Asana がワークマネジメントを活用してデジタルロードマップ計画を推進する方法

デジタルロードマップの作成は、単にプロジェクトの To-Do リストを作成することだけではありません。真の成果につながる賢明な選択をすることが重要です。 明確で優先順位が適切に設定されたロードマップを作成するには、ステークホルダー (利害関係者) との足並みを揃え、優先順位を明確に設定し、難しいトレードオフを行う必要があります。Asanaのデジタル部門長であるDani Spiresは、この課題について熟知しています。 

「デジタルチームとして、私たちはビジネスの変化するニーズをサポートすると同時に、技術面での取り組みも推進していく必要があります。 ロードマップ計画は、その適切なバランスを見つけるのに役立ちます」と彼女は言います。

これを達成するために、Dani さんのチームは定期的に優先順位を見直し、組織全体からのフィードバックを取り入れることで、ロードマップを戦略的な目標と一貫させ続けています。 これは簡単なことではありません。特に、複数の関係者と協力して取り組む場合はなおさらです。 そこで役立つのが Asana です。

Asana がロードマップ計画を簡素化する 4 つの方法

デジタルロードマップを適切に作成すれば、チームは最もインパクトのあるプロジェクトに優先順位を付け、成長への足がかりを築き、全員が重要な仕事に集中できるようになります。 Dani 氏が述べているように、主な目標は「チームの優先事項を把握し、他の取り組みにも集中しながら、インパクトを生み出せるようにキャパシティを割り当てる方法を決定すること」です。

これを実現するために、チームは、潜在的なプロジェクトを確認し、戦略に関する認識を揃え、意思決定を行い、進捗状況を把握できる一元的なスペースを必要としています。そして、これらすべてをスムーズにコラボレーションしながら行う必要があります。

以下に、Dani 氏のチームが Asana を活用してこれらの目標を達成している方法をご紹介します。

ロードマップ作業を一元管理して可視性を高める

デジタルロードマップを作成する際の最大の課題の1つは、プロセス全体を通じて部門横断のパートナーと常に情報を共有し続けることです。 Dani 氏によると、デジタルチームの関係者リストは「非常に長く、幅広い」もので、優先順位や責任が異なる多くの人が関与しており、正確な意思決定を行うためには彼らの意見を考慮する必要があります。 つまり、全員に情報を共有し続けることは容易なことではありません。

この問題を解決するため、DaniさんのチームはAsanaのプロジェクト機能を活用して、会計年度のすべてのデジタルイニシアチブをまとめたマスターロードマッププロジェクトを作成しています。 ロードマップ作成プロセスの最初に、関係者と各チームは提案するプロジェクトを Asana のタスクとしてマスターロードマップに追加します。これにより、全員がプロジェクトを把握でき、意見を述べる機会が得られます。 

たとえば、SEO チームが第 1 四半期に Asana.com の 4 つのピラーページを更新することを計画しているとします。 この目標を達成するためには、ページのレイアウトを一新し、新しいコンテンツをアップロードし、更新内容を公開するためのデジタルチームによるサポートが必要になります。 最初のロードマップ作成プロセスでは、SEO プロジェクトマネージャーが、デジタルロードマップに SEO プロジェクトに対応するタスク (例: 「第 1 四半期のピラーページ更新」) を追加します。 その後、デジタルチームはロードマップ内でそのタスクを直接確認し、提供された情報に基づいてプロジェクトを進めるべきかどうかを判断します。

「1 か所で一元化された計画を作成することで、すべてのパートナーがプロセスを把握し、意見を述べることができます」と Dani 氏は言います。

データに基づくリソース配分の判断

Daniさんのチームがデジタルロードマッププロジェクトを作成した後、次のステップは、最終候補に残すプロジェクトを決定することです。

しかし、単に取り組むべき仕事を選択するだけではありません。 非常に多くの関係者が関与しているため、リクエストが増えると、すぐにロードマップがキャパシティを超えてしまう可能性があります。 Daniさんが指摘するように、セールスリードやパイプラインを促進するプロジェクトなど、ビジネスに不可欠な取り組みを優先することと、長期的な成長を支えるために必要な戦略的な技術的作業との間には、微妙なバランスがあります。

こうした決定を下すために、DaniさんのチームはAsanaのカスタムフィールドを活用しています。 リクエスト者がロードマップにプロジェクト案を追加するたびに、タスクにカスタムフィールドのタグを付けます。これらのカスタムフィールドは、チームがそのプロジェクトが全体像の中でどのような位置づけになるかを把握し、そのプロジェクトに取り組むべきかどうかを判断するのに役立ちます。 これらのカスタムフィールドには、次のようなものがあります。

