Untuk memastikan semua acara ini sukses dan konsisten dengan merek perusahaan, Dawn Jensen, Manajer Senior Pemasaran Program Global, dan Sydney Leopold, Manajer Acara Global, bekerja sama untuk membuat segalanya, mulai dari halaman pendaftaran acara hingga desain stan pameran dagang hingga hadiah bagi peserta—dan segala sesuatu di antara keduanya.

Tim Pemasaran Korporat mendukung lebih dari 1.000 acara setiap tahun, mulai dari pameran dagang besar hingga webinar pembuatan permintaan. Dengan Asana, kami telah mengurangi SLA penyampaian untuk permintaan acara sebesar 70%.

Dawn Jensen, Manajer Senior Pemasaran Program Global

Membuat semua aset pemasaran dan desain untuk mendukung acara ini bukanlah hal yang mudah—tim pemasaran korporat memenuhi lebih dari 22.000 permintaan dalam setahun. Dan mencoba terus melacak semua permintaan acara ini melalui email tidak berhasil. Tidak ada yang dapat melihat progres pekerjaan, permintaan baru luput, dan sulit untuk memastikan konsistensi merek dan kualitas di seluruh acara dan wilayah—salah satu tanggung jawab utama tim.

Menemukan alat yang tepat untuk menskalakan dan menyederhanakan pekerjaan

Ketika Dawn bergabung dengan Sophos, tim pemasaran korporat sudah mengevaluasi solusi manajemen kerja. Mereka mencari solusi yang intuitif, mudah digunakan, dan fleksibel sehingga mereka dapat mengelola segalanya, mulai dari pembaruan brosur hingga Alur Kerja yang kompleks untuk konferensi penjualan dan konferensi mitra mereka.

Sophos memilih Asana karena paling cocok untuk kebutuhan dan Alur Kerja tim mereka. Asana fleksibel dan mudah disesuaikan seiring perkembangan mereka, rekan tim dapat melihat pekerjaan dalam berbagai tampilan untuk konteks yang berbeda, dan tim tertarik dengan UI-nya yang intuitif dan canggih.

Menyelesaikan 1.600+ permintaan per kuartal

Bekerja sama dengan tim Kesuksesan Pelanggan Asana, Dawn mengembangkan kesepakatan sehingga semua orang mengikuti proses yang sama untuk mengirimkan, memilah, dan mengeksekusi permintaan. Hal ini memungkinkan tim pemasaran korporat untuk menstandarkan Alur Kerja mereka sehingga langkah-langkah penting tidak terlewatkan.

Dengan Asana, kami dapat menyelesaikan 6.400 permintaan desain dan acara terkait web pada tahun 2018, peningkatan kapasitas sebesar 50% dengan peningkatan jumlah pegawai hanya 5%.

Dawn Jensen, Manajer Senior Pemasaran Program Global

Setelah Pemasaran Korporat mengelola pekerjaan mereka di Asana, mereka dapat memberikan pembaruan real-time kepada rekan tim pemasaran lapangan mereka. “Saya akan menunjukkan permintaan mereka kepada manajer acara di Asana, dan mereka dapat melihat semua komentar, kronologi apa yang terjadi dan kapan, siapa yang merancangnya, siapa yang meninjaunya—semuanya,” kata Dawn. “Dan reaksi mereka biasanya adalah, 'Ya ampun, ini yang terbaik. Bagaimana saya mendapatkan akses ke ini?'” Ini menghemat ratusan jam bagi tim Dawn yang biasanya mereka habiskan untuk mengambil laporan, menjawab panggilan telepon, menanggapi email, dan menghadiri rapat pembaruan status.

Proses yang lebih baik, keselarasan yang lebih baik, acara yang lebih baik

Dawn dan timnya sekarang memiliki proyek “Kotak Masuk Permintaan” yang dikelola 16 jam sehari, enam hari seminggu (oleh rekan tim yang tersebar di tiga zona waktu) sehingga tidak ada permintaan acara yang luput. Dengan semua pekerjaan terpusat di Asana, semua orang dapat melihat hal yang sedang dikerjakan tim, status setiap permintaan perorangan, dan kapan permintaan tersebut akan selesai.

Sekarang setelah tim pemasaran korporat dan mitra lintas fungsi mereka mengelola pekerjaan acara mereka di Asana, mereka dapat mendukung lebih banyak acara, memastikan konsistensi merek, dan memberikan pengalaman yang menarik bagi mitra dan pelanggan di 119 negara yang mereka layani.