Tea는 언제든지 많은 이해관계자와 함께 수십 개의 대규모 프로젝트를 동시에 진행하고 있습니다. 최고 정보 책임자 Andrea Cobelli가 이끄는 회사의 IT 부서는 해당 프로젝트를 지원하는 데 필요한 시스템을 구축하고 유지하는 일을 담당합니다. 17명으로 구성된 그의 부서는 애플리케이션 및 시스템 개발, 유지 관리, 애플리케이션 간 통합, IT 프로젝트 관리를 담당합니다.

이 부서는 여러 가지 당면 과제에 직면했습니다. 중앙 집중식 정보 시스템의 부족과 이메일 및 스프레드시트에 대한 과도한 의존으로 인해 인력 및 재무 리소스를 관리하는 데 어려움을 겪었습니다.

이메일, 수동 파일 전송, 너무 많은 스프레드시트에 의존하고 있었습니다. 필요한 정보를 찾기 어려웠습니다. 사람들은 이메일 체인에서 주제에서 벗어나지 않는 것이 어려웠습니다. 즉, 가시성이 더 떨어졌고 종종 놓치거나 잊어버리는 일이 있었습니다.

Alessandro Lupi, IT 애플리케이션 부서 비서실장, Tea s.p.a.

부서에는 리소스 관리 문제에 대한 솔루션이 필요했습니다. 팀원들은 정기적으로 장시간 근무했지만 필요한 결과를 제대로 달성하지 못했습니다. 이 외에도 Alessandro는 몇 가지 다른 문제점을 파악했습니다.

• 책임감 부족으로 인해 지연이 발생하고 기회를 놓치는 일이 생겼습니다.

• 가시성 부족으로 정보에 입각한 의사 결정을 내리기가 어려웠습니다.

• 중요한 정보가 때때로 손실되었습니다.

• 내부 및 외부 이해관계자와의 커뮤니케이션이 조율되지 않았습니다.

부서는 운영을 간소화하고, 효율성을 높이고, 이해관계자와 효과적으로 소통하는 데 도움이 되는 프로젝트 관리 솔루션이 필요했으며, 시간은 중요한 요소였습니다.

적절한 업무 관리 솔루션 찾기

현대 근로자가 직면한 가장 큰 어려움 중 하나는 '일을 위한 일'의 양이 증가하고 있다는 것입니다. 여기에는 커뮤니케이션 및 후속 조치, 정보 검색, 도구 간 전환, 우선순위 관리, 업무 상태 추적과 같은 작업이 포함됩니다. 업무 집중 탐구 인덱스에 따르면 이러한 조율 작업은 평균 정보 근로자의 시간 중 약 60%를 차지하는 반면, 고용 목적으로 하는 작업에 할애되는 시간은 26%에 불과합니다.

Tea의 경우, 이와 같은 비효율성은 팀이 목표를 달성하는 데 영향을 미쳤습니다. 이것이 회사의 새로운 업무 관리 툴로 Asana를 선택한 주요 동기 중 하나였습니다. 비효율성을 최소화하기 위해 Tea의 IT 부서는 다음 5가지 필수 기준을 충족하는 솔루션을 필요로 했습니다.

1. 서로 다른 기존 시스템과 프로세스를 대체합니다.

2. 부서가 역동적인 프로세스와 기능을 개발하고 유지할 수 있도록 지원.

3. 프로젝트 관리를 지원하기 위해 시간 시각화 툴(특히 간트 차트)을 제공합니다.

4. 부서 및 프로젝트 포트폴리오 전반에 걸쳐 시간 및 리소스 관리를 개선합니다.

5. 팀원과 내부 및 외부 이해관계자 간의 협업을 개선합니다.

이러한 니즈에 더하여, Alessandro는 잠재적 솔루션을 평가하는 데 있어 비용과 배포 시간이라는 두 가지 주요 동인을 고려했습니다. 이상적인 솔루션은 부서의 5가지 필수 기준을 각각 충족하는 동시에 예산 범위 내에 있으며 신속한 납품 일정을 지원해야 합니다.

프로젝트 팀은 평가에 있어 그린필드 접근 방식을 취하여 이상적인 솔루션을 광범위하게 찾았습니다. 시장에서 최고의 도구 중 일부를 검토한 후, 그들은 Asana가 질의에 신속하게 응답하는 데 깊은 인상을 받았고 이 도구를 더 심도 있게 평가하기 시작했습니다. 

