かつて、Hudlはフルタイムのプロジェクトマネージャーのチームに、メールキャンペーン、イベント素材の作成、新しいランディングページの構築など、マーケティングやウェブの開発プロジェクトのトリアージと人員配置を任せていました。 チームはこうした仕事をスプレッドシートや大昔のプロジェクト管理ツール、社内イントラネットなどバラバラな手段で管理していた。 このプロセスでは、人員配置の計画に非常に時間がかかり、チームメンバーにとっては、自身の仕事量や仕事の優先度の把握が困難でした。

チームが担当するプロジェクトが増えるにつれ、コミュニケーションのミスや、要求事項への対応ミスも頻繁に。 仕事のすべてのピースを簡単に調整して追跡する手段がなく、部署全体で進んでいるプロジェクトの全体像も把握できませんでした。 そこでチームは、メンバー全員にとって有効な、仕事に対する可視性、コントロール、説明責任を向上できるワークマネジメントツールを探しはじめました。

適切なソリューションを探す

これまでプロジェクト管理ソフトウェアをほとんど使っていなかったチームは、3 つの柱をもとにツールを探すことにしました。

• ワンストップのソフトウェア:マーケティング担当者がプロジェクトやスポーツの各市場全体の優先事項やタスクをすべて把握できる、信頼できる唯一の情報源となるソリューションであること。

• チームの人員配置をリアルタイムで可視化:プロジェクトマネージャーがチームの余力をリアルタイムで簡単にチェックして、タスクの割り当てをより効果的に行えること。

• 進捗レポート:マネージャーたちが特定のスプリントでの成果物や、チームの障害となっているもの、締め切りに遅れている箇所をデータとして把握できること。

チームは Asana のパワフルで使いやすいプラットフォームに出会ったとき、これだ、とすぐにピンときました。

Asana はとてもカスタマイズしやすく、それまでのプロセスを大きく変えることなく、人員配置やプロジェクト管理の面で、確実で信頼できる唯一の情報源を持つメリットをすぐに享受できました。

Eric Brouillette 氏、ブランドデザインシニアマネージャー

ワークロードやタスクの依存関係のような機能は、コラボレーターにとって、ワークフローの可視性を得るために理想的でした。一方、承認リクエストの作成や、複数のプロジェクトにあるタスクの追跡が可能なことで、適切なタイミングで適切な人に、仕事をシームレスに引き継げるようになりました。 Asana によって、Hudl は新しいボードやコラボレーターにタスクをドラッグ & ドロップするだけで、変化していくビジネスのニーズと優先度に対応するという、進化した働き方を目撃することになったのです。

成功のためのプレイブック

決断を下した Hudl は Asana のカスタマーサクセスチームの手を借り、組織全体に Asana を展開するための、30、60、90 日間の導入計画を策定しました。これにはプロセスの各段階における全体的な目標も含まれていました。 これには Asana への移行をできるだけシームレスにするために、新しいプロジェクト管理ルールを決めることもその目標の一つでした。 Asana のカスタマーサクセスマネージャーが、このプロセスに取り組む Hudl のマーケティングチームをサポートしたことで、チームは自信を持ってその他のメンバーへの Asana の導入をマネジメントすることに成功しました。

Asana のカスタマーサクセスチームのサポートは、私たちの導入プロセスに不可欠でした。 私たちのビジネスについて理解する時間をしっかりとって、Asana を最大限活用するために、実践的なワークフローやプロセスを作成する方法を紹介してくれました。 彼らがいなかったらとても成功は望めなかったでしょう。

Layne Anderson 氏、アジャイルマーケティングリード

そこからは、全員で Hudl の新しいワークフローを Asana で構築することに取り組みました。 初めは慌てることなく、仕事の受け付けやウェブスプリントなどのプロセスを Asana で試験的に実施し、初めから終わりまで、ワークフローがどう動いていくのかを理解した上で、それをルールやテンプレートにまとめました。 この「実践しながら学ぶ」アプローチは、チームが Asana を使いこなせるようになる上で非常に有効で、また新しい機能やアップデートを試したり取り入れたりするチャンスにもなりました。

驚きの生産性向上に成功

現在、Hudl はウェブ開発やスプリントプロジェクトを含め、すべてのマーケティングおよびクリエイティブ関連の仕事を Asana で進めています。 キャンペーンの計画から新しいランディングページの構築まで、あらゆる仕事の管理に Asana を活用し、マーケティングチーム全体で驚くほどの生産性アップを実現しています。

Asana の導入以前は、プロジェクトを横断して発生している、複数部門が関わるすべての業務を追跡する方法がありませんでした。 今では、あらゆる業務を細部まで把握でき、スプリントのコミットメントは明瞭そのものです。

Bart Johnston 氏、ウェブ開発シニアマネージャー

部門横断コラボレーションで混乱が生じていた仕事が、Asana によって可視化され、予測可能になりました。

• チームは現在、仕事がどうつながり、いつアセットの準備が整って引き継げるのかをタイムラインと依存関係で確認しています。

• プロジェクトのワークフローに複数の関係者がかかわるフィードバックとレビューのサイクルを構築には、承認リクエストを使っています。

• また、サブタスクや工数のカスタムフィールドを使うことで、プロジェクトのスコープの定義や時間の管理が容易になりました。 プロジェクトが完了し、QA を行う準備が整うと、テンプレートを使って、必要事項を漏れなくチェックできるようにしています。

さらに、チームはポートフォリオを使ってスプリントを効率よく追跡し、コミットの完了についてのデータを収集することで、計画の微調整と将来のスプリントの最適化に生かしています。 チームメンバーの時間に余裕がなくなってくると、ワークロードで簡単にチームのキャパシティを見直して仕事の再割り当てを行えるので、誰も燃え尽き症候群になりません。

さらに自信に満ちた協働的な未来へ向かって協力し合う

生産性の向上の他に、Asana を使うことで得られた大きなメリットの一つが、チームの自信とエンゲージメントが一段とアップしたことです。 仕事量などのバランスがとれ、チームメンバーは、集中するべき優先事項があるときは他の仕事リクエストを調整することに迷わなくなり、可視性が高まったことで、これまでにない新しいコミュニケーションのチャンネルと、チーム全体の共感が生まれました。

今後もスポーツのパフォーマンスという分野で活躍する中で、この新たに得たエンゲージメントの上に成果を重ねていきたいと意欲を燃やす Hudl。 個別のプロジェクトと全社的な目標をつなぐ、従業員個人の成長や OKR (目標と主要な結果) を追跡するなど、どんな目的に使用する場合でも、Asana は全員参加の Hudl チームにとって最適なツールだと確信しています。