Tea では、常に数十件の大規模プロジェクトが同時に進行しており、多くのステークホルダーが関与しています。 最高情報責任者 (CIO) の Andrea Cobelli 氏が率いる同社の IT 部署は、これらのプロジェクトをサポートするために必要なシステムの構築と維持を担当しています。 17 人からなるこの部署は、アプリケーションとシステムの開発、メンテナンス、アプリケーション間の連携、IT プロジェクト管理を担当しています。

部署はいくつかの課題に直面していました。 一元化された情報システムの欠如や、メールやスプレッドシートへの過度の依存により、人材や財務資源の管理に苦労していました。

メール、手作業でのファイル転送、そしてあまりにも多くのスプレッドシートに依存していました。 必要な情報を見つけるのが難しかったです。 メールスレッドではトピックから逸れないようにするのが難しかったため、可視性がさらに低下し、見落としや忘れが頻繁に発生していました。

Alessandro Lupi 氏、Tea s.p.a.、IT アプリケーションオフィス、スタッフチーフ

部署は、リソース管理の問題を解決するソリューションを必要としていました。 チームメンバーは日常的に長時間労働をしていたものの、求められている結果を十分に達成することはできていなかった。 これに加え、Alessandro 氏は他にもいくつかの課題を特定しました。

• 説明責任の欠如が遅延や機会の損失につながっていた。

• 可視性の不足により、情報に基づいた判断を下すことが困難だった。

• 重要な情報が失われることさえあった。

• 社内外のステークホルダーとのコミュニケーションがまとまっていなかった。

部署は、業務の合理化、効率の向上、ステークホルダーとの効果的なコミュニケーションに役立つプロジェクト管理ソリューションを必要としていました。そして、時間が重要な要素でした。

適切なワークマネジメントソリューションの特定

現代の労働者が抱える最大の課題の 1 つは、「仕事のための仕事」の増加です。 たとえば、コミュニケーションやフォローアップ、情報の検索、ツールの切り替え、優先順位の管理、仕事のステータスの追跡といったタスクがこれに含まれます。 「仕事の解剖学」インデックスによると、平均的なインフォメーションワーカーは、これらのコーディネーションタスクに勤務時間の約 60% を費やしており、採用された理由でもあるタスクに費やす時間はわずか 26% であることがわかっています。

Tea にとって、このような非効率性は、チームが目標を達成する能力に影響を与えていました。 これが、会社の新しいワークマネジメントツールとして Asana を選択した主な理由の 1 つでした。 非効率性を最小限に抑えるために、Tea の IT 部署は、5 つの重要な条件を満たすソリューションを必要としていました。

1. 分断された旧型のシステムやプロセスを置き換える。

2. 部署がダイナミックなプロセスと機能を開発し、維持できるようにする。

3. プロジェクト管理をサポートするための時間を視覚化するツール (特にガントチャート) を提供する。

4. 部署全体およびプロジェクトポートフォリオの時間とリソース管理を改善する。

5. チームメンバーと社内外のステークホルダーの間のコラボレーションを改善する。

これらのニーズに加え、Alessandro 氏は、候補となるソリューションを評価する上で、コストと展開時間という 2 つの主な要素を重視していました。 理想的なソリューションは、部署の 5 つの必須基準のそれぞれに対応し、かつ予算内で、迅速な納品スケジュールをサポートするものです。

プロジェクトチームは、評価にグリーンフィールドアプローチを採用し、理想的なソリューションを幅広く探しました。 市場で人気のあるツールをいくつか検討した結果、Asana の迅速な対応に感銘を受け、より詳細な評価に着手しました。 

IT 部署のメンバーである Luisa さんは、以前の組織で Asana を使用していました。 実際に Asana を使ってみた彼女は、チームが Asana を非常に簡単に導入できたことに気づきました。 チームは好きな方法で仕事をしながら、効率を大幅に向上させることができました。 要するに、従来の静的なシステムのようにプロジェクトを妨げるのではなく、前進させることができたのです。 Luisa 氏は次のように説明しています。

以前働いていた会社で Asana を使ったことがあり、プロジェクトをスムーズに進められることを知っていました。 やるべきことについての通知やリマインダーが届くので、プロジェクトへの関与がはるかに高まります。 とても使いやすく、細かいことをすべて覚えておく必要もありません。 Asana を使い始めると、もっと使いたいと思ってしまいます。

Luisa Fiorini 氏、Tea s.p.a.、SAP プロジェクトマネージャー

Asana の導入とその採用の推進

プロジェクトチームは、まずは狭い範囲で Asana の導入を開始しました。 最初に IT 部署が開始し、まずはアプリケーション開発チームから始めました。 メールと静的なスプレッドシートに依存していた既存のワークフローやプロセスを補完し、改善するために、Asana を導入して、どのように活用できるかを確認しました。

導入が成功した後、プロジェクトチームは IT 部署全体に Asana を展開しました。 そこからプロジェクトチームは、Asana を会社の他の部門に展開するための段階的な計画を策定しました。まずは社内のすべての部署とチーム、次にサプライヤー、そして最後にすべての外部ビジネスパートナーへと展開していきました。

