Asana なら、経営陣は組織のロードマップとパフォーマンスを 1 か所で確認できます。

Saverio Ferme 氏、グローバルサービスオペレーション部門、専務取締役

Coupa のスマートな仕事の進め方を支援する Asana

PMO と Asana で実現可能なことを組織に示す

現在、実施予定および進行中の Value Services イニシアチブは Asana で管理されており、Coupa の導入、展開、その先に至るまで、顧客のビジネス目標の達成を支援しています。 プロジェクトには、CMS (コンテンツ管理システム) や学習管理システム、アカウントマネージャー向けのクライアントコミュニケーションプラットフォームなどの新規ツールの導入が含まれます。           

現在、Value Services チームは、プロジェクトマネジメントやプログラムマネジメントのサポートを PMO にリクエストできます。Asana で、プロジェクトがリクエストからロードマップ、納品までエンドツーエンドで進みます。

リクエストを標準化して優先度を適切に設定する

業務の受け付けを合理化してチームの機動力を加速させる

Asana を導入する以前、Value Services には、組織全体のイニシアチブを追跡し、管理するための統一されたプロセスがありませんでした。 各リクエストを一貫した客観的な方法で整理し、優先順位をつけるための秩序だった受け付けプロセスが必要でした。

現在、PMO がサポートリクエストを検討するには、Value Services チームが Asana フォームを使ってイニシアチブ (取り組み) を提出する必要があります。提出されたイニシアチブは、プロジェクト優先度スコアリングシステムによって優先度が判断されます。 このシステムにより、リソースの割り当て方について、より迅速かつ客観的な意思決定ができるようになりました。 また、PMO チームはプロジェクトの重要な情報を事前に Asana フォームから収集できるため、作業をすばやく開始できます。 

プロジェクトの優先度設定がシームレスに

• PMO チームは、リクエストへの対応を開始するために必要なすべての情報をAsana の受け付けフォームから収集します。このフォームには、ビジネスユースケースやエグゼクティブスポンサー、関与するチーム、タイミング、テクニカルサポートが必要かどうかなどの詳細情報を記入します。 

• また、このフォームではイニシアチブを 3 つの組織目標のうち少なくとも 1 つに紐づける必要もあります。新規リクエストは、事業上の優先順位に確実に沿ったものになるわけです。

• PMO チームは、フォームの回答を使用して、全体的な優先度を示す数値を算出します。それによって他のイニシアチブに対する相対的なランキングが決定されます。

• フォームが送信されると、対応するタスクが作成され、Asana の受け付けプロジェクトのボードビューに表示されます。そこで PMO チームがリクエストと優先度のランキングを確認します。

PMO がリクエストを受け取り対応する方法を大きく変えました。 Asana フォームに優先度スコアを組み込みました。 優先度の判断プロセスから主観性を取り除き、最もインパクトの大きい仕事が組織のロードマップに合理的に取り込まれるようにしました。

Maya Khalidi 氏、PMO、マネージャー

ロードマップの調整と遂行力の向上

見える化を進め、今後の仕事の計画を支援

今後の作業と進行中の作業のすべてが Value Services Roadmap (バリューサービスロードマップ) プロジェクトにまとまっているため、リーダーシップは組織の今後の予定を一目で確認できます。 キックオフ前のこのロードマップ策定段階で、チームはすべての関係者の認識をすり合わせ、プロジェクトの要件を収集し、マイルストーンを決定します。

ロードマップ策定の効率化

リーダーは、Value Services Roadmapプロジェクトのタスクとして表示される今後のイニシアチブをすべて確認できます。

• カスタムフィールドを使用すれば、仕事のソート、絞り込み、レポート作成が簡単に行えます。 カスタムフィールドには、元のフォームの情報が自動的に入力されます。優先度レベルや承認ステータス、四半期単位での納品予定、関連する戦略的な目標が含まれます。

• Technical Services (テクニカルサービス) の PMO チームによるサポートが必要なイニシアチブについては、Asana の承認用サブタスクが自動的に Technical Services チームに割り当てられます。これにより、両方の PMO 組織において、ロードマップの優先度に関して共通認識を持つことができ、部門横断の可視性が保証されます。

• 作業が開始されると、PMO によって Asana タスクが Asana プロジェクトに自動的に変換されます。 元のフォームに入力されていた履歴情報を保持することで、継続性を維持することができます。

Asana を導入して一番変わったのは、仕事が分断されることがなくなり、見える化されたことです。 誰もが「自分のチームにとって何がベストか？」ではなく 「会社にとって何がベストか？」を考えるように変化しました。

Rhonda Cusack 氏、PMO、シニアプロジェクトマネージャー

プロジェクト計画の合理化と進捗状況のリアルタイムの追跡

リアルタイムのレポート機能で作業を順調に進める

Coupa の PMO は、チーム間でプロジェクトのステータスを報告し、誰が何をいつまでにするのかを明確にし、仕事の見落としを防ぐための効率的な方法を必要としていました。

プロジェクトと進捗状況の動的な追跡

• 新規プロジェクトは、PMO チームの Asana ポートフォリオ「In-flight (進行中)」に自動的に追加されます。そのため、すべての作業中のプロジェクトを一目で確認でき、 各プロジェクトの期日やステータス、影響を受ける Value Services チームなどの情報を簡単に確認できます。

• 複数のチームが一つの Asana プロジェクトでコラボレーションを行い、仕事を管理できます。また各プロジェクトの詳細なステータス更新が隔週で投稿されます。

• PMO チームは、ステータス更新の一貫したテンプレートを作成しました。テンプレートには、目標、過去 2 週間に達成したこと、要注意の問題点、次のステップなどが含まれます。

• 組織の主要なパフォーマンス指標を一貫して報告できるよう、PMO チームは「進行中」ポートフォリオ全体の作業を追跡できるダッシュボードを構築しました。チームごとのアクティブなプロジェクト数、ステータスカテゴリごとのプロジェクト数、期限内に納品されたプロジェクトの割合などをチャートに表示します。

• 完了したプロジェクトは、Asana で「完了したプロジェクト」ポートフォリオに移動します。

Asana を使用したプロジェクトの受け付けや優先順位付けのプロセス、組織のロードマップ、プロジェクトの進捗状況の追跡により、これまでの働き方が一変しました。 リクエストから納品まで迅速にプロジェクトを進め、ビジネスに合わせてスケールすることができます。

Maya Khalidi 氏、PMO、マネージャー

Coupa の Value Services 組織は、Asana をインフラとして PMO を設立した結果、2020年から 2023年にかけて、合計節約時間を 658% も増加させたと推定されています。 PMO は、優先度が明確にされたロードマップと標準化された進捗レポートを活用することで、チームのスケールアップを支えるほか、経営陣が組織全体のイニシアチブを把握できるようにもしています。 各プロセスを Asana に移行することで、PMO と一緒に作業を行うチームによるコラボレーションが合理化されました。そのおかげもあり、以前は一年の間に仕事のための仕事に浪費していた時間のうち、およそ 135 日分にもおよぶ時間を節約し、今はその時間をさらなるインパクトを生み出す取り組みに費やすことができています。 

PMO は引き続き、Asana とプロジェクトマネジメントの価値を Coupa 社内の各チームに提示していきます。その結果、各チームが、顧客のすべての支出の効果、公平性、持続性を高めるというビジョンに向けて取り組み、より大きなインパクトをもたらすことができるのです。