Jayati Shah-Thiel was verantwoordelijk voor het leiden van de overgang van Quadient-marketing naar de Agile-methodologie en het implementeren van de tools die nodig zijn om de transformatie mogelijk te maken. "Quadient heeft een complexe structuur," legt Jayati uit. “Het is een matrixorganisatie met oplossingsgroepen en ook met wereldwijde en regionale teams. Soms kon het wrijving veroorzaken omdat we op verschillende manieren werkten en rapporteerden binnen een uiteenlopende structuur.”  Zoals de Anatomie van werk-index suggereert, kunnen mensen, wanneer ze binnen deze complexe structuren werken, 58% van hun tijd besteden aan 'werk over werk'.

Over het transformatieproject zei Jayati: "We wilden eenheid brengen tussen de regio's en oplossingen om de prestaties te stimuleren die ervoor zorgen dat we relevant blijven in de markt. We moesten onze topteams gefocust houden op specifieke deliverables, zodat ze zich op hun gemak voelden bij het tempo van het bedrijf en de eisen die eraan werden gesteld."

Technologie is de katalysator voor transformatie

De Agile-transformatie van Quadient vereiste een gezamenlijke inzet. “We zijn begonnen met het maken van een projectteam dat mensen samenbracht om de verschillende functies te vertegenwoordigen. En ook om mensen erbij te betrekken die er lang genoeg zijn om ons Bedrijf echt te begrijpen en te weten hoe het werkt", zei Jayati. “Samen moesten we een methode bedenken om Agile op de juiste manier voor ons Bedrijf te implementeren.”

De transformatie begon met een eisendocument, waarin de functionele en technische behoeften van het bedrijf werden uiteengezet. Uiteindelijk selecteerde het team drie Werkbeheeroplossingen. "Ons softwareontwikkelingsteam gebruikt Jira al, dus we wilden evalueren of het aan onze vereisten voor een agile bedrijf kon voldoen", legde Jayati uit. “We hadden ook ervaring met een andere Werkbeheertool en wilden Asana in actie zien.

“Ondanks dat het in het begin een onbekende entiteit was, is uiteindelijk de grote onderscheidende factor voor Asana de gebruikersinterface - het is zo gebruiksvriendelijk dat iedereen met de tool kan spelen en het uit kan zoeken .”

“Asana en Agile gaan hand in hand”

Van inhoud tot creatief, van vraaggeneratie tot e-commerceportals, campagnes en meer, bijna alle marketingteams van Quadient over de hele wereld gebruiken Asana. "We wilden onze manier van werken op elkaar afstemmen en Asana heeft onze Agile-transformatie operationeel gemaakt", zei Jayati. 

Verhoogde prestaties en efficiëntie

De marketingactiviteiten van Quadient zijn lean, teams werken in sprints en er wordt frequent opgeleverd. Volgens de Anatomie van werk-index kan het verbeteren van processen 257 uur per jaar besparen.

“Als onderdeel van onze Agile-methodologie schatten we de omvang van een taak in met behulp van T-shirtmaten - zoals small, medium en large. Binnen Asana hebben we regels ingesteld om deze grootte automatisch weer te geven bij het toewijzen van het taakgewicht", zei Jayati. "Formulieren is een andere functie die het hele team leuk vindt, omdat het aanvragen op één plaats vastlegt, zodat ze gemakkelijker te beoordelen zijn. We gebruiken zelfs iframes om mensen die geen toegang hebben tot Asana in staat te stellen aanvragen in te dienen."

Gericht op flexibiliteit en samenwerking

Alle marketingteams hebben meer inzicht in al het werk in behandeling. Het zorgt ervoor dat communicatie op een wereldwijde schaal op een natuurlijke manier kan verlopen, in plaats van dat mensen afzonderlijke updates moeten sturen, wat volgens de Anatomie van werk-index een derde van de werknemers kan afleiden en 'overweldigen'.

"Dankzij de integratie van Asana met Jira konden we het software-ontwikkelingsteam en degenen die nauw met hen samenwerken - inclusief de web- en portalteams - onboarden, omdat ze op dezelfde manier als voorheen kunnen blijven samenwerken", zei Jayati. “De interface van Asana bevat ook duidelijke dashboards die het eenvoudig maken om rapporten te maken. Na verloop van tijd hebben we teams aangemoedigd om de standaardrapporten die we hebben gemaakt, aan te passen op basis van hun workflow."

Meer tijd besteed aan strategie

In een tijd waarin de Anatomie van werk-index een trend laat zien naar minder tijd besteed aan strategie - 9% in 2022 vs. 14% in 2021 - heeft Quadient Agile gebruikt om de behoefte aan 'werk over werk' te verminderen. Vergaderingen zijn nu gereserveerd om specifieke beslissingen te nemen of specifieke resultaten te leveren.

"Met uitzondering van onze jaarlijkse gebruikersconferentie, weerspiegelen onze projecten onze dagelijkse taken, dus zijn ze opgezet als Kanbanborden. Het helpt ons om de werkbelasting te beheren en succesvolle ideeën voor verbetering te delen tussen teams en regio's", aldus Jayati. “Zichtbaarheid is essentieel in Agile en Asana heeft ons geholpen om elke aarzeling in het bedrijf om zo open te zijn te overwinnen. Zonder volledige transparantie kan ons team niet ten volle profiteren van functies binnen de tool - zoals multihoming, dat taken over meerdere projectborden heen koppelt." 

Eenheid. Stabiliteit. Efficiëntie.

Asana heeft met succes eenheid gebracht in de marketing van Quadient en hen in staat gesteld om het voortouw te nemen bij de invoering van de Agile-methodologie. Het heeft een stabiele werkomgeving gecreëerd die de functie in staat stelt om elke dag de EPIC-bedrijfswaarden na te leven. En verbonden functies, zoals de web- en portalteams, krijgen nu al inzicht in de voordelen die ze zouden kunnen ervaren wanneer ze nieuwe, moderne manieren van werken omarmen.