Kiawah Island Golf Resort の The Ocean Course は、風に吹かれる砂丘と大西洋の海岸線を誇り、プレイヤーにも観客にもゴルフの楽園です。 PGA of Americaが 2021 年の第 103 回 PGA チャンピオンシップの会場として、この素晴らしいサウスカロライナ州のコースを選んだのも不思議ではありません。

通常 6～8 人からなる現地チームは、マーケティング、PR、運営、チケット販売、ボランティア活動を監督しています。 本社の 30 人からなるチャンピオンシップ部署がチームをサポートしています。この部署には、登録プラットフォームなどのデジタルソリューションを管理および構築するテクノロジーチームも含まれています。 Kyler Rose 氏は、第 103 回チャンピオンシップのマーケティングサービスマネージャーであり、日々のイベント計画に加え、チャンピオンシップの 16 か月前から始まるチケットの登録と販売にも携わっています。

これは、複数のチーム間の緊密なコラボレーションを必要とする、要求の厳しい部門横断的な取り組みです。 しかし、組織は全国に散らばっており、チャンピオンシップのテクノロジーチームは最大 8 件のイベントに同時に取り組んでいる場合があり、すべてが異なる計画段階にあるため、Kyler さんのチームのような現場チームと効率的にコミュニケーションを取り、コラボレーションを行うことは困難です。

これまで、チームはメール、スプレッドシート、昔ながらの電話を使ってこれらの複雑なプロセスに対処していましたが、理想とは程遠く、いくつかの重大な問題を引き起こしていました。

• コミュニケーションの難しさにより、テクノロジーチームとオンサイトチームの間に連携不足が生じた。

• 計画段階における透明性の欠如がコラボレーションの妨げになりました。完全なインサイトが得られていなかったため、テクノロジーチームは長期的な解決策ではなく、短期的な対応策を作成することがありました。

• 誰かが組織を離れると、その後他の人が簡単にアクセスできなくなるという理由だけで、過去の知識が失われてしまう。

このような断絶はよくあることです。 「仕事の解剖学」インデックスによると、自分の仕事が組織の目標やミッションにどのように貢献しているかを理解しているナレッジワーカーはたったの 46% です。 Kyler さんは、コミュニケーションを一か所にまとめるワークマネジメントプラットフォームを必要としていました。

プロジェクトの進捗を確認し、追跡するための信頼できるリソースがありませんでした… あちこちで行われていました。

Kyler Rose 氏、マーケティングサービスマネージャー、第 103 回 PGA チャンピオンシップ、The Ocean Course at Kiawah Island Golf Resort

チームを結束させるための適切なツールの選択

特に、Kyler さんのチームは、レガシーシステムを段階的に廃止する中で、新しいチケットソリューションの再構築を管理するためのツールを必要としていました。 しかし、コラボレーションを改善するために、より広範な意味でツールが必要でした。 非同期コミュニケーションを改善することで、本社のテクノロジーチームとの距離が縮まり、経営陣に対する透明性が向上します。また、明確さが高まることで、すべての部署に説明責任が生まれます。

幸いなことに、PGA of America はデジタルトランスフォーメーションを進めており、テクノロジーチームはすでに Asana を使ってエンジニアリングプロジェクトを管理していました。 Asana を Kyler 氏に紹介したところ、すぐに使いやすさを実感してくれました。 特に、タスクを完了にして進めることができる点が気に入りました。また、一部のチームメイトは以前の職務で Asana を使っていたため、すぐに Asana を使い始めることができました。

Asana の素晴らしい点の 1 つは、説明責任が生まれることです。 マネージャーは、全員が何に取り組んでいるのかをいつでも把握できます。

Asana でコミュニケーションが明確に、コラボレーションが緊密に

Kyler 氏のチームは現在、Asana で数々のプロジェクトを管理しており、本社の他のチームとより密接に働けるようになりました。 たとえば、チケットプラットフォームを再構築する際には、1 つの Asana プロジェクトを作成し、開発プロセスの各領域を表すセクションにタスクをグループ化しました。 Business チームはニーズをエンジニアリングチームに簡単に伝えることができ、すべてが 1 か所にまとめられているため、誰もがプロジェクトの進捗状況を確認できました。

チーム同士がこれまで以上に緊密に連携できるようになったため、オンサイトチームはリクエストや情報をテクノロジーチームのマネージャー 1 人を通して伝えるのではなく、個々のエンジニアと直接やり取りできるようになりました。これもすべて Asana を通して行われています。 実際、すべての部門横断コラボレーションがスムーズになっています。たとえば、Kyler 氏は他部署の同僚に簡単にタスクを割り当てることができ、その人の責任を明確にしてプロジェクトを順調に進めることができます。

Asana がなければ、今のように他部署とスムーズな連携を取ることはできなかったでしょう。 私はエンジニアと直接やりとりして、仕事上の関係を築いています。このようにコラボレーションできることは、非常に有用です。

Asana のタスクを複数のプロジェクトに追加する機能は、タスクという 1 か所で更新を行うだけで、関連するすべてのプロジェクトに自動的に反映されるため、仕事の重複を減らすのに役立ちます。 オフィスチームはまた、Asana for Slack の連携を使用してタスクの最新情報を受け取り、Slack でリクエストが届いた場合は、メッセージから直接新規タスクをすばやく作成できるため、見落としがなくなります。 Slack 連携は、現在 Asana を使用していない人と Asana を共有するのにも役立ちます。

簡単に言えば、Asana のおかげで、Kyler 氏のチームはタスクに集中し、予定通りに仕事を進めることができます。 以前の働き方とは対照的に、Asana を使うことでリーダーシップは仕事や進捗状況を包括的に把握できるようになり、全体的に信頼と説明責任が高まりました。

Asana は大きなプロジェクトのダッシュボードとなり、現在の状況をわかりやすく伝えてくれます。 これまではメールのやり取りをさかのぼって確認しなければなりませんでしたし、メールのやり取りすら残っていないこともありました。

未来への道

Kyler 氏とそのチームが第 103 回 PGA チャンピオンシップの計画を進める中、PGA of America は Asana の導入を拡大し続けており、より多くのプロジェクトを管理し、チーム間のコラボレーションを改善するために Asana を活用しています。

安全が確保されたときに、ゴルフファンを世界クラスのイベントに再びお迎えできるように、今後のチャンピオンシップでは Asana を使って新しいキャッシュレス決済環境を導入する予定です。これは、新型コロナウイルスのパンデミック下で不可欠なイノベーションです。

風が砂丘を横切る中、ゴルフバッグに Asana を入れて、PGA of America は責任を持ってプレイヤーや観客をチャンピオンシップに再び招待し、今後のプロジェクトをフェアウェイに沿ってまっすぐに進めることを楽しみにしています。

組織内で Asana を使う人が増えていくのを見るのは楽しいことです。 今後も Asana を活用していきたいと思います。PGA のビジネスのあらゆる部分に Asana が活かされることを願っています。