Toen Chief Technology Officer Matt Chang in 2016 bij iCHEF kwam, was zijn briefing duidelijk. De backend van iCHEF herstructureren, zodat het gemakkelijker was om samen te werken en te integreren met derden, zoals platforms voor maaltijdbezorging. In die tijd behandelde het team 20 R&D-projecten per jaar. Om innovatie op te schalen en een softwarestructuurwijziging te realiseren, zou het hele bedrijf de samenwerking opnieuw moeten uitvinden.  Toen Matt begon, was de interdepartementale coördinatie moeilijk, ondanks het gebruik van een projectbeheertool. Het was niet gemakkelijk om Taken tussen afdelingen te delen en dit gebrek aan transparantie vertraagde de processen. Matt ging op zoek naar een Werkbeheerplatform dat de transparantie zou vergroten en de samenwerking zou verbeteren. 

Een werkbeheerplatform vinden voor het hele bedrijf 

Het team van iCHEF had een Werkbeheertool nodig die elke afdeling kon gebruiken, van engineering tot marketing. Om snel te innoveren, had het hele bedrijf toegang nodig tot dezelfde taken met duidelijke communicatie over verantwoordelijkheden, deadlines en projectcontexten. 

Na een weloverwogen evaluatieproces koos het iCHEF-team voor Asana omdat het het volgende bood: 

• Samenwerkingsfuncties voor een betere coördinatie tussen afdelingen. 

• Een intuïtieve gebruikersinterface om een snellere implementatie te bevorderen. 

• Krachtige gegevensanalyse om een meer doordachte besluitvorming mogelijk te maken. 

Het door ons gekozen Werkbeheerplatform moest geschikt zijn voor alle teams. Uiteindelijk was ons Doel om de samenwerking tussen de afdelingen te optimaliseren door transparante processen en gegevensuitwisseling te creëren. Asana beloofde  naadloze samenwerking tussen afdelingen, geweldige bruikbaarheid en krachtige mogelijkheden voor gegevensanalyse.

Matt Chang, CTO bij iCHEF

Werken met Master Concept om Asana te implementeren 

Het iCHEF-team werkte samen met Master Concept, een Asana Oplossingen-partner, om Asana te implementeren. Het team van Master Concept, experts in cloudsoftware en projectbeheer, hielp iCHEF bij het maken van de workflows die de communicatie tussen afdelingen zouden bevorderen en de complexiteit van grote R&D-projecten zouden aanpakken. 

De implementatie was zo succesvol dat elke afdeling Asana begon te gebruiken voor meer dan R&D-projectmanagement. Het klantrelatieteam begon Asana te gebruiken om serviceverzoeken bij te houden en derden, zoals de POS-reparatiepartner van het bedrijf, werden aangemoedigd om lid te worden van het platform.

Sinds de implementatie wordt Asana voor meer dan alleen O&O-projecten gebruikt. Afdelingen in het hele bedrijf gebruiken Asana om hun eigen werk te beheren en  de resultaten zijn opmerkelijk.

Matt Chang, CTO bij iCHEF

Meer projecten voltooid dankzij betere samenwerking 

Elke afdeling bij iCHEF gebruikt nu Asana. Sinds de implementatie van het platform rondt het team van iCHEF ongeveer 100 projecten per jaar af. 

Deze verhoogde efficiëntie wordt gestimuleerd door Asana-workflows die transparantie creëren en de samenwerking verbeteren. Hier zijn drie manieren waarop Asana een verschil maakt bij iCHEF. 

Dankzij Asana hebben we een dramatische stijging van onze productiviteit gezien. We kunnen meer projecten afronden en tegelijkertijd onze operationele processen optimaliseren voor meer efficiëntie.

Matt Chang, CTO bij iCHEF

Verbeterde samenwerking tussen afdelingen 

Portfolio's en projectborden brengen werk samen op één plek, waardoor teams van alle afdelingen de doelstellingen, mijlpalen en taakprioriteiten begrijpen. Verbeterde samenwerking heeft het bedrijf geholpen veerkrachtiger te worden. 

De Anatomie van werk-index onthult dat 79% van de werknemers bij organisaties waar goed wordt samengewerkt zich goed voorbereid voelt om op uitdagingen te reageren. Toen COVID-19 toesloeg, bewees het iCHEF-team dat dit waar was door snel functies uit te brengen om restaurants te helpen bij het beheren van contactloos bestellen, betalen en bezorgen. 

Asana heeft onnodige Communicatie rond projecten verminderd en het gemakkelijker gemaakt om van koers te wijzigen. Als er een noodgeval is, kunnen teamleden snel projecttijdlijnen opnieuw evalueren zonder belangrijke taken te missen.

Fan-yu Liang, Product Operations Manager bij iCHEF 

Beter bijhouden van duizenden klantenserviceverzoeken 

iCHEF ontvangt elke maand 5.000 klantenserviceaanvragen. Het team gebruikt portfolio's om een duidelijk overzicht te krijgen van alle gerelateerde projecten, van training voorafgaand aan de inzet tot het bijhouden van tabletverhuur en -reparaties. 

Leiders begrijpen de voortgang van de klantenservice in één oogopslag en teams bewegen veel sneller.  Volgens de Anatomie van werk-index zei 71% van de mensen bij bedrijven met duidelijke doelen dat het gemakkelijk was om samen te werken met belanghebbenden in andere functies. Dit is het geval geweest bij iCHEF, waar transparantie heeft geleid tot een betere samenwerking rond aanvragen van klanten. 

Het bijhouden van klantenserviceverzoeken als Taken in Asana heeft de verwerkingstijd versneld en ons uren werk bespaard. Het team kan zich nu concentreren op werk dat meer waarde biedt.

Fan-yu Liang, Product Operations Manager bij iCHEF 

Omnichannel-marketingstrategieën beheren 

Marketing-specialist Hsuan Chou is een grote fan van Asana. Het beheren van een omnichannel marketingstrategie heeft Hsuan uitgedaagd om communicatie en berichten uit verschillende kanalen bij te houden.

Hsuan en het team gebruiken projectborden, taken en subtaken om marketingcampagnes en communicatieverzoeken bij te houden. Taaktransparantie maakt het voor Hsuan gemakkelijk om de voltooiing van taken bij te houden en alle mediakanalen te monitoren. 

Asana is zo'n zegen geweest! Ik kan veel sneller werken.  Elke keer dat ik een nieuwe functie zie, controleer ik meteen hoe deze mijn werkproces verder kan optimaliseren.

Hsuan Chou, marketingspecialist bij iCHEF 

Nieuwe markten aanbreken 

Het team van iCHEF is enthousiast om voortdurend producten en functies uit te brengen die hun klanten helpen hun bedrijf te verbeteren. Het bedrijf is van plan om de diensten te blijven uitbreiden en aan te passen aan lokale markten. iCHEF zal Asana blijven gebruiken om hun workflows te voeden en het team kijkt ernaar uit om nog meer efficiëntie binnen het bedrijf te creëren.