Victoria Sanches, Marketing Operations Manager, en Liz Dean, Senior Marketing Operations Manager, kwamen in 2019 bij CityFibre, waarbij Victoria werd ingebed in het Bedrijfsmarketing- en Communicatieteam en Liz in het Consumententeam. Tussen deze twee teams varieert het publiek intern en extern van bewoners tot projectontwikkelaars, belangrijke belanghebbenden van de stad, bouwpartners en meer.

Om het sterke traject van CityFibre te behouden en ervoor te zorgen dat het team toegang had tot de informatie die het nodig had om verschillende doelgroepen zo goed mogelijk te bedienen, hadden beide marketingteams een tool voor workflowbeheer nodig die de samenwerking zou vereenvoudigen.

Met Asana hebben we duidelijkheid en vertrouwen dat we werken met actuele informatie over projecten en taken, en samenwerken om onze doelen te bereiken.

Liz Dean, Senior Marketing Operations Manager bij CityFibre

Stroomlijnen voor succes

Een sleutelelement in de rollen van zowel Liz als Victoria is het stroomlijnen van de manier waarop de marketingteams werken door processen en platforms te optimaliseren, nieuwe lessen te zoeken en benaderingen aan te passen.

Victoria had in het verleden met projectbeheertools gewerkt. Ze ontdekte dat de tool die in gebruik was toen ze bij CityFibre kwam, basisfunctionaliteit bood en stelde vast dat er andere tools waren die beter geschikt zouden zijn voor de vereisten van het Team.

Samen identificeerden Victoria en het team verschillende uitdagingen op het gebied van Werkbeheer die ze moesten overwinnen om iedereen in staat te stellen zijn best te doen en zijn beste werk te leveren. Het gebruik van spreadsheets om het werk bij te houden voegde onnodige stappen toe en maakte het moeilijk om snel te bepalen wie wat deed, en sommige mensen konden de informatie die ze nodig hadden niet makkelijk vinden.

Over het algemeen ging er te veel tijd verloren aan 'werk over werk': activiteiten zoals het zoeken naar informatie, het vragen om statusupdates en het communiceren over werk. De marketingteams van CityFibre zijn niet de enigen die hebben ontdekt dat werk over werk de dag domineert - wereldwijd neemt het volgens de Anatomie van werk-index bijna tweederde (60%) van de tijd van werknemers in beslag.

Met de hypergroei van de organisatie die aan de gang was, hadden de marketingteams van CityFibre een tool nodig die de informatie en verantwoordelijkheid die de teams nodig hadden binnen handbereik zou brengen.

Meer eisen van werkbeheer

De marketingteams van CityFibre hadden een Werkbeheertool nodig die het volgende kon doen:

• Zichtbaarheid creëren over wie wat doet en wanneer

• Projecten, taken en dringende verzoeken op prioriteit organiseren

• Een gecentraliseerde opslagplaats creëren van al het werk dat plaatsvindt, waardoor consistente branding wordt gewaarborgd

• Gebruikt kan worden om externe bureaus en leveranciers te beheren

• Hun processen herstructureren voor snelheid, schaalbaarheid en nauwkeurigheid

Na het selecteren en testen van een reeks platforms, werd Asana geïdentificeerd als een geweldige match voor de behoeften van het marketingteam, met integraties zoals Office 365 die de compatibiliteit met de bestaande oplossingen van CityFibre eenvoudig maken.

Een gezamenlijke uitrol opbouwen

Victoria en Liz begonnen de overstap van hun teams naar Asana door hun creatieve productiebeheerproces met een extern ontwerpbureau naar het platform te verplaatsen. Nadat ze diep waren ingegaan op hoe ze dit proces het beste konden structureren met Asana, richtten Liz en Victoria hun aandacht op het uitnodigen van andere teamleden voor het platform.

Victoria en Liz wisten dat de voordelen van Asana teamleden zouden overtuigen zodra ze het in actie zagen, dus begonnen ze de voordelen ervan te laten zien door:

• Interne getuigenissen en voorbeelden van use cases te maken om het potentieel van Asana te demonstreren en mond-tot-mondreclame aan te moedigen

• Van de uitrol van Asana een samenwerkingsproject te maken en het bredere team input te geven over hoe nieuwe processen zouden werken

• Een periode van experimenteren en testen aan te moedigen om teams te helpen een idee te krijgen van hoe Asana zich aan hun behoeften zou kunnen aanpassen, inclusief het creëren van een Sandbox-omgeving

• Een Asana-voorstander aan te wijzen in elk team die het eerste aanspreekpunt zou kunnen zijn voor vragen en tips

• Gebruikers aan te moedigen om de Asana-ambassadeurstraining te voltooien

Workflow plannen, bijhouden en automatiseren met Asana

Tegenwoordig gebruikt iedereen in de Bedrijfsmarketing- en Consumententeams Asana voor creatieve productie, PR-processen, planning van sociale media en meer. Met Asana heeft het marketingteam van CityFibre het volgende gebouwd:

• Een PR-agenda voor de stad, die een Asana-bord gebruikt om het PR-proces te automatiseren, van het eerste persberichtverzoek tot de distributie naar de pers. De overstap van e-mail naar Asana heeft ertoe geleid dat elke stap naadloos verloopt, waarbij teamleden automatisch Taken krijgen toegewezen precies wanneer ze nodig zijn en alle informatie op één plek staat waar iedereen deze kan zien.

