Pada masa-masa awalnya, Hudl mengandalkan tim manajer proyek penuh waktu untuk memilah dan mengalokasikan tenaga untuk proyek pemasaran dan pengembangan web, seperti kampanye email, materi acara, dan halaman arahan baru. Tim mengelola pekerjaan ini melalui perpaduan terfragmentasi dari spreadsheet, alat manajemen proyek lama, dan intranet perusahaan. Proses ini membuat perencanaan sumber daya memakan banyak waktu dan memberikan sedikit visibilitas kepada anggota tim tentang beban kerja dan prioritas mereka sendiri.

Seiring bertambahnya jumlah proyek tim, miskomunikasi dan kesalahan pengelolaan ekspektasi menjadi lebih sering terjadi. Mereka tidak memiliki cara mudah untuk mengoordinasikan dan melacak setiap bagian pekerjaan dan tidak memiliki ikhtisar yang jelas tentang proyek yang sedang berlangsung di seluruh bagian mereka. Akibatnya, tim mulai mencari Alat manajemen kerja untuk memberikan visibilitas, kontrol, dan akuntabilitas yang lebih besar kepada setiap orang atas pekerjaan mereka sendiri.

Mencari solusi yang tepat

Setelah kecewa dengan perangkat lunak manajemen proyek sebelumnya, tim memfokuskan pencarian mereka pada tiga kriteria utama:

• Solusi terpadu: Solusi yang diperlukan untuk menyediakan sumber kebenaran tunggal bagi pemasar untuk melihat semua prioritas dan tugas mereka di seluruh proyek dan pasar olahraga.

• Visibilitas real-time terkait penyediaan sumber daya tim: Solusi ini juga harus memungkinkan manajer proyek untuk memvisualisasikan bandwidth tim secara real-time dengan mudah sehingga mereka dapat mengambil keputusan penempatan staf yang lebih cerdas.

• Pelaporan progres: Terakhir, solusi tersebut harus memungkinkan manajer untuk mengukur apa yang disampaikan selama sprint tertentu dan di mana tim mengalami hambatan atau melewatkan batas waktu.

Tim tahu mereka menemukan sesuatu yang tepat ketika menemukan platform Asana yang hebat dan mudah digunakan.

Asana sangat mudah disesuaikan, jadi kami tidak perlu terlalu banyak mengubah proses untuk mengetahui manfaat langsung dari sumber kebenaran tunggal yang andal untuk sumber daya dan manajemen proyek.

Eric Brouillette, Manajer Senior Desain Merek

Fitur seperti Workload dan dependensi tugas sangat cocok untuk memberi kolaborator lebih banyak visibilitas ke alur kerja mereka, sementara kemampuan seperti membuat Persetujuan dan melacak tugas di multiproyek akan memungkinkan mereka untuk menyerahkan pekerjaan dengan lancar pada waktu yang tepat, kepada orang yang tepat. Dengan Asana, Hudl mendapatkan gambaran sekilas tentang cara kerja yang lebih baik, di mana menanggapi kebutuhan dan prioritas bisnis yang terus berubah semudah menarik dan melepaskan tugas ke papan atau kolaborator baru.

Menulis buku pedoman untuk meraih kesuksesan

Setelah mengambil keputusan, Hudl bermitra dengan tim Kesuksesan Pelanggan Asana untuk mengembangkan rencana implementasi 30, 60, dan 90 hari untuk peluncuran di seluruh departemen, termasuk gol tingkat tinggi untuk setiap tahap proses. Beberapa gol ini mencakup menyelaraskan konvensi manajemen proyek baru agar transisi ke Asana berjalan selancar mungkin. Manajemen Kesuksesan Pelanggan Asana membantu tim pemasaran Hudl menavigasi proses ini sehingga mereka dapat dengan percaya diri mengelola perubahan untuk anggota tim lainnya.

