Direktur Operasi Konten Mike Singer membantu tim di jaringan ini menyusun, memproduksi, dan mendistribusikan video ini—sering kali membuat hingga enam versi, masing-masing diformat dengan sempurna untuk situs web, Facebook, Instagram, YouTube, dan platform lainnya.

Sebelum Mike dan Discovery Digital Studios mengadopsi Asana pada tahun 2014, mereka mencoba melacak produksi konten menggunakan spreadsheet dan utas email. Tidak ada proses produksi konten standar, dan organisasi masih jauh dari optimal:

• Video tidak selalu dibuat tepat waktu, format terlupakan, dan beberapa tidak digunakan karena tidak dibagikan kepada orang yang tepat secara internal.

• Pelaporan triwulanan sulit karena tidak ada yang bisa melihat konten apa yang dibuat dan ke mana perginya.

• Informasi tidak mengalir di antara tim editorial, produksi video, pemasaran konten, Humas, dan pemangku kepentingan lainnya, sering kali terkubur dalam email.

Tidak adanya proses yang pasti tidak hanya memperlambat tim, tetapi kadang-kadang menyebabkan pembengkakan biaya. Mereka harus menyewa hingga enam kontraktor dua kali setahun untuk membersihkan Backlog format.

Mike mulai mencari alat baru untuk mengelola produksi konten—dipercepat ke saat ini, dan Discovery Digital Studios memiliki lebih dari 400 pemangku kepentingan yang berkolaborasi di Asana.

Sebelum menggunakan Asana, tidak ada proses yang bersih dan konsisten, dan proyek tidak diperbarui di spreadsheet saat proses berlangsung. Terkadang, akan diabaikan dan hilang. Kami akan mempekerjakan kontraktor untuk melakukan proyek pembersihan besar-besaran selama enam bulan.

Mike Singer, Direktur Operasi Konten

Memilih alat yang tepat untuk menjaga alur video

Mike membutuhkan platform berbagi yang dapat memberikan tampilan tingkat tinggi dari semua konten yang sedang dikembangkan sekaligus, sekalian juga menangkap detail menit terakhir dari proses produksi untuk setiap video beserta statusnya. Dia juga mencari pemberitahuan otomatis untuk membantu banyak serah terima antara rekan tim dan tim—dengan spreadsheet, sulit untuk mengetahui kapan tugas selesai dan tugas berikutnya siap untuk dimulai.

Alur Kerja Asana yang dapat disesuaikan akan memungkinkan mereka untuk menentukan proses konten yang kompleks, memberikan gambaran sederhana tentang keluaran seluruh tim kepada pemangku kepentingan, dan menjaga kontributor individu dan tim eksternal tetap terhubung dan mendapat informasi.

Kami memiliki enam Alur Kerja yang dilacak secara terpisah. Sangat menyenangkan bisa menggabungkannya di Asana, mengetahui cara keduanya saling terkait, dan melihat dependensi yang sebelumnya tidak bisa dilihat di spreadsheet.

Mengadopsi Asana satu demi satu tim

Mike pertama kali memperkenalkan Asana ke tim konten Food Network, mendorong individu untuk menggunakan platform untuk mengatur daftar tugas personal mereka. Ketika orang menjadi lebih nyaman dengan hal tersebut sehari-hari, mereka mulai melacak proyek tim kolaboratif di Asana.

Mike mengembangkan formula berulang untuk membantu tim mengadopsi Asana, kemudian membawanya ke tim Discovery Digital Studios lainnya, membantu mereka menilai Alur Kerja mereka dan membangun proyek yang sesuai. Saat ini, tim konten setiap merek memiliki templat Asana untuk Alur Kerja unik mereka, dengan pengulangan untuk setiap jenis konten dan saluran.

Merasa kesal karena tidak tahu ke mana informasi menghilang. Stres hilang karena adanya pergeseran budaya. Anda dapat melihat segala hal mengalir lebih mudah.

Cara puff pastry dibuat

Tim konten sekarang mengelola semua produksi video di Asana, bahkan selama karantina mandiri COVID-19. Mereka telah mampu merekam video dari rumah orang, tetap tertata, dan mempertahankan tingkat produksi yang sama seperti sebelumnya. Discovery Digital Studios tidak sendirian dalam hal ini; menurut Anatomi Kerja: Survei Tim Jarak Jauh, 55% pekerja intelektual yang menggunakan perangkat lunak manajemen kerja merasa lebih produktif saat bekerja dari jarak jauh dibandingkan sebelumnya.

