In qualsiasi momento, Tea ha dozzine di grandi progetti in corso contemporaneamente con molti stakeholder. Il reparto IT dell’azienda, diretto dal Chief Information Officer Andrea Cobelli, è responsabile della creazione e della manutenzione dei sistemi necessari per supportare tali progetti. Il suo reparto di 17 persone è responsabile dello sviluppo di applicazioni e sistemi, della manutenzione, dell'integrazione tra le applicazioni e della gestione dei progetti IT.

Il reparto ha affrontato diverse sfide. Tra la mancanza di sistemi informativi centralizzati e l'eccessivo affidamento su e-mail e fogli di calcolo, avevano difficoltà a gestire le risorse umane e finanziarie.

Ci affidavamo a email, trasferimenti manuali di file e un numero eccessivo di fogli di calcolo. Era difficile trovare quello di cui avevamo bisogno. Le persone avevano difficoltà a rimanere in tema negli scambi di email, il che significava che avevamo ancora meno visibilità e spesso le cose venivano trascurate o dimenticate.

Alessandro Lupi, Capo del personale, Ufficio applicazioni IT, Tea S.p.A.

Il reparto aveva bisogno di una soluzione al suo problema di gestione delle risorse. I membri del team di solito lavoravano per molte ore, ma non riuscivano mai a raggiungere i risultati richiesti. Inoltre, Alessandro ha identificato diverse altre sfide:

• La mancanza di responsabilità ha portato a ritardi e alla perdita di opportunità.

• La mancanza di visibilità rendeva difficile prendere decisioni informate.

• A volte le informazioni fondamentali andavano perse.

• La comunicazione con gli stakeholder interni ed esterni era scoordinata.

Il reparto aveva bisogno di una soluzione di gestione dei progetti che lo aiutasse a semplificare le operazioni, migliorare l'efficienza e comunicare in modo efficace con gli stakeholder, e il tempo era un fattore critico.

Identificare la giusta soluzione di gestione del lavoro

Tra le maggiori sfide per la forza lavoro moderna c'è il crescente volume di "lavoro superfluo". Ciò include attività come la comunicazione e il follow-up, la ricerca di informazioni, il passaggio da uno strumento all'altro, la gestione delle priorità e il monitoraggio dello stato del lavoro. L'Indice dell'anatomia del lavoro ha rilevato che queste attività di coordinamento consumano circa il 60% del tempo di un operatore della conoscenza medio, mentre solo il 26% del suo tempo è dedicato alle attività per cui è stato assunto.

Per Tea, inefficienze come queste hanno influito sulla capacità dei team di raggiungere i propri obiettivi. Questo è stato uno dei fattori chiave che ha portato alla scelta di Asana come nuovo strumento di gestione del lavoro dell'azienda. Per ridurre al minimo le inefficienze, il reparto IT di Tea aveva bisogno di una soluzione che soddisfacesse cinque criteri essenziali:

1. Sostituire i sistemi e i processi legacy disparati.

2. Consentire al reparto di sviluppare e mantenere processi e funzionalità dinamici.

3. Fornire strumenti di visualizzazione del tempo (in particolare diagrammi di Gantt) per supportare la gestione dei progetti.

4. Migliorare la gestione del tempo e delle risorse in tutto il reparto e nel portfolio di progetti.

5. Migliorare la collaborazione tra i membri del team e gli stakeholder interni ed esterni.

Oltre a queste esigenze, Alessandro aveva due fattori principali per valutare le potenziali soluzioni: il costo e il tempo di distribuzione. La soluzione ideale avrebbe dovuto soddisfare ciascuno dei cinque criteri essenziali del reparto, rientrando al contempo nel budget e consentendo una rapida tempistica di consegna.

Il team del progetto ha adottato un approccio greenfield alla valutazione, cercando in lungo e in largo la soluzione ideale. Dopo aver esaminato alcuni dei migliori strumenti sul mercato, sono rimasti colpiti dalla rapidità con cui Asana ha risposto alle loro domande e hanno iniziato a valutare lo strumento in modo più approfondito. 

Luisa, un membro del reparto IT, aveva utilizzato Asana in una precedente organizzazione. Dopo averla vista in azione, ha notato quanto i team avessero trovato Asana facile da adottare. Li ha aiutati a lavorare nel modo che preferivano, beneficiando al contempo di un significativo aumento dell'efficienza. In breve, ha fatto avanzare i progetti invece di rallentarli come facevano i sistemi statici precedenti. Luisa spiega:

Avevo già utilizzato Asana in una precedente azienda e avevo visto come consentisse ai progetti di procedere senza intoppi. Le persone sono molto più coinvolte nei progetti perché ricevono notifiche e promemoria su ciò che devono fare. È così semplice da usare e non richiede che le persone ricordino ogni dettaglio. Una volta che inizi a usare Asana, vuoi usarla di più.

Luisa Fiorini, Project manager SAP, Tea S.p.A.

Implementare e promuovere l'adozione di Asana

Il team di progetto ha avviato l'implementazione di Asana su piccola scala. Il reparto IT ha iniziato per primo, partendo dal team di sviluppo delle applicazioni. Ha implementato Asana per vedere come potesse essere modellata per integrare e migliorare i flussi di lavoro e i processi esistenti, che si basavano su una combinazione di email e fogli di calcolo statici.

Dopo un'implementazione di successo, il team di progetto ha implementato Asana in tutto il reparto IT. Da lì, il team di progetto ha sviluppato un piano graduale per introdurre Asana nel resto dell'azienda, iniziando da tutti i reparti e i team interni, seguiti dai fornitori e, infine, da tutti i partner commerciali esterni.