IT 부서의 멤버인 Luisa 님은 이전 조직에서 Asana를 사용한 적이 있었습니다. Asana를 실제로 사용해 본 후, 그녀는 팀이 Asana를 얼마나 쉽게 채택했는지 알게 되었습니다. Asana는 팀이 선호하는 방식으로 일할 수 있도록 지원하는 동시에 효율성을 크게 향상시키는 이점을 제공했습니다. 간단히 말해, 기존의 정적 시스템처럼 프로젝트를 방해하는 대신 프로젝트를 추진하는 데 도움이 되었습니다. Luisa는 다음과 같이 설명합니다.

이전에 다른 회사에서 Asana를 사용한 적이 있었고, Asana를 통해 프로젝트가 얼마나 원활하게 진행되는지 확인했습니다. 사람들은 해야 할 일에 대한 트리거와 알림을 받기 때문에 프로젝트에 훨씬 더 많이 참여하게 됩니다. 사용하기가 매우 간단하며, 모든 세부 정보를 기억할 필요가 없습니다. Asana를 사용하기 시작하면 더 많이 사용하고 싶게 됩니다.

Luisa Fiorini,  Tea s.p.a. SAP 프로젝트 매니저

Asana 도입 및 활용 촉진

프로젝트 팀은 소규모로 Asana 도입을 시작했습니다. IT 부서가 애플리케이션 개발팀을 시작으로 가장 먼저 시작했습니다. 이메일과 정적 스프레드시트를 혼용하던 기존 워크플로와 프로세스를 보완하고 개선하기 위해 Asana를 도입했습니다.

성공적인 도입 이후, 프로젝트 팀은 IT 부서 전체에 Asana를 배포했습니다. 그 후 프로젝트 팀은 모든 내부 부서와 팀부터 시작하여 공급업체, 마지막으로 모든 외부 비즈니스 파트너에 이르기까지 비즈니스의 나머지 부분에 Asana를 도입하기 위한 단계별 계획을 수립했습니다.

Asana는 매우 직관적이기 때문에 교육 세션을 쉽게 설계할 수 있었습니다. 모두가 쉽게 이해했고, 다른 팀에서도 매우 원활하게 도입할 수 있었습니다.

Alessandro Lupi, IT 애플리케이션 부서 비서실장, Tea s.p.a.

Alessandro는 유연성을 주요 장점으로 강조하며, 다양한 업무 스타일을 지원하는 프로젝트를 만들 수 있어 팀이 Asana를 쉽게 채택하고 빠르게 사용할 수 있었다고 말합니다. 이 솔루션의 계층 구조를 통해 팀, 프로젝트, 작업을 간단하게 구성할 수 있으며, 내부 및 외부 이해관계자 간의 교차 협업을 쉽게 수행할 수 있습니다.

Tea가 Asana를 사용하여 프로젝트 속도와 효율성을 높이는 방법

Tea는 초기 Asana 사용자들 사이에서 매우 높은 수준의 채택을 경험했습니다. 온보딩을 마친 모든 사람(내부 및 외부)은 Asana로 일하는 것을 좋아하며 Asana 덕분에 프로젝트가 더 원활하게 진행되는 점을 높이 평가합니다. 프로젝트 팀은 Asana를 사용하여 프로젝트를 정의, 계획, 구성하여 다음과 같이 프로젝트 효율성을 크게 개선합니다.

• 프로젝트 요청에 응답하는 시간을 1시간 단축.

• 프로젝트 실행률 30% 향상.

Asana는 또한 Tea가 교차 기능 협업을 개선할 수 있도록 지원하여 내부 및 외부 이해관계자 간의 커뮤니케이션을 위한 빠르고 간단한 채널을 제공합니다. Asana는 정보 수집, 배포, 가시성을 개선함으로써 Tea가 모든 프로젝트에서 일관된 방식으로 업무를 수행할 수 있도록 지원하고, 개별 사용자가 업무량을 보다 효과적으로 관리할 수 있도록 지원합니다.

