マーケティングオペレーションマネージャーの Victoria Sanches とシニアマーケティングオペレーションマネージャーの Liz Dean は、2019年にCityFibreに入社しました。Victoria はコーポレートマーケティングおよびコミュニケーションチームに、Liz はコンシューマーチームに所属しています。 この 2 チームが対応するオーディエンスは、社内外にまたがり、住民、不動産開発業者、市の主要なステークホルダー、建設パートナーなど多岐にわたります。

CityFibre の急成長を維持し、さまざまなオーディエンスに最適なサービスを提供するために必要な情報にチームが確実にアクセスできるようにするために、両方のマーケティングチームはコラボレーションを簡素化するワークフロー管理ツールを必要としていました。

Asana を使うことで、私たちはプロジェクトやタスクの最新情報に基づき業務を行っていて、全員が目標達成に向け一丸となって取り組んでいることを確信できるようになりました。

Liz Dean、CityFibre、シニアマーケティングオペレーションマネージャー

成功のための合理化

Liz と Victoria の両者の役割の主な要素は、プロセスとプラットフォームを最適化し、新しい知見を求め、アプローチを適応させることで、マーケティングチームの働き方を合理化することです。

Victoria 氏は過去にプロジェクト管理ツールを使ったことがありました。 CityFibre に入社したときに使用されていたツールは基本的な機能しか提供していないことに気づき、チームの要件により適したツールが他にもあることを確認しました。

Victoria 氏とチームは、全員がベストを尽くし、最高の仕事をするために克服すべきワークマネジメントの課題をいくつか特定しました。 スプレッドシートを使って仕事を管理することで、不要な手順が増え、誰が何をしているかをすばやく把握することが困難になり、必要な情報を簡単に見つけられない人もいました。

全体として、「仕事のための仕事」、つまり情報の検索、最新ステータスの確認、仕事に関するコミュニケーションといったアクティビティに費やす時間が多すぎました。 仕事のための仕事が 1 日の大半を占めていることに気づいたのは、CityFibre のマーケティングチームだけではありません。「仕事の解剖学」インデックスによると、世界的に見ると、従業員の勤務時間の 3 分の 2 近く (60%) が仕事のための仕事に費やされています。

組織の急成長が進む中、CityFibre のマーケティングチームは、チームが必要とする情報と説明責任を手元で管理できるツールを必要としていました。

ワークマネジメントにさらなる期待

CityFibre のマーケティングチームは、次のことができるワークマネジメントツールを必要としていました。

• 誰がいつまでに何をするのかを可視化する

• プロジェクト、タスク、緊急リクエストを優先度順に整理する

• 進行中のすべての仕事を一元管理するリポジトリを作成し、一貫したブランディングを確保する

• 外部エージェンシーやサプライヤーの管理に使用できる

• スピード、拡張性、正確性を高めるためにプロセスを再構築する

いくつかのプラットフォームを候補に挙げて試した結果、Asana がマーケティングチームのニーズに最適であることが判明しました。Office 365 などとの連携により、CityFibre の既存のソリューションとの互換性も簡単に確保できます。

コラボレーションを重視した展開の構築

Victoria 氏と Liz 氏は、まず外部のデザイン会社とのクリエイティブ制作管理プロセスを Asana に移行することから、チームの Asana への移行を開始しました。 Asana を使ってこのプロセスを最適に構造化する方法を深く掘り下げた後、Liz 氏と Victoria 氏は、ほかのチームメンバーをプラットフォームに招待することに注力しました。

Asana のメリットを実際に目にすれば、チームメンバーは Asana に賛成してくれるだろうと考えた 2 人は、次の方法で Asana のメリットを紹介することにしました。

• 社内向けの推薦文やユースケースの例を作成して Asana の可能性を示し、「口コミ」によるサポートを促進する

• Asana の導入をコラボレーション型プロジェクトにし、新しいプロセスの仕組みについて幅広いチームに意見を求める

• Sandbox 環境の作成など、チームが Asana を自分のニーズに合わせて活用する方法を把握できるよう、試行錯誤やテストの期間を設けることを奨励する

• 各チームに Asana チャンピオンを指名し、質問やヒントに関する最初の相談窓口にする

• ユーザーに Asana アンバサダーのトレーニングを修了するよう促す

Asana でワークフローの計画、追跡、自動化

現在、コーポレートマーケティングチームとコンシューマーチームの全員が、クリエイティブ制作、PR プロセス、SNS プランニングなどに Asana を使用しています。 CityFibre のマーケティングチームは、Asana を使って次のようなものを構築しました。