Asana は非常に直感的なので、トレーニングセッションの設計は簡単でした。 誰もが簡単に理解でき、他のチームでの採用も非常にスムーズに進みました。

Alessandro Lupi 氏、Tea s.p.a.、IT アプリケーションオフィス、スタッフチーフ

Alessandro 氏は、柔軟性が大きなメリットであることを強調し、複数のワークスタイルに対応するプロジェクトを作成することで、チームが Asana を簡単に導入し、すぐに使いこなせるようになったと述べています。 このソリューションの階層構造により、チーム、プロジェクト、タスクを簡単に整理できるようになると同時に、社内外のステークホルダー間のクロスコラボレーションも容易になります。

Tea がプロジェクトのスピードと効率を高めるために行っている Asana の使い方

Tea では、Asana の初期ユーザーの採用率が非常に高くなっています。 社内外のオンボーディングを終えた全員が Asana を使って仕事をすることを楽しんでおり、プロジェクトをよりスムーズに進められることに感謝しています。 プロジェクトチームは、Asana を使用してプロジェクトを定義、計画、構造化しており、その結果、プロジェクトの効率が大幅に向上しています。その例を以下に挙げます。

• プロジェクトリクエストへの対応時間を 1 時間短縮。

• プロジェクトの実施を 30% 加速。

Asana は、社内外のステークホルダー間のコミュニケーションのための迅速でシンプルなチャネルを提供することで、Tea の部門横断コラボレーションの改善にも貢献しています。 Asana は、情報の収集、共有、可視性を向上させることで、Tea がすべてのプロジェクトで一貫した実行を維持し、個々のユーザーが仕事量をより効果的に管理できるように支援します。

Asana によって、やるべきことが通知されるようになったことで、プロジェクトの運営方法に対する考え方が変わりました。 プロジェクト内で重要なアクションを自分で行うのではなく、Asana が自分に通知してくれるようになりました。 常に事後対応をするのではなく、はるかに積極的に行動できるようになりました。

Alessandro Lupi 氏、Tea s.p.a.、IT アプリケーションオフィス、スタッフチーフ

コラボレーションと効率性におけるこれらのメリットは、Tea のユーザーによる Asana の個々の機能、連携、ツールの高い導入率と活用率の賜物です。 Asana のおかげで Tea は次のことが可能になりました。

• Gmail プラグインを使用してメールから Asana に直接情報を転送することで、時間を節約し、偶発的なデータ損失を回避。

• フォームとカスタムフィールドを使用してプロジェクトやタスクの作成を統一することで、一貫性を確保し、時間のかかるやり取りのコミュニケーションを排除。

• Asana のルール機能を使って、チームメンバーへのタスクの自動割り当て、プロジェクト間でのタスクの移動、プロジェクト間の連携を実現し、タスクとワークフローを合理化。

• カスタマイズされたレポートやダッシュボードを作成して KPI を追跡し、マネージャーやリーダーが組織全体のさまざまなプロジェクトやポートフォリオを瞬時に把握できるようにする。

• プロジェクトやプログラムの収益性に関する指標を可視化し、リスクのある部署や戦術的な分析が必要な部署を特定する。

• 進捗を報告するために、サプライヤーの KPI と SLA を測定する

現実世界で「ハード」なメリットを実現

最近、Tea の IT チームは、同社がイタリアの水質法令のコンプライアンスを維持するための大規模な開発プロジェクトに着手しました。 水質データの収集とモニタリングのための構造を構築し、コンプライアンス要件を満たすためにデータを簡単に分析および抽出できるように整理する必要がありました。

約 50 人が関与しており、Tea とその外部サプライヤーの主要な関係者 15 人が Asana に登録しています。 現在、3 段階のプロジェクトのうち 2 段階目に取り組んでいるチームは、すでにこのソリューションの恩恵を受けています。

プロジェクトチームは、社内外のステークホルダー間のコミュニケーションを改善する上で Asana が果たす役割に注目しました。 特に、フォームとカスタムフィールドを組み合わせることで、必要な情報をすべて簡単に収集し、関係者が利用できるようにすることができます。

この機能やその他の主要な機能により、Asana を利用することで Tea はプロジェクトの実施を驚くべき 30% 加速させ、以前の手動システムよりも高い品質のプロジェクト管理を実現できました。

Asana は、私たちやサプライヤーにとっての可視性を生み出すだけでなく、データ収集やプロジェクト管理の質を向上させてくれます。 使いやすさは素晴らしいですが、私たちが気にする指標はそれだけではありません。 Asana のおかげで、より効率的で効果的なプロジェクトの運営が可能になりました。

Andrea Manganaro 氏、Tea s.p.a.、IT プロジェクトマネージャー

Tea の今後の展望

これまで、チームは特定のプロジェクトに関わる個人に Asana を展開してきました。 部門横断のコラボレーション、アラインメント、可視性に Asana がもたらす価値を確認した後、チームは今後、組織全体へのソリューションの展開に注力していきます。

チームは今すぐ、IT プロジェクトに関与しているかどうかにかかわらず、社内の他の部門のユーザーの登録を開始します。 Alessandro 氏とそのチームは、Asana が IT 部署がすでに享受しているのと同じメリットの多くを、会社全体のチームが実感するのに役立つと確信しています。