Jayati Shah-Thiel bertanggung jawab untuk memimpin transisi pemasaran Quadient ke metodologi Agile dan menerapkan alat yang diperlukan untuk memungkinkan transformasi. “Quadient memiliki struktur yang kompleks,” jelas Jayati. “Ini adalah organisasi matriks dengan grup solusi serta tim global dan regional. Terkadang, ini dapat menyebabkan friksi karena kami bekerja dengan cara yang berbeda dan melaporkan dalam struktur yang berbeda.”  Seperti yang disarankan oleh Indeks Anatomi Kerja, ketika orang beroperasi dalam struktur yang kompleks ini, mereka dapat menghabiskan 58% waktu mereka untuk 'kerja tentang kerja'.

Mengomentari proyek transformasi, Jayati mengatakan, “Kami ingin menciptakan kesatuan di seluruh wilayah dan solusi untuk mendorong kinerja yang memastikan kami tetap relevan di pasar. Kami perlu menjaga agar tim kelas dunia kami tetap fokus pada hasil akhir tertentu, sehingga mereka nyaman dengan kecepatan bisnis dan tuntutan yang dibebankan padanya.”

Teknologi adalah pendorong transformasi

Transformasi Agile Quadient membutuhkan upaya kolaboratif. “Kami memulai dengan membuat tim proyek yang menyatukan orang-orang untuk mewakili berbagai fungsi. Serta melibatkan orang-orang yang telah cukup lama bekerja untuk benar-benar memahami Business kami dan cara kerjanya,” kata Jayati. “Bersama-sama, kami perlu membuat metodologi tentang cara menerapkan Agile dengan cara yang tepat untuk Business kami.”

Transformasi dimulai dengan dokumen persyaratan, yang menetapkan kebutuhan fungsional dan teknis Business. Akhirnya tim menyaring tiga Solusi manajemen kerja. “Tim pengembangan perangkat lunak kami sudah menggunakan Jira, jadi kami ingin mengevaluasi apakah Jira dapat memenuhi persyaratan kami untuk bisnis yang tangkas,” jelas Jayati. “Kami juga memiliki pengalaman dengan alat manajemen kerja lain, serta ingin melihat cara kerja Asana.

“Meskipun awalnya tidak dikenal, pada akhirnya yang membuat Asana berbeda adalah antarmuka penggunanya - sangat mudah digunakan sehingga siapa pun dapat mencoba alat ini dan memahaminya .”

“Asana dan Agile berjalan beriringan”

Mulai dari konten hingga kreatif, pembuatan permintaan hingga portal e-commerce, kampanye, dan lainnya, hampir semua tim pemasaran Quadient di seluruh dunia menggunakan Asana. “Kami berencana menyelaraskan cara kerja kami dan Asana telah mengoperasionalkan transformasi Agile kami,” kata Jayati. 

Peningkatan kinerja dan efisiensi

Operasi pemasaran Quadient ramping, tim bekerja dalam sprint, dan penyerahan dilakukan secara rutin. Menurut Indeks Anatomi Kerja, meningkatkan proses dapat menghemat 257 jam per tahun.

“Sebagai bagian dari metodologi Agile kami, kami memperkirakan skala tugas menggunakan ukuran kaus - seperti kecil, sedang, dan besar. Di Asana, kami telah mengatur Aturan untuk secara otomatis mencerminkan ukuran ini saat mengalokasikan bobot tugas,” kata Jayati. “Formulir adalah fitur lain yang disukai seluruh tim karena fitur ini menyimpan permintaan di satu tempat sehingga lebih mudah untuk ditinjau - kami bahkan menggunakan iframe agar orang yang tidak memiliki akses ke Asana dapat mengirimkan permintaan.”

Berfokus pada fleksibilitas dan kolaborasi

Semua tim pemasaran memiliki visibilitas yang lebih besar terhadap semua pekerjaan yang sedang berlangsung. Ini memungkinkan komunikasi mengalir secara alami pada skala global, alih-alih mengharuskan orang untuk mengirim pembaruan secara terpisah, yang menurut Indeks Anatomi Kerja dapat mengalihkan perhatian dan 'membebani' sepertiga pekerja.

“Integrasi Asana dengan Jira memungkinkan kami untuk melakukan onboarding tim pengembangan perangkat lunak dan mereka yang bekerja sama erat dengan tim tersebut - termasuk tim web dan portal - karena mereka dapat terus berkolaborasi dengan cara yang sama seperti sebelumnya,” kata Jayati. “Antarmuka Asana juga mencakup dasbor yang jelas yang memudahkan pembuatan laporan. Seiring waktu, kami telah mendorong tim untuk memodifikasi laporan standar yang kami buat berdasarkan Alur Kerja mereka.”

Mendedikasikan lebih banyak waktu untuk strategi

Pada saat Indeks Anatomi Kerja menunjukkan tren berkurangnya waktu yang dihabiskan untuk strategi - 9% pada 2022 vs. 14% pada 2021 - Quadient telah menggunakan Agile untuk mengurangi kebutuhan akan 'kerja tentang kerja'. Rapat kini diperuntukkan untuk mengambil keputusan spesifik atau memberikan hasil spesifik.

“Kecuali konferensi pengguna tahunan kami, proyek kami mencerminkan tugas harian kami, jadi disiapkan seperti Papan Kanban. Ini membantu kami mengelola beban kerja dan membagikan ide-ide sukses untuk perbaikan di seluruh tim dan wilayah,” kata Jayati. “Visibilitas adalah kunci dalam Agile dan Asana telah membantu kami mengatasi keraguan apa pun dalam Business untuk bersikap begitu terbuka. Tanpa transparansi penuh, tim kami tidak dapat memanfaatkan sepenuhnya fitur dalam alat ini - seperti melakukan multi-home, yang menghubungkan tugas di berbagai Papan proyek.” 

Kesatuan. Stabilitas. Efisiensi.

Asana telah berhasil menciptakan kesatuan dalam pemasaran Quadient dan memungkinkan mereka untuk memimpin dalam penerapan metodologi Agile. Asana telah menciptakan lingkungan kerja yang stabil yang memungkinkan fungsi tersebut menjalankan nilai-nilai perusahaan EPIC setiap hari. Dan, fungsi yang terhubung, seperti tim web dan portal, sudah mulai mengetahui manfaat yang dapat mereka rasakan dengan mengadopsi cara kerja baru yang modern.