• City PR カレンダー。Asana ボードを使って、最初のプレスリリースのリクエストからメディアへの配信までの PR プロセスを自動化しています。 メールから Asana に移行したことで、各ステップがシームレスに進むようになりました。チームメンバーには、必要なタイミングで正確なタスクが自動的に割り当てられ、すべての情報が 1 か所にまとめられ、誰でも確認できます。

• 社内と社外の両方で行われるさまざまなマーケティングキャンペーン。Asana を使用して業務量を管理し、サードパーティの代理店とのリソースを正確に割り当てています。 Asana は、わずか 2 か月でローンチされたテンポの速い「クリスマスコネクションキャンペーン」の実施と、組織の文化を定義する社内イニシアチブ「The CityFibreWay」の開発において中心的な役割を果たしました。

• SNS カレンダー。部門横断チームを 1 つの Asana ボードに統合し、計画、承認、管理を行います。 Asana は、計画されているすべてのキャンペーン、投稿、臨時リクエスト、プレスリリースを確認できる単一のスペースとして機能し、作成プロセスと自動化された承認プロセスにより、投稿が公開される前に適切な承認が行われるようになっています。

• 新しいチームメンバーのオンボーディングプロセス。新入社員が入社時に完了するステップバイステップのチェックリスト。 Asana を使ってオンボーディングプロセスを一元化および標準化することで、リモートで入社する新入社員は、チームメンバーとの自己紹介の設定から、ログインの詳細、CityFibre の学習および能力開発ポータルなどの有用なリソースへのリンクに至るまで、組織に溶け込むために必要なすべての情報を 1 か所で確認できます。

Asana でワークフローの計画、追跡、自動化

マーケティングチームは、Asana のルールとフォーム機能を活用することで、膨大な時間を節約することにも成功しました。

ルールとカスタムフィールドを使うことで、Asana で新しいタスクを適切なプロジェクトに割り当てる作業を自動化できたため、各チームは必要な情報をすぐに確認できるようになりました。 ルールを使用することで、チームごとに異なるビューを設定することもできます。そのため、PR チームは特定の仕事に関するすべてのドキュメントを閲覧できますが、地域マーケティングチームは自分たちに関連するもののみを閲覧できるようになり、適切な情報の可視性が高まり、効率が向上します。

一方、チームはカスタムフォームを使用して、新しいアクティビティのブリーフを標準化し、簡素化しています。 フォームの使用は、エージェンシーに情報を送信する際に特に有益であることが判明しています。これにより、CityFibre は新しいブリーフを管理し、エージェンシーが作業を開始する前にすべての情報が確実に提供されるようにすることができます。

全体として、Asana は CityFibre のマーケティングチーム全体の可視性と効率を向上させました。 チームは仕事のための仕事に費やす時間を減らし、プロジェクトを進めることに集中できるようになりました。

Asana を使うことで、ベストプラクティスのプロセスをどのような仕事にもシームレスに適用できます。 つまり、適切なワークフローに従い、提案された成果を達成するために、新規プロジェクトのすべてのステップを細かく管理する必要がないということです。 プロジェクトが以前のプロジェクトと似ている場合は、すべてのステップ、ルール、フレームワークが Asana にあるので、複製できます。まったく新しいプロジェクトの場合は、要件に合わせて簡単に作成できます。

CityFibre、マーケティングオペレーションマネージャー、Victoria Sanches

CityFibre と英国のためのプロセスの高速化

CityFibre は、今年数十の新しいギガビットシティを構築するという大規模なモビライゼーションのプロセスに取り組んでいます。 これらの野心的な成長計画を最優先事項として、同社は各ワークストリームのプロセスを合理化するソリューションを探しています。 マーケティング部門は、Asana を使うメリットを共有し、チーム外への Asana 導入の可能性を検討しています。

プロセスの強化と合理化により舞台裏の作業が加速することで、CityFibre は英国全土のコミュニティに超高速インフラを提供するというミッションをこれまで以上に推進できるようになるでしょう。