• 納品四半期:その仕事を完了する必要がある、予定されている納品四半期。

• コミットメント：プロジェクトにコミットされているかどうか、およびコミットメントのレベル。

• 優先度：タスクまたはプロジェクトの優先度。 

• 直接担当チーム:このプロジェクトを担当するデジタルチーム。

• 工数:プロジェクトの複雑度を示す、1～5 の数値による見積もり。

プロジェクトが追加され、タグ付けされると、デジタルチームは作業量を評価し、戦略的イニシアチブ、技術的なメンテナンス、ステークホルダーへのサポートなど、さまざまな種類のプロジェクトに対するキャパシティの割り当て方を決定します。 デジタルピラーのリーダーは、カスタムフィールドを簡単に確認することで、各プロジェクトの優先度、必要な工数、潜在的な影響について容易に共通認識を持てるため、ロードマップの最終決定がよりスムーズになります。

「カスタムフィールドのおかげで、キャパシティに関する具体的な会話が可能になりました」と Dani 氏は言います。 「ステークホルダーに対して、何がリクエストされたか、何に取り組んでいるか、必要な工数のレベルを示すことができます。そして、その情報をもとに、優先順位の調整に関する会話を行えます。」

これらのカスタムフィールドは、Daniさんのチームが各プロジェクトがAsanaの主要な目標とどのように一致しているかを把握するのにも役立ちます。 タスクに、そのタスクが貢献する会社の全体的な目標のタグを付けることで、チームは自分たちが進めている仕事が戦略的目標に貢献していると自信を持てます。

「Asana を使えば、すべてがつながります」と Dani 氏は言います。 「優先事項がマーケティング目標に、そして最終的には重要なビジネス目標にどのようにつながっているのか、明確に把握できます。」

チームを越えて仕事をつなぐ

デジタルロードマップは、デジタルチームのプロジェクトにとって主な信頼できる情報源ですが、関係するプロジェクトはそれだけではありません。 マーケティング、製品開発、カスタマーエクスペリエンスなど、さまざまなチームが複数の重複するロードマップに基づいて作業を行います。 この重複は、容易に工数の重複やリソースの浪費につながる可能性があります。

これを防ぐため、Dani 氏のチームは Asana の「複数プロジェクトに追加」機能を使用しています。この機能を使うと、同じタスクを複数のプロジェクトに登録できます。 たとえば、SEO チームの第 1 四半期のピラーページプロジェクトは、SEO ロードマップ、コンテンツマーケティングロードマップ、ウェブ開発スプリントボードにクロスポストできるため、関係者全員の足並みを揃え、タスクの重複を防ぐことができます。

「デジタルロードマップは非常に規模が大きく、非常に多くの部門にまたがっているため、タスクが見落とされやすくなります」と Dani 氏は言います。 「複数プロジェクトに追加することで、主要なパートナーはデジタルプロジェクトを取り込んで、自分のロードマップに追加できます。 そうすることで、仕事が重複することなく、すべてのつながりを維持できます。」

リアルタイムのレポート機能で作業を順調に進める

ロードマップが確定し、作業が開始されると、Dani 氏のチームは Asana のレポートダッシュボードを使用して進捗状況を把握します。 ダッシュボードを使用すると、プロジェクトのステータスを俯瞰的に把握できるため、チームは問題に迅速に対処し、ボトルネックの発生を防ぐことができます。

 「私たちはダッシュボード機能を使って、進捗状況、つまり企業全体の目標達成に向けた取り組みの現状を常に把握しています」と Dani 氏は言います。 「何が最優先事項で、何が進行を妨げられていて、どこでキャパシティが超過しているのかを、全員が簡単に確認できます。」

各四半期の終わりに、デジタルチームはロードマップを見直し、ビジネスの新しい優先事項に合わせてロードマップを調整します。 重点の変更が必要な変化があった場合、四半期ごとの協議会でその変更について話し合い、チームはどのプロジェクトを進めるかを決定します。 その後、更新されたロードマップを関係者と共有し、変更に関して全員の足並みを揃えます。

四半期が終了した後でも、チームの仕事は続きます。 チームはダッシュボードの指標を使用して成功点と課題点を特定し、ここで学んだことを今後の計画立案に活かします。

「ロードマップの開始日と終了日を追跡することで、設定された期間内に計画され、完了したプロジェクトの数を把握できます」と Dani 氏は言います。 「その後、そのデータを活用して、前年度比の進捗状況を明確に把握できます。」 

デジタルロードマップを順調に進める

適切に管理されたデジタルロードマップは、必ずしも複雑なものではありません。 Asana を使えば、チームは優先事項に照準を合わせ、部門横断コラボレーションを効率化し、組織の戦略目標に貢献するデータに基づいた意思決定を行うことができ、有意義な結果を出すための土台を築くことができます。