Asana가 사람들에게 해야 할 일이 있을 때 알림을 보내도록 함으로써 프로젝트를 운영하는 방식에 대한 관점을 바꿀 수 있었습니다. 이제 프로젝트 내에서 중요한 작업을 우리가 시작해야 하는 대신 Asana가 우리를 시작하게 합니다. 끊임없이 대응하는 대신 훨씬 더 능동적으로 행동할 수 있습니다.

Alessandro Lupi, IT 애플리케이션 부서 비서실장, Tea s.p.a.

이러한 협업 및 효율성 이점은 Tea의 강력한 사용자 채택과 Asana의 개별 기능, 연동, 툴 사용의 결과입니다. Asana 덕분에 Tea는 다음을 할 수 있었습니다.

• Gmail 플러그인을 사용하여 이메일에서 바로 Asana로 정보를 전송하여 시간을 절약하고 우발적인 데이터 손실을 방지할 수 있습니다.

• 양식과 사용자 지정 필드를 사용하여 프로젝트 및 작업 생성을 표준화함으로써 일관성을 보장하고 시간이 많이 소요되는 오고 가는 커뮤니케이션을 제거합니다.

• Asana의 규칙 기능을 사용하여 팀원에게 작업을 자동으로 배정하고, 프로젝트 간에 작업을 이동하고, 프로젝트가 상호 작용할 수 있도록 하여 작업과 워크플로를 간소화할 수 있습니다.

• 사용자 지정 보고서와 대시보드를 만들어 KPI를 추적하고 관리자와 리더가 조직의 다양한 프로젝트와 포트폴리오를 즉시 파악할 수 있도록 합니다.

• 프로젝트 및 프로그램의 수익성에 대한 지표를 시각화하여 어떤 부서가 위험한 상태인지, 어떤 부서에 전술적 분석이 필요한지 파악

• 진행 상태를 보고하기 위해 공급업체 KPI 및 SLA를 측정합니다

현실에서 '실질적인' 이점 실현

최근 Tea의 IT 팀은 회사가 이탈리아 수질 관련 법률을 준수할 수 있도록 지원하는 대규모 개발 프로젝트를 진행했습니다. 수질 데이터 수집 및 모니터링을 위한 구조를 구축하고 데이터를 쉽게 분석하고 추출하여 규정 준수 요구 사항을 충족할 수 있도록 데이터를 정리해야 했습니다.

약 50명이 참여하고 있으며, Tea와 외부 공급업체의 주요 이해관계자 15명이 Asana에서 등록되어 있습니다. 현재 3단계 프로젝트의 2단계를 진행 중인 팀은 이미 이 솔루션의 이점을 누리고 있습니다.

프로젝트 팀은 내부 및 외부 이해관계자 간의 커뮤니케이션을 개선하는 데 있어 Asana의 역할을 언급했습니다. 특히, 양식과 사용자 지정 필드를 함께 사용하면 필요한 모든 정보를 쉽게 수집하고 관련 이해관계자에게 제공할 수 있습니다.

이 기능과 그 외 주요 기능을 통해 Asana는 Tea가 프로젝트 실행률을 놀라운 30% 끌어올리고 이전 수동 시스템보다 더 높은 품질의 프로젝트 관리를 제공할 수 있도록 지원했습니다.

Asana로 당사와 공급업체가 가시성을 확보할 수 있습니다. 데이터 수집과 프로젝트 관리를 최적화할 수 있죠. 사용하기 쉽다는 것은 훌륭하지만, 이것이 우리가 관심을 갖는 유일한 지표는 아닙니다. Asana 덕분에 훨씬 더 효율적이고 효과적으로 프로젝트를 관리할 수 있게 되었습니다.

Andrea Manganaro, Tea s.p.a. IT 프로젝트 매니저

Tea의 다음 단계는 무엇인가요?

지금까지 팀은 특정 프로젝트에 참여하는 개인에게 Asana를 배포했습니다. 교차 기능 협업, 조율, 가시성에 Asana가 제공하는 가치를 확인한 후, 이제 조직 전체에 솔루션을 배포하는 데 집중할 것입니다.

팀은 즉시 IT 프로젝트에 참여하는지 여부와 관계없이 비즈니스의 다른 영역에서 사용자를 등록하기 시작할 것입니다. Alessandro와 그의 팀은 Asana가 비즈니스 전반의 팀이 IT 부서가 이미 누리고 있는 것과 동일한 많은 이점을 실현하는 데 도움이 될 수 있다고 굳게 믿습니다.