Tim Kesuksesan Pelanggan Asana sangat penting dalam proses implementasi kami. Mereka meluangkan waktu untuk memahami bisnis kami serta menunjukkan cara membuat Alur Kerja dan proses praktis kepada kami untuk mendapatkan manfaat maksimal dari Asana. Tanpa mereka, mustahil kami dapat melakukannya.

Layne Anderson, Pimpinan Pemasaran Agile

Dari sana, semua orang bekerja sama untuk mulai membangun Alur Kerja baru Hudl di Asana. Mereka memulai secara perlahan, pertama-tama dengan menguji proses penerimaan pekerjaan dan sprint web di Asana untuk memahami cara kerja Alur Kerja menyeluruh, lalu mengkodifikasikannya dengan Aturan dan Templat. Pendekatan “belajar sambil melakukan” ini terbukti sangat berharga bagi adopsi tim dan juga memberi mereka kesempatan untuk menguji dan menerapkan fitur baru dan pembaruan.

Keberhasilan besar untuk produktivitas

Saat ini, Hudl menjalankan semua pekerjaan pemasaran dan kreatif mereka, termasuk pengembangan web dan proyek sprint terkait, di Asana. Mereka menggunakannya untuk mengelola semuanya, mulai perencanaan kampanye hingga pembuatan laman landas baru, dan telah melihat peningkatan produktivitas yang signifikan di seluruh tim pemasaran.

Sebelum menggunakan Asana, kami tidak pernah memiliki cara untuk melacak semua pekerjaan lintas fungsi yang berlangsung di sejumlah proyek. Sekarang, kami dapat melihat segala hal secara terperinci dan komitmen sprint kami menjadi sangat jelas.

Bart Johnston, Manajer Senior Pengembangan Web

Sebelumnya, kolaborasi lintas fungsi berantakan, tetapi Asana telah membuatnya menjadi jelas dan dapat diprediksi.

• Tim kini dapat melihat keterkaitan pekerjaan dan kapan aset siap untuk diserahkan dengan Linimasa dan dependensi.

• Mereka telah membangun siklus umpan balik dan tinjauan untuk sejumlah pemangku kepentingan ke dalam Alur Kerja proyek dengan Persetujuan.

• Mereka dapat membuat cakupan proyek dan mengelola waktu mereka dengan lebih mudah menggunakan Subtugas dan bidang kustom untuk upaya. Dan ketika proyek selesai dan siap untuk QA, mereka menggunakan Templat untuk memastikan mereka memiliki semua yang diperlukan.

Selain itu, tim dapat melacak sprint dengan lebih baik dan mengumpulkan data tentang penyelesaian commit dengan Portofolio sehingga mereka dapat menyempurnakan perencanaan dan mengoptimalkan sprint mendatang. Dan, saat anggota tim mulai merasa kesulitan mengatur waktu, mereka kini dapat dengan mudah menilai ulang kapasitas tim dan menugaskan ulang pekerjaan dengan Beban Kerja sebelum ada yang mengalami kelelahan.

Berkumpul untuk masa depan yang lebih percaya diri dan kolaboratif

Selain menjadi lebih produktif, salah satu keuntungan terbesar dari menggunakan Asana adalah tingkat kepercayaan diri dan keterlibatan tim yang lebih tinggi. Beban kerja lebih seimbang, anggota tim merasa diberdayakan untuk menyesuaikan permintaan kerja tambahan ketika mereka memiliki prioritas lain yang perlu difokuskan, dan peningkatan visibilitas telah membuka saluran baru untuk komunikasi dan empati di seluruh tim.

Saat Hudl terus mengguncang dunia performa olahraga, mereka sangat antusias untuk terus mengembangkan keterlibatan baru ini. Baik menggunakan Asana untuk menghubungkan titik-titik antara proyek individu dan gol tingkat perusahaan atau melacak pengembangan personal dan OKR individu, mereka tahu Asana adalah alat yang tepat untuk tim bintang mereka.