Bukit pasir yang tertiup angin dan garis pantai Atlantik di The Ocean Course di Kiawah Island Golf Resort adalah surga golf bagi pemain dan penonton. Tidak heran jika PGA of America telah memilih lokasi spektakuler di South Carolina untuk Kejuaraan PGA ke-103 mereka pada tahun 2021.

Tim di lokasi, biasanya terdiri dari enam hingga delapan orang, mengawasi pemasaran, Humas, operasi, penjualan tiket, dan operasi relawan. Mereka didukung oleh Bagian Kejuaraan yang terdiri dari 30 orang di kantor pusat, termasuk tim teknologi yang mengelola dan membangun solusi digital seperti platform pendaftaran. Kyler Rose adalah Manajer Layanan Pemasaran untuk Kejuaraan ke-103, dan ia terlibat dalam Perencanaan acara sehari-hari serta pendaftaran dan penjualan tiket, yang dimulai 16 bulan sebelum Kejuaraan.

Ini adalah upaya yang menuntut banyak dan lintas fungsi yang membutuhkan kolaborasi erat antara sejumlah tim. Namun, organisasi ini tersebar di seluruh negeri—dan tim teknologi Kejuaraan mungkin mengerjakan hingga delapan acara sekaligus, semuanya pada tahap perencanaan yang berbeda, sehingga sulit untuk berkomunikasi dan berkolaborasi secara efisien dengan tim di lokasi seperti tim Kyler.

Sebelumnya, tim mengandalkan email, spreadsheet, dan panggilan telepon kuno untuk mengatasi proses yang kompleks ini, tetapi ini jauh dari ideal dan menimbulkan beberapa isu utama:

• Kesulitan komunikasi menciptakan keterputusan hubungan antara tim teknologi dan tim di lokasi.

• Kurangnya transparansi dalam fase perencanaan menghambat kolaborasi—tanpa wawasan penuh, tim teknologi terkadang membuat perbaikan jangka pendek alih-alih solusi jangka panjang.

• Pengetahuan historis hilang ketika seseorang meninggalkan organisasi, hanya karena orang lain tidak dapat dengan mudah mengaksesnya setelahnya.

Pemutusan ini adalah cerita yang sudah umum. Menurut Indeks Anatomi Kerja, hanya 46% pekerja intelektual yang memahami bagaimana pekerjaan mereka berkontribusi pada tujuan dan misi organisasi mereka. Kyler membutuhkan platform manajemen kerja yang mengonsolidasikan komunikasi di satu tempat.

Kami tidak memiliki sumber daya yang andal untuk dijadikan referensi dan melacak progres proyek … Semuanya agak kacau.

Kyler Rose, Manajer Layanan Pemasaran, Kejuaraan PGA ke-103, The Ocean Course di Kiawah Island Golf Resort

Memilih alat yang tepat untuk menyatukan tim

Khususnya, tim Kyler membutuhkan alat untuk membantu mengelola pembangunan kembali solusi tiket baru, karena mereka menghentikan sistem lama mereka secara bertahap. Namun, mereka juga membutuhkannya secara lebih luas untuk meningkatkan kolaborasi. Komunikasi Asinkron yang lebih baik akan membawa mereka lebih dekat dengan tim teknologi di kantor pusat dan meningkatkan transparansi bagi kepemimpinan—dan kejelasan ekstra akan membawa akuntabilitas ke semua Bagian.

Untungnya, PGA of America sedang menjalani transformasi digital, dan tim teknologi telah mulai menggunakan Asana untuk melacak proyek rekayasa mereka. Mereka memperkenalkannya kepada Kyler, yang langsung merasa Asana mudah digunakan. Dia sangat menyukai fitur di mana mereka dapat mencentang tugas agar mereka terus maju, dan karena beberapa rekan tim sudah terbiasa dengan Asana dari peran sebelumnya, mereka segera siap dan beroperasi.

