De winderige duinen en de Atlantische kustlijn van The Ocean Course op Kiawah Island Golf Resort zijn een golfparadijs voor zowel spelers als toeschouwers. Het is geen wonder dat de PGA of America de spectaculaire locatie in South Carolina heeft gekozen voor hun 103e PGA Championship in 2021.

De teams ter plaatse, meestal van zes tot acht personen, houden toezicht op marketing, PR, operaties, kaartverkoop en vrijwilligerswerk. Ze worden ondersteund door de 30-koppige Championship-afdeling op het hoofdkantoor, inclusief een technologieteam dat digitale oplossingen zoals registratieplatforms beheert en bouwt. Kyler Rose is de Marketing Services Manager voor het 103e Kampioenschap en hij is betrokken bij de dagelijkse Evenementplanning en bij de registratie en verkoop van tickets, die 16 maanden vóór een Kampioenschap begint.

Het is een veeleisende en cross-functional onderneming die nauwe samenwerking tussen een aantal teams vereist. De organisatie is echter verspreid over het hele land en het technologieteam van het kampioenschap werkt mogelijk aan wel acht evenementen tegelijk, allemaal in verschillende planningsfasen, wat het moeilijk maakt om efficiënt te communiceren en samen te werken met teams ter plaatse, zoals dat van Kyler.

In het verleden vertrouwden teams op e-mail, spreadsheets en ouderwetse telefoontjes om deze complexe processen te beheren, maar het was verre van ideaal en leverde verschillende belangrijke problemen op:

• Communicatieproblemen creëerden een kloof tussen het technologieteam en het team ter plaatse.

• Een gebrek aan transparantie in de planningsfase belemmerde de samenwerking - zonder volledig inzicht bouwde het technologieteam soms oplossingen voor de korte termijn in plaats van oplossingen voor de lange termijn.

• Historische kennis ging verloren wanneer iemand de organisatie verliet, simpelweg omdat anderen er daarna niet gemakkelijk toegang toe hadden.

Dit gebrek aan afstemming is een bekend verhaal. Volgens de Anatomie van werk-index begrijpt slechts 46% van de kenniswerkers hoe hun werk bijdraagt aan de doelstellingen en missie van hun organisatie. Kyler had een Werkbeheerplatform nodig dat de communicatie op één plek consolideerde.

We hadden geen betrouwbare bron om naar te verwijzen en de voortgang van een project bij te houden... Het was een beetje een warboel.

Kyler Rose, Marketing Services Manager, 103e PGA Championship, The Ocean Course op Kiawah Island Golf Resort

De juiste tool kiezen om een team te verenigen

Het team van Kyler had met name een tool nodig om te helpen bij het beheren van de wederopbouw van een nieuwe ticketingoplossing, aangezien ze hun verouderde systeem geleidelijk afbouwden. Maar ze hadden het ook in bredere zin nodig om de samenwerking te verbeteren. Betere asynchrone communicatie zou hen dichter bij het technologieteam op het hoofdkantoor brengen en de transparantie voor het leiderschap verbeteren - en de extra helderheid zou verantwoordelijkheid bij alle afdelingen brengen.

Gelukkig onderging PGA of America een digitale transformatie en was het technologieteam al begonnen met het gebruik van Asana om hun engineeringprojecten bij te houden. Ze introduceerden het bij Kyler, die het meteen gebruiksvriendelijk vond. Hij vond het vooral fijn dat ze taken konden afvinken om vooruitgang te boeken, en omdat sommige teamgenoten al bekend waren met Asana uit eerdere rollen, waren ze snel aan de slag.

Een van de leukste dingen van Asana is dat het verantwoordelijkheid creëert. Managers krijgen op elk moment inzicht in waar iedereen aan werkt.

Duidelijkere communicatie en nauwere samenwerking met Asana

Het team van Kyler beheert nu tal van projecten in Asana en kan veel nauwer samenwerken met andere teams op het hoofdkantoor. Bij het opnieuw bouwen van hun ticketplatform maakten ze bijvoorbeeld één Asana-project met taken gegroepeerd in secties die elk gebied van het ontwikkelingsproces vertegenwoordigden. Het bedrijfsteam kon hun behoeften gemakkelijk overbrengen aan de engineers, en met alles op één plek vastgelegd, kon iedereen zien waar ze stonden in het project.

Omdat de teams nu nauwer samenwerken dan ooit, heeft het onsite team, in plaats van aanvragen en informatie via één technologie-teammanager te sturen, directe relaties met individuele engineers - allemaal via Asana. In feite verloopt alle cross-functional samenwerking soepeler; Kyler kan bijvoorbeeld gemakkelijk taken toewijzen aan collega's in andere afdelingen, hen verantwoordelijk houden en projecten vooruit helpen.

Onze verschillende afdelingen zouden zonder Asana niet zo goed met elkaar verbonden zijn. Ik kan rechtstreeks met engineers communiceren en werkrelaties aangaan, en die samenwerking is uiterst waardevol geweest.

De mogelijkheid van Asana om taken toe te voegen aan meerdere projecten helpt dubbel werk te verminderen, omdat een update op slechts één plek - de taak - automatisch wordt weerspiegeld in alle bijbehorende projecten. Het onsite team krijgt ook updates over taken via de Asana voor Slack-integratie, en als er een aanvraag opduikt op Slack, kunnen ze er snel een nieuwe taak voor maken, rechtstreeks vanuit het bericht, en er glipt niets door de mazen van het net. De Slack-integratie helpt hen ook om Asana te delen met anderen die momenteel niet in de tool zitten.

Simpel gezegd: Asana helpt het team van Kyler om zich op de taken te concentreren en dingen op tijd af te krijgen. In schril contrast met hun eerdere manier van werken, geeft Asana het leiderschap een uitgebreid overzicht van het werk en de voortgang, waardoor het vertrouwen en de verantwoordelijkheid over de hele linie toenemen.

Asana is een dashboard voor elk groter project en het geeft ons een snel overzicht van waar we staan. In het verleden moesten we teruggaan en een e-mailketen bekijken - als we überhaupt iets hadden.

De toekomst tegemoet

Terwijl Kyler en zijn team plannen maken voor het 103e PGA-kampioenschap, blijft de PGA of America de invoering van Asana uitbreiden en gebruiken om meer projecten te beheren en de samenwerking tussen hun teams te verbeteren.

Ze zullen Asana gebruiken om een nieuwe cashloze betalingsomgeving te implementeren op toekomstige kampioenschappen - een essentiële innovatie tijdens de COVID-19-pandemie - zodat ze golffans weer kunnen verwelkomen op hun evenementen van wereldklasse wanneer dat veilig wordt geacht.

Met de wind die over de duinen waait en Asana in hun golftas, kan de PGA of America ernaar uitkijken om op een verantwoorde manier spelers en toeschouwers weer uit te nodigen voor hun kampioenschappen - en hun toekomstige projecten rechtstreeks de fairway op te sturen.

Het was leuk om te zien dat meer mensen Asana binnen de organisatie gingen gebruiken. Ik kijk ernaar uit om het verder uit te bouwen en ik hoop dat het alle verschillende onderdelen van het bedrijf van PGA zal raken.