All'inizio, Hudl si affidava a un team di project manager a tempo pieno per la classificazione e l'assegnazione del personale ai progetti di marketing e sviluppo web, come campagne email, materiali per eventi e nuove landing page. Il team gestiva questo lavoro attraverso un mix frammentato di fogli di calcolo, strumenti di project management obsoleti e l'intranet aziendale. Questo processo rendeva la pianificazione delle risorse dispendiosa in termini di tempo e offriva ai membri del team poca visibilità sul proprio carico di lavoro e sulle proprie priorità.

Con l’aumento del numero di progetti del team, i problemi di comunicazione e di gestione delle aspettative sono diventati più frequenti. Non avevano un modo semplice per coordinare e monitorare ogni attività e non avevano una panoramica chiara dei progetti in corso nel loro Reparto. Di conseguenza, il team ha iniziato a cercare uno strumento di gestione del lavoro che offrisse a tutti maggiore visibilità, controllo e responsabilità sul proprio lavoro.

Trovare la soluzione giusta

Essendo rimasto deluso dai software di gestione dei progetti in passato, il team ha concentrato la ricerca su tre criteri principali:

• Soluzione unica: la soluzione doveva fornire un'unica fonte di riferimento per consentire ai professionisti del marketing di visualizzare tutte le loro priorità e attività in tutti i progetti e i mercati sportivi.

• Visibilità in tempo reale sull'utilizzo delle risorse del team: la soluzione doveva anche consentire ai project manager di visualizzare facilmente la disponibilità del team in tempo reale, in modo da poter prendere decisioni più ponderate sull'assegnazione del personale.

• Resoconti sullo stato di avanzamento: infine, la soluzione doveva consentire ai manager di misurare ciò che era stato consegnato durante un determinato sprint e dove i team erano bloccati o in ritardo rispetto alla scadenza.

Il team sapeva di aver trovato qualcosa di interessante quando si è imbattuto nella piattaforma potente e facile da usare di Asana.

È stato così facile personalizzare Asana che non abbiamo nemmeno dovuto modificare troppo i nostri processi. Abbiamo notato subito i vantaggi offerti da un’unica fonte di riferimento solida per l’assegnazione delle risorse e la gestione dei progetti.

Eric Brouillette, Brand design Senior Manager

Funzionalità come Gestione delle risorse e dipendenze tra attività erano perfette per offrire ai collaboratori una maggiore visibilità sui loro flussi di lavoro, mentre funzionalità come la creazione di approvazioni e il monitoraggio delle attività in progetti diversi avrebbero consentito loro di trasferire senza problemi il lavoro al momento giusto, alla persona giusta. Con Asana, Hudl ha avuto un assaggio di un modo migliore di lavorare, in cui rispondere alle mutevoli esigenze e priorità aziendali era facile come trascinare e rilasciare le attività su una nuova bacheca o assegnarle a un nuovo collaboratore.

Scrivere la strategia per il successo

Una volta presa la decisione, Hudl ha collaborato con il team per il Successo dei clienti di Asana per sviluppare piani di implementazione di 30, 60 e 90 giorni per il lancio a livello di reparto, inclusi obiettivi di alto livello per ogni fase del processo. Alcuni di questi obiettivi includevano l'allineamento alle nuove convenzioni di gestione dei progetti per rendere la transizione ad Asana il più agevole possibile. Il responsabile del successo dei clienti di Asana ha aiutato il team di marketing di Hudl a orientarsi in questo processo, in modo che potesse gestire con sicurezza i cambiamenti per il resto del team.

Il team per il Successo dei clienti di Asana è stato preziosissimo per il nostro processo di implementazione. Ha dedicato tutto il tempo necessario per comprendere la nostra azienda e poi ci ha mostrato come creare dei pratici flussi di lavoro e processi per ottenere il massimo da Asana. Non ce l'avremmo fatta senza il suo aiuto.

Layne Anderson, Agile Marketing Lead

Da lì, tutti si sono messi all’opera per iniziare a costruire i nuovi flussi di lavoro di Hudl su Asana. Hanno iniziato lentamente, prima testando i processi per la ricezione del lavoro e gli sprint web su Asana per capire come avrebbero funzionato i flussi di lavoro end-to-end, quindi codificandoli con Regole e Modelli. Questo approccio “impara facendo” si è rivelato prezioso per l’adozione da parte del team e ha anche dato ai membri l’opportunità di testare e implementare nuove funzionalità e aggiornamenti.

Un successo per la produttività

Oggi, Hudl gestisce tutto il lavoro di marketing e creativo, inclusi i relativi progetti di sviluppo web e sprint, su Asana. La usano per gestire tutto, dalla pianificazione delle campagne alla creazione di nuove landing page, e hanno riscontrato notevoli aumenti di produttività in tutto il team di marketing.

Prima di Asana, non avevamo un metodo per monitorare tutte le attività interfunzionali comuni a più progetti. Ora possiamo vedere tutto a un livello più dettagliato e le nostre responsabilità riguardo gli sprint sono molto più chiare.

Bart Johnston, Senior Manager di sviluppo web

Laddove prima la collaborazione interfunzionale era disordinata, Asana l'ha resa chiara e prevedibile.

• Ora il team può vedere come il lavoro è collegato e quando le risorse sono pronte per il passaggio di consegne con la cronologia e le dipendenze.

• Hanno integrato cicli di feedback e revisione per più stakeholder nel flusso di lavoro del progetto con le approvazioni.

• Sono in grado di definire l'ambito dei progetti e gestire il proprio tempo più facilmente con le sottoattività e i campi personalizzati per l'impegno. E quando i progetti sono completati e pronti per il controllo qualità, utilizzano i modelli per assicurarsi di aver fatto tutto quello che serve.

Inoltre, il team è in grado di monitorare meglio gli sprint e raccogliere dati sul completamento dei commit con i portfolio, in modo da poter perfezionare la pianificazione e ottimizzare gli sprint futuri. E quando i membri del team iniziano a sentirsi a corto di tempo, ora possono facilmente rivalutare la capacità del team e riassegnare il lavoro con la Gestione delle risorse prima che qualcuno vada in burn-out.

Verso un futuro più sicuro e collaborativo

Oltre a una maggiore produttività, uno dei maggiori vantaggi derivanti dall'utilizzo di Asana è stato l'aumento dei livelli di fiducia e coinvolgimento del team. I carichi di lavoro sono più equilibrati, i membri del team si sentono autorizzati a modificare le richieste di lavoro aggiuntive quando hanno altre priorità su cui concentrarsi e la maggiore visibilità ha aperto canali completamente nuovi per la comunicazione e l'empatia all'interno del team.

Mentre Hudl continua a dominare il mondo delle prestazioni sportive, è entusiasta di continuare a sfruttare questo nuovo coinvolgimento. Che si tratti di utilizzare Asana per collegare i singoli progetti agli obiettivi a livello aziendale o di monitorare lo sviluppo personale e gli OKR individuali, sanno che Asana è lo strumento giusto per il loro team di campioni.