Setiap format video direpresentasikan oleh proyek Asana. Mereka menggunakan templat untuk memulai proyek dengan mudah dan memastikan tidak ada Tugas yang terlupakan. Bidang kustom menunjukkan status proyek, sementara lampiran dan komentar menyimpan diskusi dan dokumen terkait langsung di Tugas itu sendiri, sehingga lebih cepat untuk menemukan informasi dan menyelesaikan berbagai hal.

Mereka menambahkan tugas ke beberapa proyek sehingga semua orang dapat tetap memiliki pemahaman yang sama dan melihat semua inisiatif yang dikontribusikan oleh suatu tugas. Misalnya, tugas "publikasikan video" dapat ada dalam proses produksi untuk video tertentu, tetapi juga dapat ada dalam proyek kalender konten Instagram. Saat tugas diperbarui, dikomentari, atau selesai, perubahan tersebut tercermin di setiap proyek yang terkait dengan tugas tersebut, sehingga kalender konten selalu berisi informasi terbaru.

Kami mempertahankan tingkat produksi konten yang sama menggunakan Asana selama karantina mandiri COVID-19. Orang-orang merekam video di rumah mereka, dan keterlibatan telah meningkat karena mereka memiliki lebih banyak waktu untuk menonton.

Tim konten Discovery juga menggunakan Portofolio untuk mendapatkan gambaran menyeluruh tentang kelompok produksi aktif tertentu. Misalnya, mereka dapat membuat portofolio baru untuk melacak sekelompok kelas memasak untuk app Food Network Kitchen, dan mengawasi status dan tanggal penayangan siaran langsung kampanye konten terkait.

Tim juga menggunakan integrasi untuk menghubungkan Asana ke alat lainnya. Dengan integrasi Asana untuk Outlook, mereka dapat mengubah item tindakan email menjadi Tugas Asana langsung dari kotak masuk. Mereka juga dapat menambahkan email apa pun ke Tugas sebagai komentar, mengurangi kekacauan kotak masuk sekaligus menyimpan informasi penting. Asana untuk Slack memungkinkan mereka melihat informasi terbaru proyek, menambahkan komentar, dan membuat tugas baru tanpa meninggalkan platform Slack. Dan berkat integrasi Zapier, tim telah menghemat waktu dengan mengotomatiskan lebih banyak proses mereka.

Tim yang berbeda di seluruh Discovery Digital Studios sekarang berkolaborasi lebih baik karena mereka dapat melihat dependensi. Misalnya, ada tim resep yang mengembangkan dan menguji hidangan sebelum syuting dimulai. Sebelumnya, tim produksi video perlu mengganggu tim resep untuk status informasi terbaru untuk merencanakan syuting. Sekarang, tim resep cukup melacak status dan milestone penting di Asana, dan tim konten dapat melihat dengan tepat posisi berbagai hal tanpa memintanya.

Dependensi adalah lubang hitam sebelum Asana.

Visibilitas ini memungkinkan tim memprediksi secara akurat berapa lama waktu yang dibutuhkan pekerjaan. Ini juga membantu mereka mengetahui keterlambatan dalam suatu proyek, mendiagnosis titik-titik yang tersumbat, dan kembali ke jalurnya. Seluruh tim bekerja lebih efisien karena semuanya terpusat, efisien, dan terlihat.

Saat Anda bekerja dalam bidang produksi, banyak hal yang dapat terjadi di luar rencana. Dengan Asana, jika ada yang tertunda, Anda tidak perlu mengirim email ke lima belas orang untuk mencari tahu siapa yang perlu ditanya tentang penundaan tersebut. Anda dapat melihat secara tepat hal yang terhambat dan siapa pemiliknya. Idealnya, Anda bisa saja melihat penjelasan mereka di komentar dan menghindari seluruh pertanyaan tersebut. Ini menghemat banyak waktu.

Pelaporan juga lebih mudah. Misalnya, suatu tim sedang bersiap untuk menanggapi RFP dari merek yang menginginkan video dengan nuansa “musim panas”. Tim konten dapat dengan mudah mencari di Asana semua video yang ditandai dengan "musim panas", dan mengambil contoh sebelumnya. Menjadi tertata membantu mereka mendapatkan lebih banyak pekerjaan.

Tim yang sama, lebih banyak video

Menjadi tertata juga membantu mereka menghemat uang, karena mereka tidak lagi perlu menyewa kontraktor untuk melakukan pekerjaan pembersihan besar-besaran tersebut. Konten dibersihkan di Asana saat dibuat. Discovery Digital Studios dapat mengalihkan anggaran dan energi tersebut untuk menciptakan nilai melalui aplikasi langsung ke konsumen, konten gaya hidup baru, dan, semoga, lebih banyak video tentang souffle.