Pada waktu tertentu, Tea memiliki lusinan proyek besar yang berjalan secara bersamaan dengan banyak pemangku kepentingan. Bagian TI perusahaan, yang dipimpin oleh Chief Information Officer Andrea Cobelli, bertanggung jawab untuk membangun dan memelihara sistem yang diperlukan untuk mendukung proyek-proyek tersebut. Bagiannya yang terdiri dari 17 orang bertanggung jawab atas pengembangan aplikasi dan sistem, pemeliharaan, integrasi antaraplikasi, dan pengelolaan proyek TI.

Bagian ini menghadapi beberapa tantangan. Dengan kurangnya sistem informasi terpusat dan ketergantungan yang berlebihan pada email dan spreadsheet, mereka kesulitan mengelola sumber daya manusia dan keuangan.

Kami mengandalkan email, transfer file manual, dan terlalu banyak spreadsheet. Sulit menemukan hal yang kami butuhkan. Orang-orang merasa sulit untuk tetap fokus pada topik dalam rangkaian email, yang berarti kami memiliki visibilitas yang lebih rendah dan hal-hal sering terlewatkan atau terlupakan.

Alessandro Lupi, Kepala Staf, Kantor Aplikasi TI, Tea s.p.a.

Bagian ini membutuhkan solusi untuk masalah manajemen sumber dayanya. Anggota tim secara rutin bekerja lebih lama tetapi tidak pernah benar-benar mencapai hasil yang diharapkan. Selain itu, Alessandro mengidentifikasi beberapa tantangan lain:

• Kurangnya akuntabilitas menyebabkan penundaan dan peluang terlewatkan.

• Kurangnya visibilitas menyulitkan untuk membuat keputusan matang.

• Informasi penting terkadang hilang.

• Komunikasi dengan pemangku kepentingan internal dan eksternal tidak terkoordinasi.

Bagian tersebut membutuhkan solusi manajemen proyek untuk membantu menyederhanakan operasi, meningkatkan efisiensi, dan berkomunikasi secara efektif dengan pemangku kepentingan—dan waktu adalah faktor penting.

Mengidentifikasi Solusi manajemen kerja yang tepat

Salah satu tantangan terbesar bagi tenaga kerja modern adalah meningkatnya volume 'kerja tentang kerja'. Ini mencakup tugas-tugas seperti komunikasi dan tindak lanjut, pencarian informasi, gonta-ganti alat, pengelolaan prioritas, dan pelacakan status pekerjaan. Indeks Anatomi Kerja menemukan bahwa tugas-tugas koordinasi ini menghabiskan sekitar 60% dari waktu rata-rata pekerja informasi, sementara hanya 26% dari waktu mereka dihabiskan untuk tugas-tugas yang menjadi tugas mereka.

Bagi Tea, inefisiensi seperti ini memengaruhi kemampuan tim untuk memenuhi tujuan mereka. Ini adalah salah satu pendorong utama di balik pemilihan Asana sebagai alat manajemen kerja baru perusahaan. Untuk meminimalkan inefisiensi, Bagian TI di Tea membutuhkan solusi yang memenuhi lima kriteria penting:

1. Mengganti sistem dan proses lama yang berbeda.

2. Memungkinkan bagian untuk mengembangkan dan mempertahankan proses dan kemampuan yang dinamis.

3. Menyediakan alat visualisasi waktu (khususnya Bagan Gantt) untuk mendukung manajemen proyek.

4. Meningkatkan manajemen waktu dan sumber daya di seluruh bagian dan portofolio proyek.

5. Meningkatkan kolaborasi antaranggota tim dan pemangku kepentingan internal dan eksternal.

Selain kebutuhan ini, Alessandro memiliki dua faktor pendorong utama untuk mengevaluasi solusi potensial: biaya dan waktu penyebaran. Solusi ideal akan memenuhi masing-masing dari lima kriteria penting bagian sembari tetap sesuai anggaran dan mendukung jadwal penyelesaian yang cepat.

