In de beginperiode vertrouwde Hudl op een team van fulltime projectmanagers om marketing- en webontwikkelingsprojecten, zoals e-mailcampagnes, evenementmateriaal en nieuwe landingspagina's, te triëren en er personeel voor in te zetten. Het team beheerde dit werk via een gefragmenteerde mix van spreadsheets, verouderde projectbeheertools en het bedrijfsintranet. Dit proces maakte de middelenplanning tijdrovend en gaf teamleden weinig inzicht in hun eigen werkbelasting en prioriteiten.

Naarmate het aantal projecten van het team toenam, kwamen miscommunicatie en verkeerd beheer van verwachtingen vaker voor. Ze hadden geen eenvoudige manier om elk onderdeel van het werk te coördineren en bij te houden en hadden geen duidelijk overzicht van de projecten die in hun Afdeling plaatsvonden. Daarom begon het team te zoeken naar een Werkbeheertool om iedereen meer zichtbaarheid, controle en verantwoordelijkheid over het eigen werk te geven.

De juiste oplossing vinden

Omdat het team in het verleden teleurgesteld was door projectbeheersoftware, richtte het zijn zoektocht op drie hoofdcriteria:

• One-stop-shop: de oplossing moest een single source of truth bieden voor marketeers om al hun prioriteiten en taken over projecten en sportmarkten heen te bekijken.

• Realtime inzicht in teambandbreedte: de oplossing moest projectmanagers ook in staat stellen om de teambandbreedte eenvoudig in realtime te visualiseren, zodat ze slimmere personeelsbeslissingen konden nemen.

• Voortgangsrapportage: Ten slotte moest de oplossing managers in staat stellen om te meten wat er tijdens een bepaalde sprint werd opgeleverd en waar teams geblokkeerd waren of de deadline niet haalden.

Het team wist dat ze iets gevonden hadden toen ze het krachtige en gebruiksvriendelijke platform van Asana tegenkwamen.

Asana was zo gemakkelijk aan te passen dat we onze processen niet zo veel hoefden te veranderen om de onmiddellijke voordelen te zien van een robuuste, single source of truth voor middelen- en projectbeheer.

Eric Brouillette, senior manager Merkontwerp

Functies zoals Workload en taakafhankelijkheden waren perfect om medewerkers meer inzicht te geven in hun workflows, terwijl mogelijkheden zoals het maken van goedkeuringen en het bijhouden van taken in meerdere projecten hen in staat zouden stellen om naadloos werk op het juiste moment aan de juiste persoon over te dragen. Met Asana kreeg Hudl een glimp van een betere manier van werken, waarbij reageren op veranderende bedrijfsbehoeften en prioriteiten net zo eenvoudig was als het slepen en neerzetten van taken naar een nieuw bord of een nieuwe medewerker.

Het draaiboek voor succes schrijven

Nadat de beslissing was genomen, werkte Hudl samen met het Klantsucces-team van Asana om implementatieplannen van 30, 60 en 90 dagen te ontwikkelen voor de afdelingsbrede uitrol, inclusief overkoepelende doelen voor elke fase van het proces. Een aantal van deze doelen omvatte het afstemmen op nieuwe projectbeheerconventies om de overgang naar Asana zo naadloos mogelijk te laten verlopen. De Klantsuccesmanager van Asana hielp het marketingteam van Hudl bij dit proces, zodat ze de veranderingen voor de rest van het team vol vertrouwen konden beheren.

Het Klantsucces-team van Asana was van onschatbare waarde in ons implementatieproces. Zij namen de tijd om ons bedrijf te begrijpen en toonden ons hoe we praktische workflows en processen konden maken om het beste uit Asana te halen. Zonder hen hadden we dit niet gekund.

Layne Anderson, Agile Marketing Lead

Van daaruit was iedereen aan het werk om te beginnen met het opbouwen van de nieuwe workflows van Hudl in Asana. Ze begonnen langzaam, eerst met het testen van processen voor de intake van werk en websprints in Asana om te begrijpen hoe end-to-end-workflows zouden werken, en vervolgens met het codificeren ervan met Regels en Sjablonen. Deze "learn by doing"-benadering bleek van onschatbare waarde voor de adoptie door het team en gaf hen ook de kans om nieuwe functies en updates te testen en te implementeren.

Een homerun voor productiviteit

Tegenwoordig voert Hudl al hun marketing en creatief werk, inclusief gerelateerde webontwikkeling en sprintprojecten, uit in Asana. Ze gebruiken het om alles te beheren, van campagneplanning tot het bouwen van nieuwe landingspagina's, en ze hebben grote productiviteitswinsten gezien in het hele marketingteam.

Vóór Asana hadden wij nooit een manier om al het cross-functionele werk in verschillende projecten bij te houden. Nu kunnen we alles op een granulair niveau zien, en onze sprintverbintenissen scherp in het oog houden.

Bart Johnston, Senior manager webontwikkeling

Waar cross-functional samenwerking voorheen rommelig was, heeft Asana het duidelijk en voorspelbaar gemaakt.

• Het team kan nu zien hoe het werk is verbonden en wanneer middelen klaar zijn voor overdracht met tijdlijn en afhankelijkheden.

• Ze hebben met Goedkeuringen feedback- en beoordelingscycli voor meerdere belanghebbenden in de projectworkflow ingebouwd.

• Ze kunnen projecten plannen en hun tijd gemakkelijker beheren met Subtaken en aangepaste velden voor inzet. En wanneer projecten voltooid zijn en klaar voor QA, gebruiken ze sjablonen om ervoor te zorgen dat ze alle juiste vakjes aanvinken.

Bovendien kan het team sprints beter bijhouden en gegevens verzamelen over de voltooiing van commits met Portfolio's, zodat ze de planning kunnen verfijnen en toekomstige sprints kunnen optimaliseren. En wanneer teamleden het gevoel beginnen te krijgen dat ze onder tijdsdruk staan, kunnen ze nu eenvoudig de capaciteit van het team opnieuw beoordelen en werk opnieuw toewijzen met Werkbelasting voordat iemand een burn-out krijgt.

Samen naar een toekomst met meer vertrouwen en samenwerking

Naast het feit dat ze productiever zijn, is een van de grootste voordelen van het gebruik van Asana een hoger niveau van vertrouwen en betrokkenheid binnen het team. De werkbelasting is evenwichtiger, teamleden voelen zich in staat om extra werkaanvragen aan te passen wanneer ze andere prioriteiten hebben om op te focussen, en de verhoogde zichtbaarheid heeft geheel nieuwe kanalen geopend voor communicatie en empathie binnen het team.

Terwijl Hudl de wereld van sportprestaties blijft veroveren, zijn ze enthousiast om verder te bouwen op deze nieuw gevonden betrokkenheid. Of ze Asana nu gebruiken om de puntjes te verbinden tussen individuele projecten en bedrijfsbrede doelen of om persoonlijke ontwikkeling en individuele OKR's bij te houden, ze weten dat Asana de juiste tool is voor hun all-star team.