• Verschillende marketingcampagnes, zowel intern als extern, waarbij Asana wordt gebruikt om werkbelastingen te beheren en middelen nauwkeurig toe te wijzen aan externe bureaus. Asana was centraal bij het leveren van de snelle Christmas Connections-campagne, die in slechts twee maanden werd gelanceerd, en bij de ontwikkeling van The CityFibreWay, een intern initiatief dat de cultuur van de organisatie definieert.

• Een sociale media-agenda, die cross-functional teams integreert in één Asana-bord om planning, goedkeuringen en beheer af te handelen. Asana fungeert als een enkele ruimte om alle geplande campagnes, berichten, ad-hocverzoeken en persberichten te zien met ontwikkelings- en geautomatiseerde goedkeuringsprocessen om ervoor te zorgen dat de juiste goedkeuringen plaatsvinden voordat berichten live gaan.

• Onboardingprocessen voor nieuwe teamleden, met een stapsgewijze checklist die nieuwe starters moeten voltooien wanneer ze lid worden. Door het onboardingproces te centraliseren en te standaardiseren via Asana hebben nieuwe werknemers die op afstand toetreden een one-stop-shop voor alles wat ze nodig hebben om zich in de organisatie te verdiepen, van het opzetten van introducties met teamleden tot inloggegevens en links naar nuttige bronnen zoals het leer- en ontwikkelingsportaal van CityFibre.

Workflow plannen, bijhouden en automatiseren met Asana

Het marketingteam heeft ook talloze uren bespaard met de Regels- en Formulieren-functionaliteit van Asana.

Regels en aangepaste velden hebben hen in staat gesteld om de toewijzing van nieuwe taken aan het juiste project in Asana te automatiseren, zodat verschillende teams onmiddellijk inzicht hebben in de dingen die ze moeten zien. Het gebruik van regels betekent ook dat ze verschillende weergaven voor verschillende teams kunnen instellen; dus terwijl het PR-team alle documenten voor een bepaald stuk werk kan zien, zullen regionale marketingteams alleen zien wat voor hen relevant is - waardoor de zichtbaarheid van relevante informatie wordt vergroot en de efficiëntie wordt verbeterd.

Ondertussen gebruikt het team aangepaste Formulieren om briefings voor nieuwe activiteiten te standaardiseren en te vereenvoudigen. Het gebruik van Formulieren is bijzonder waardevol gebleken bij het verzenden van informatie naar agentschappen, waardoor CityFibre nieuwe briefings kan beheren en ervoor kan zorgen dat alle informatie aanwezig is voordat ze aan de slag gaan.

Over het algemeen heeft Asana de zichtbaarheid en efficiëntie van de marketingteams van CityFibre verbeterd. Ze besteden minder tijd aan werk over werk en kunnen meer tijd besteden aan het vooruit helpen van projecten.

Met Asana kunnen we onze beste praktijkprocessen naadloos toepassen op elk deel van het werk. Het betekent dat we niet elke stap van een nieuw project hoeven te micromanagen om ervoor te zorgen dat we de juiste workflows volgen en de voorgestelde resultaten behalen. Als een project vergelijkbaar is met een vorig project, zijn alle stappen, regels en raamwerken aanwezig in Asana en kunnen ze worden gedupliceerd, of als het iets geheel nieuws is, kunnen ze eenvoudig worden gemaakt om aan de vereisten te voldoen.

Victoria Sanches, Manager Marketing Operations, CityFibre

Snellere processen voor CityFibre en het Verenigd Koninkrijk

CityFibre is bezig met een enorme mobilisatietraject, waarbij dit jaar tientallen nieuwe gigabit-steden worden gebouwd. Met deze ambitieuze groeiplannen centraal, is het bedrijf op zoek naar oplossingen om processen in elke werkstroom te stroomlijnen. De marketingafdeling deelt de voordelen van het gebruik van Asana en onderzoekt de mogelijkheid om het gebruik ervan uit te breiden buiten hun team.

Met superkrachtige en gestroomlijnde processen die het werk achter de schermen versnellen, zal CityFibre beter dan ooit in staat zijn om zijn missie voort te zetten om razendsnelle infrastructuur te brengen naar gemeenschappen in het hele VK.