Tim proyek mengambil pendekatan greenfield untuk evaluasi mereka, mencari solusi ideal secara luas dan menyeluruh. Setelah meninjau beberapa alat terbaik di pasar, mereka terkesan dengan respons cepat Asana terhadap pertanyaan mereka dan mulai mengevaluasi alat ini secara lebih mendalam. 

Luisa, anggota Bagian TI, telah menggunakan Asana di organisasi sebelumnya. Setelah melihat cara kerjanya, dia menyadari betapa mudahnya Asana digunakan oleh tim. Ini mendukung mereka untuk bekerja dengan cara yang mereka sukai sambil memanfaatkan peningkatan efisiensi yang signifikan. Singkatnya, Asana mendorong proyek untuk bergerak maju alih-alih menghambatnya seperti sistem statis lama. Luisa menjelaskan:

Saya pernah menggunakan Asana di perusahaan sebelumnya, dan saya telah melihat betapa lancarnya proyek dapat berjalan berkat Asana. Orang-orang jauh lebih terlibat dalam proyek karena mereka mendapatkan pemicu dan pengingat tentang hal yang harus dilakukan. Asana sangat mudah digunakan, dan orang tidak perlu mengingat setiap detail. Setelah mulai menggunakan Asana, Anda ingin lebih sering menggunakannya.

Luisa Fiorini,  Manajer Proyek SAP, Tea s.p.a.

Menerapkan dan mendorong penggunaan Asana

Tim proyek memulai peluncuran Asana dalam skala kecil. Bagian TI memulai terlebih dahulu, dimulai dengan tim pengembangan aplikasi. Mereka menerapkan Asana untuk melihat bagaimana Asana dapat dibentuk untuk melengkapi dan meningkatkan alur kerja dan proses yang ada, yang mengandalkan kombinasi email dan spreadsheet statis.

Setelah implementasi yang sukses, tim proyek meluncurkan Asana di seluruh bagian TI. Dari sana, tim proyek mengembangkan rencana bertahap untuk meluncurkan Asana ke seluruh bisnis, dimulai dengan semua bagian dan tim internal, diikuti oleh pemasok, dan terakhir, semua mitra bisnis eksternal.

Kami dapat merancang sesi pelatihan kami dengan mudah karena Asana sangat intuitif. Semua orang memahaminya dengan mudah, dan penggunaan di antara tim lain sangat mulus.

Alessandro Lupi, Kepala Staf, Kantor Aplikasi TI, Tea s.p.a.

Alessandro menyoroti fleksibilitas sebagai manfaat utama, dengan mengungkapkan bahwa pembuatan proyek untuk mendukung berbagai gaya kerja telah membuat Asana mudah diadopsi dan digunakan dengan cepat oleh tim. Struktur hierarkis solusi ini memudahkan pengelolaan tim, proyek, dan tugas sekaligus memungkinkan kolaborasi lintas fungsi yang mudah antara pemangku kepentingan internal dan eksternal.

Cara Tea menggunakan Asana untuk meningkatkan kecepatan dan efisiensi proyek

Tea telah menyaksikan tingkat penggunaan yang sangat tinggi di antara pengguna awal Asana. Semua orang yang telah bergabung—secara internal dan eksternal—senang bekerja dengan Asana dan menghargai cara Asana memungkinkan proyek berjalan lebih lancar. Tim proyek menggunakan Asana untuk menentukan, merencanakan, dan menyusun proyek, yang menghasilkan peningkatan efisiensi proyek yang signifikan, termasuk:

• Mengurangi waktu untuk menjawab permintaan proyek sebesar 1 jam.

• Mempercepat implementasi proyek sebesar 30%.

Asana juga membantu Tea meningkatkan kolaborasi lintas fungsi, menyediakan kanal yang cepat dan sederhana untuk komunikasi antara pemangku kepentingan internal dan eksternal. Dengan meningkatkan pengumpulan, penyebaran, dan visibilitas informasi, Asana membantu Tea memastikan pelaksanaan yang konsisten di semua proyek dan memberdayakan pengguna individu untuk mengelola beban kerja mereka secara lebih efektif.

