti pegawai baru yang bergabung dari jarak jauh memiliki satu tempat terpusat untuk segala hal yang mereka butuhkan untuk membaur dalam organisasi, mulai dari mengatur perkenalan dengan anggota tim hingga detail login dan tautan ke sumber daya bermanfaat seperti portal pembelajaran dan pengembangan CityFibre.

Merencanakan, melacak, dan mengotomatiskan Alur Kerja dengan Asana

Tim pemasaran juga telah menghemat banyak waktu dengan fungsi Aturan dan Formulir Asana.

Aturan dan bidang kustom telah memungkinkan mereka untuk mengotomatiskan penugasan tugas baru ke proyek yang tepat di Asana, sehingga berbagai tim dapat segera melihat hal-hal yang perlu mereka lihat. Menggunakan Aturan juga berarti mereka dapat menyiapkan tampilan yang berbeda untuk tim yang berbeda; jadi, meskipun Tim PR dapat melihat semua dokumen untuk pekerjaan tertentu, tim Pemasaran Regional hanya akan melihat hal yang relevan bagi mereka - meningkatkan visibilitas informasi yang sesuai dan meningkatkan efisiensi.

Sementara itu, tim menggunakan Formulir kustom untuk menstandarkan dan menyederhanakan brief untuk aktivitas baru. Menggunakan Formulir terbukti sangat bermanfaat saat mengirim informasi ke agensi, memungkinkan CityFibre untuk mengelola brief baru dan memastikan bahwa semua informasi ada di sana sebelum mereka mulai bekerja.

Secara keseluruhan, Asana telah meningkatkan visibilitas dan efisiensi di seluruh tim Pemasaran CityFibre. Mereka menghabiskan lebih sedikit waktu untuk kerja tentang kerja dan dapat memfokuskan lebih banyak waktu untuk memajukan proyek.

Dengan menggunakan Asana, kami dapat dengan mulus menerapkan proses praktik terbaik kami pada pekerjaan apa pun. Ini berarti kami tidak perlu mengelola setiap langkah proyek baru secara mikro untuk memastikan kami mengikuti Alur Kerja yang tepat dan mencapai hasil yang diusulkan. Jika proyek mirip dengan proyek sebelumnya, semua langkah, aturan, dan Kerangka Kerja ada di Asana yang dapat diduplikasikan, atau jika proyek tersebut benar-benar baru, langkah, aturan, dan Kerangka Kerja dapat dengan mudah dibuat agar sesuai dengan persyaratan.

Victoria Sanches, Manajer Operasi Pemasaran, CityFibre

Proses yang lebih cepat untuk CityFibre, dan Britania Raya

CityFibre tengah menjalani perjalanan mobilisasi besar-besaran, dengan puluhan kota gigabit baru yang sedang dibangun tahun ini. Dengan rencana pertumbuhan ambisius ini sebagai prioritas utama, bisnis ini mencari solusi untuk menyederhanakan proses di setiap aliran kerja. Bagian pemasaran membagikan manfaat menggunakan Asana dan mengeksplorasi kemungkinan memperluas penggunaannya di luar tim mereka.

Dengan proses yang diperkuat dan disederhanakan yang mempercepat pekerjaan di belakang layar, CityFibre akan berada pada posisi yang lebih baik dari sebelumnya untuk melanjutkan misinya dalam menghadirkan infrastruktur secepat kilat ke komunitas di seluruh Inggris.