Salah satu hal terbaik tentang Asana adalah menciptakan akuntabilitas. Manajer mendapatkan visibilitas tentang hal yang sedang dikerjakan semua orang kapan saja.

Komunikasi lebih jelas dan kolaborasi lebih erat dengan Asana

Tim Kyler sekarang mengelola banyak proyek di Asana dan dapat bekerja lebih erat dengan tim lain di kantor pusat. Misalnya, ketika membangun kembali platform tiket mereka, mereka membuat satu proyek Asana dengan tugas yang dikelompokkan ke dalam bagian yang mewakili setiap area proses pengembangan. Tim Business dapat dengan mudah menyampaikan kebutuhan mereka kepada para teknisi, dan dengan semua hal dicatat di satu tempat, semua orang dapat melihat posisi mereka dalam proyek.

Karena tim sekarang lebih dekat dari sebelumnya, alih-alih mengarahkan permintaan dan informasi melalui satu manajer tim teknologi, tim di lokasi memiliki hubungan langsung dengan masing-masing teknisi—semuanya melalui Asana. Faktanya, semua kolaborasi lintas fungsi menjadi lebih lancar; misalnya, Kyler dapat dengan mudah memberikan tugas kepada kolega di bagian lain, membuat mereka bertanggung jawab, dan menjaga proyek tetap berjalan.

Tanpa Asana, kami tidak akan memiliki relasi yang begitu baik dengan Bagian lainnya. Saya dapat berinteraksi dengan para insinyur secara langsung serta menjalin hubungan kerja, dan kolaborasi kami memberikan manfaat yang luar biasa.

Kemampuan Asana untuk menambahkan tugas ke beberapa proyek membantu mengurangi duplikasi pekerjaan, karena pembaruan hanya di satu tempat—tugas—secara otomatis tercermin di semua proyek terkait. Tim di lokasi juga mendapatkan pembaruan tentang tugas menggunakan integrasi Asana untuk Slack, dan jika permintaan muncul di Slack, mereka dapat dengan cepat membuat tugas baru untuk permintaan tersebut langsung dari pesan dan tidak ada yang luput. Integrasi Slack juga membantu mereka membagikan Asana kepada orang lain yang saat ini tidak menggunakan alat ini.

Sederhananya, Asana membantu tim Kyler tetap fokus pada tugas dan menyelesaikan pekerjaan tepat waktu. Berbeda dengan cara kerja mereka sebelumnya, Asana memberi Kepemimpinan ikhtisar komprehensif tentang pekerjaan dan progres, meningkatkan kepercayaan dan akuntabilitas di semua bidang.

Asana adalah dasbor untuk proyek yang lebih besar dan memberi kami ringkasan cepat tentang posisi kami. Sebelumnya, kami harus kembali dan melihat utas email—jika ada.

Melangkah menuju masa depan

Saat Kyler dan timnya merencanakan Kejuaraan PGA ke-103, PGA of America terus memperluas penggunaan Asana, menggunakannya untuk mengelola lebih banyak proyek dan meningkatkan kolaborasi di seluruh tim mereka.

Mereka akan menggunakan Asana untuk menerapkan lingkungan pembayaran tanpa uang tunai baru di Kejuaraan mendatang—inovasi penting selama pandemi COVID-19—sehingga mereka dapat menyambut kembali penggemar golf ke acara kelas dunia mereka saat dianggap aman.

Dengan angin yang bertiup melintasi bukit pasir dan Asana di tas golf mereka, PGA of America dapat menantikan untuk secara bertanggung jawab mengundang para pemain dan penonton kembali ke Kejuaraan mereka—dan mendorong proyek masa depan mereka langsung menuju fairway.

Sangat menyenangkan melihat lebih banyak orang menggunakan Asana dalam organisasi. Saya bersemangat untuk terus mengembangkannya dan berharap ini akan menyentuh semua bagian Business PGA.