È stato facile per noi progettare le nostre sessioni di formazione perché Asana è estremamente intuitiva. Tutti l'hanno capita facilmente e l'adozione tra gli altri team è stata molto semplice.

Alessandro Lupi, Capo del personale, Ufficio applicazioni IT, Tea S.p.A.

Alessandro sottolinea la flessibilità come un grande vantaggio, osservando che la creazione di progetti per supportare più stili di lavoro ha reso Asana facile da adottare e utilizzare rapidamente da parte dei team. La struttura gerarchica della soluzione semplifica l'organizzazione di team, progetti e attività, consentendo al contempo una facile collaborazione incrociata tra gli stakeholder interni ed esterni.

Come Tea utilizza Asana per aumentare la velocità e l'efficienza dei progetti

Tea ha registrato livelli di adozione estremamente elevati tra i primi utenti di Asana. Tutti coloro che hanno adottato Asana, sia internamente che esternamente, amano lavorare con Asana e apprezzano il modo in cui consente ai progetti di procedere più agevolmente. Il team di progetto utilizza Asana per definire, pianificare e strutturare i progetti, con conseguenti miglioramenti significativi nell'efficienza dei progetti, tra cui:

• Riduzione di 1 ora del tempo di risposta alle richieste di progetto.

• Accelerare del 30% l'implementazione dei progetti.

Asana aiuta inoltre Tea a migliorare la collaborazione interfunzionale, fornendo un canale veloce e semplice per la comunicazione tra gli stakeholder interni ed esterni. Migliorando la raccolta, la diffusione e la visibilità delle informazioni, Asana aiuta Tea a garantire un'esecuzione coerente in tutti i progetti e consente ai singoli utenti di gestire il proprio carico di lavoro in modo più efficace.

Grazie alle notifiche di Asana che avvisano le persone quando qualcosa deve essere fatto, abbiamo cambiato prospettiva su come gestire i progetti. Anziché dover attivare noi azioni importanti all'interno di un progetto, ora è Asana ad attivare noi. Siamo in grado di essere molto più proattivi invece di reagire costantemente alle cose.

Alessandro Lupi, Capo del personale, Ufficio applicazioni IT, Tea S.p.A.

Questi vantaggi in termini di collaborazione ed efficienza sono il risultato della forte adozione da parte degli utenti di Tea e dell’utilizzo delle singole funzionalità, integrazioni e strumenti di Asana. Asana ha consentito a Tea di:

• Risparmiare tempo ed evitare la perdita accidentale di dati trasferendo le informazioni su Asana direttamente dalle email utilizzando il plugin di Gmail.

• Garantire la coerenza ed eliminare le lunghe comunicazioni avanti e indietro utilizzando i moduli e i campi personalizzati per standardizzare la creazione di progetti e attività.

• Semplificare le attività e i flussi di lavoro utilizzando la funzionalità Regole di Asana per assegnare automaticamente le attività ai membri del team, spostare le attività tra i progetti e consentire ai progetti di interagire.

• Creare resoconti e Dashboard personalizzati per monitorare i KPI e fornire a manager e leader una panoramica immediata dell’ampia gamma di progetti e portfolio dell’organizzazione.

• Visualizzare le metriche relative alla redditività di progetti e programmi, identificando quali reparti sono a rischio e quali necessitano di un'analisi tattica

• Misurare i KPI e gli SLA dei fornitori per creare resoconti sull'avanzamento

Realizzare benefici “concreti” nel mondo reale

Recentemente, il team IT di Tea ha intrapreso un grande progetto di sviluppo per aiutare l'azienda a mantenere la conformità con la legislazione italiana sulla qualità dell'acqua. Doveva creare la struttura per la raccolta e il monitoraggio dei dati sulla qualità dell'acqua e organizzare i dati in modo che potessero essere facilmente analizzati ed estratti per soddisfare i requisiti di conformità.

Sono coinvolte circa 50 persone, con 15 stakeholder chiave di Tea e del suo fornitore esterno iscritti su Asana. Attualmente impegnato nella seconda fase del progetto in tre fasi, il team ha già tratto vantaggio dalla soluzione.

Il team di progetto ha notato il ruolo di Asana nel migliorare la comunicazione tra gli stakeholder interni ed esterni. In particolare, la combinazione di moduli e campi personalizzati consente di garantire facilmente che tutte le informazioni necessarie vengano raccolte e rese disponibili agli stakeholder interessati.

Grazie a questa e ad altre funzioni chiave, Asana ha consentito a Tea di accelerare l'implementazione dei progetti di un incredibile 30% e di offrire una gestione dei progetti di qualità superiore rispetto ai precedenti sistemi manuali.

Asana offre visibilità a noi e ai nostri fornitori, ma migliora anche la qualità della raccolta dati e della gestione dei progetti. È facile da usare, ma questo non è l'unico aspetto che ci interessa. Asana ci ha aiutato a gestire i progetti in maniera più efficiente ed efficace.

Andrea Manganaro, project manager IT, Tea S.p.A.

Qual è il futuro di Tea?

Finora, il team ha implementato Asana per le persone coinvolte in progetti specifici. Dopo aver constatato il valore che Asana apporta alla collaborazione interfunzionale, all'allineamento e alla visibilità, ora si concentreranno sull'estensione della soluzione a tutta l'organizzazione.

A partire da subito, il team inizierà a coinvolgere utenti di altre aree dell'azienda, indipendentemente dal fatto che siano coinvolti in progetti IT. Alessandro e il suo team credono fermamente che Asana possa aiutare i team di tutta l'azienda a ottenere molti degli stessi vantaggi di cui gode già il reparto IT.