Dengan meminta Asana memberi tahu orang-orang saat ada hal yang perlu dikerjakan, kami telah mengubah perspektif tentang cara menjalankan proyek. Alih-alih kami harus memicu tindakan penting dalam proyek, sekarang Asana memicu kami. Kami dapat menjadi jauh lebih proaktif alih-alih terus bereaksi terhadap berbagai hal.

Alessandro Lupi, Kepala Staf, Kantor Aplikasi TI, Tea s.p.a.

Manfaat kolaborasi dan efisiensi ini adalah puncak dari adopsi pengguna yang kuat dari Tea dan penggunaan fitur, integrasi, serta alat individu Asana. Asana telah memungkinkan Tea untuk:

• Hemat waktu dan cegah kehilangan data yang tidak disengaja dengan mentransfer informasi ke Asana langsung dari email menggunakan plugin Gmail.

• Memastikan konsistensi dan menghilangkan komunikasi bolak-balik yang memakan waktu dengan menggunakan Formulir dan Bidang Kustom untuk menstandarkan pembuatan proyek dan tugas.

• Menyederhanakan tugas dan Alur Kerja dengan menggunakan fitur Aturan Asana untuk otomatis memberikan tugas ke anggota tim, memindahkan tugas di antara proyek, dan memungkinkan proyek untuk berinteraksi.

• Membuat laporan dan Dasbor kustom untuk melacak KPI serta memberi manajer dan pemimpin gambaran instan di seluruh proyek dan portofolio organisasi.

• Visualisasi metrik untuk profitabilitas proyek dan program, mengidentifikasi bagian mana yang berisiko dan mana yang membutuhkan analisis taktis

• Ukur IKU dan SLA pemasok untuk melaporkan progres

Mewujudkan manfaat 'nyata' di dunia nyata

Baru-baru ini, tim TI di Tea melakukan proyek pengembangan besar untuk membantu perusahaan mempertahankan kepatuhan terhadap undang-undang kualitas air Italia. Mereka perlu membangun struktur untuk pengumpulan dan pemantauan data kualitas air serta mengatur data sehingga dapat dengan mudah dianalisis dan diekstrak untuk memenuhi persyaratan kepatuhan.

Sekitar 50 orang terlibat, dengan 15 pemangku kepentingan utama dari Tea dan pemasok eksternalnya terdaftar di Asana. Saat ini sedang mengerjakan tahap kedua dari proyek tiga tahap, tim telah mendapatkan manfaat dari solusi tersebut.

Tim proyek mencatat peran Asana dalam meningkatkan komunikasi antara pemangku kepentingan internal dan eksternal. Secara khusus, kombinasi Formulir dan Bidang Kustom memudahkan untuk memastikan semua informasi yang diperlukan dikumpulkan dan tersedia bagi pemangku kepentingan yang relevan.

Melalui ini dan fungsi utama lainnya, Asana telah memungkinkan Tea untuk mempercepat implementasi proyek sebesar 30% dan memberikan manajemen proyek yang lebih berkualitas dibandingkan sistem manual sebelumnya.

Asana menciptakan visibilitas bagi kami dan pemasok kami, tetapi juga meningkatkan kualitas pengumpulan data dan manajemen proyek. Kemudahan penggunaannya memang luar biasa, tetapi itu bukan satu-satunya metrik yang kami minati. Asana telah membantu kami menjalankan proyek yang lebih efisien dan lebih efektif.

Andrea Manganaro, Manajer Proyek TI, Tea s.p.a.

Apa hal selanjutnya untuk Tea?

Sejauh ini, tim telah memperkenalkan Asana kepada individu yang terlibat dalam proyek spesifik. Setelah melihat nilai yang dihadirkan Asana untuk kolaborasi lintas fungsi, keselarasan, dan visibilitas, mereka sekarang akan berfokus untuk meluncurkan solusi ini ke seluruh organisasi.

Mulai sekarang, tim akan mulai mendaftarkan pengguna dari area lain dalam bisnis, terlepas dari apakah mereka terlibat dalam proyek TI. Alessandro dan timnya sangat yakin Asana dapat membantu tim di seluruh perusahaan mewujudkan banyak manfaat yang sama dengan yang sudah dinikmati bagian TI.