Om ervoor te zorgen dat al deze evenementen succesvol zijn en in overeenstemming met het merk van het bedrijf, werken Dawn Jensen, Global Senior Program Marketing Manager, en Sydney Leopold, Global Events Manager, samen om alles te creëren, van evenementregistratiepagina's tot beursstandontwerpen tot weggeefacties voor bezoekers - en alles daartussenin.

Het Bedrijfsmarketing-team ondersteunt elk jaar meer dan 1000 evenementen, van grote beurzen tot webinars voor het genereren van vraag. Met Asana hebben we onze leverings-SLA voor evenementaanvragen met 70% verminderd.

Dawn Jensen, Global Senior Program Marketing Manager

Het creëren van alle marketing- en ontwerpmiddelen om deze evenementen te ondersteunen is geen eenvoudige taak - het bedrijfsmarketingteam verwerkt meer dan 22.000 aanvragen per jaar. En het bijhouden van al deze evenementaanvragen via e-mail werkte niet. Niemand kon zien hoe het werk vorderde, nieuwe aanvragen vielen door de mazen van het net en het was moeilijk om merkconsistentie en kwaliteit te garanderen voor alle evenementen en regio's - een van de belangrijkste verantwoordelijkheden van het team.

De juiste tool vinden om het werk te schalen en te stroomlijnen

Toen Dawn bij Sophos kwam, was het bedrijfsmarketingteam al bezig met het evalueren van Werkbeheeroplossingen. Ze waren op zoek naar een oplossing die intuïtief, gemakkelijk te gebruiken en flexibel was, zodat ze alles konden beheren, van brochure-updates tot complexe workflows voor hun verkoopbijeenkomsten en partnerconferenties.

Sophos koos voor Asana omdat het het beste paste bij de behoeften en workflows van hun team. Het is flexibel en gemakkelijk aan te passen naarmate ze opschalen, teamgenoten kunnen werk in meerdere weergaven voor verschillende contexten zien en het team werd aangetrokken door de intuïtieve en krachtige gebruikersinterface.

Meer dan 1600 aanvragen per kwartaal afhandelen

In samenwerking met het klantsuccesteam van Asana ontwikkelde Dawn afspraken, zodat iedereen hetzelfde proces volgde voor het indienen, sorteren en uitvoeren van aanvragen. Hierdoor kon het bedrijfsmarketingteam hun workflows standaardiseren, zodat er geen kritieke stappen werden gemist.

Met Asana konden we in 2018 6.400 ontwerp- en webgerelateerde evenementaanvragen voltooien, een capaciteitsverhoging van 50% terwijl we ons personeelsbestand slechts met 5% hebben uitgebreid.

Dawn Jensen, Global Senior Program Marketing Manager

Zodra Bedrijfsmarketing hun werk in Asana beheerde, konden ze realtime updates geven aan hun teamgenoten in de veldmarketing. "Ik liet de evenementenmanager hun aanvraag in Asana zien, en ze konden alle opmerkingen zien, de chronologie van wat er gebeurde en wanneer, wie het ontwierp, wie het beoordeelde - alles", zei Dawn. "En hun reactie was meestal: 'Oh mijn god, dit is het beste. Hoe krijg ik hier toegang toe?'" Dit bespaarde het team van Dawn honderden uren die ze normaal gesproken zouden besteden aan het opvragen van rapporten, het beantwoorden van telefoontjes, het reageren op e-mails en het bijwonen van statusupdate-vergaderingen.

Beter proces, betere afstemming, betere evenementen

Dawn en haar team hebben nu een project "Inbox voor aanvragen" dat 16 uur per dag, zes dagen per week wordt beheerd (door teamgenoten verspreid over drie tijdzones), zodat er geen evenementaanvragen over het hoofd worden gezien. Met al het werk gecentraliseerd in Asana kan iedereen zien waar het team aan werkt, de status van elke individuele aanvraag en wanneer deze voltooid zal zijn.

Nu het bedrijfsmarketingteam en hun cross-functional partners hun evenementenwerk in Asana beheren, kunnen ze meer evenementen ondersteunen, merkconsistentie garanderen en een boeiende ervaring bieden aan partners en klanten in de 119 landen die ze bedienen.