Zo gebruikt Asana werkbeheer om de planning van digitale roadmaps te ondersteunen

Digitaal roadmappen gaat niet alleen over het maken van een Takenlijst met projecten – het gaat erom slimme keuzes te maken die tot echte resultaten leiden. Een duidelijke en goed geprioriteerde roadmap vereist afstemming met belanghebbenden, het stellen van duidelijke prioriteiten en het maken van moeilijke afwegingen. Dani Spires, Head of Digital bij Asana, kent deze uitdaging van binnen en van buiten. 

“Als digitaal Team moeten we voldoen aan de veranderende behoeften van het Bedrijf en tegelijkertijd technische initiatieven vooruit helpen. Routekaartplanning helpt ons het juiste evenwicht te vinden”, zegt ze.

Om dit te bereiken, evalueert het Team van Dani regelmatig hun prioriteiten en verwerkt het feedback uit de hele organisatie om hun routekaart afgestemd te houden op de strategische Doelen. Dat is niet eenvoudig, zeker niet wanneer je met meerdere belanghebbenden werkt. Dat is waar Asana van pas komt.

Vier manieren waarop Asana de routekaartplanning vereenvoudigt

Wanneer het op de juiste manier wordt gedaan, helpt digitale roadmapping Teams om de meest impactvolle projecten te prioriteren, de basis te leggen voor groei en iedereen gefocust te houden op wat er toe doet. Zoals Dani zegt, is het hoofddoel om ‘de prioriteiten van het Team te bepalen en te beslissen hoe we de bandbreedte kunnen inzetten om impact te genereren, terwijl we tegelijkertijd gefocust blijven op andere initiatieven’.

Om dit te realiseren, hebben Teams een centrale plek nodig om potentiële projecten te bekijken, de strategie af te stemmen, beslissingen te nemen en de voortgang bij te houden, en dat allemaal terwijl ze naadloos samenwerken.

Hier lees je hoe Asana het Team van Dani helpt om dit voor elkaar te krijgen.

Roadmapwerk centraliseren voor zichtbaarheid

Een van de grootste uitdagingen bij het opstellen van een digitale roadmap is om cross-functional partners gedurende het hele proces op de hoogte te houden. Volgens Dani is de lijst met stakeholders van het digitale Team ‘lang en breed’: er zijn veel mensen met verschillende prioriteiten en verantwoordelijkheden bij betrokken die hun inbreng moeten leveren om tot de juiste beslissingen te komen. En dat betekent dat het een uitdaging is om iedereen op de hoogte te houden.

Om dit op te lossen, vertrouwt Dani’s Team op de projectfunctie van Asana om een overkoepelend routekaartproject te maken waarin alle digitale initiatieven voor het boekjaar zijn ondergebracht. Aan het begin van het roadmappingproces voegen belanghebbenden en teams hun voorgestelde projecten als Asana-taken toe aan de hoofdroadmap, waardoor iedereen inzicht krijgt en de kans krijgt om zijn of haar mening te geven. 

Laten we bijvoorbeeld zeggen dat het SEO-team van plan is om in het eerste kwartaal vier pijlerpagina’s op Asana.com te vernieuwen. Om hun Doel te bereiken, hebben ze digitale ondersteuning nodig om de pagina-indelingen opnieuw te ontwerpen, nieuwe Inhoud te uploaden en updates live te zetten. Tijdens het eerste roadmappingproces voegt de SEO-projectmanager een Taak toe aan de digitale roadmap die bij het SEO-project hoort, bijvoorbeeld 'Updates voor pijlerpagina's in het eerste kwartaal'. Vervolgens beoordeelt het digitale team de Taak rechtstreeks in de roadmap en gebruikt het de verstrekte informatie om te beslissen of het project al dan niet wordt voortgezet.

“Door op één plek een gecentraliseerd plan op te stellen, kunnen we al onze partners inzicht en een stem in het proces geven,” zegt Dani.

Datagestuurde middelenbeslissingen nemen

Nadat het Team van Dani hun digitale roadmapproject heeft gemaakt, is de volgende stap om te beslissen welke projecten uiteindelijk worden uitgevoerd.

Maar het gaat niet alleen om het kiezen van het werk dat moet worden gedaan. Wanneer er zoveel belanghebbenden bij betrokken zijn, kunnen aanvragen de roadmap snel boven de Capaciteit laten uitstijgen. Zoals Dani opmerkt, bestaat er een delicate balans tussen het prioriteren van bedrijfskritieke initiatieven – zoals projecten die leiden tot verkoopleads of de pijplijn stimuleren – en het strategische technische werk dat nodig is om groei op de lange termijn te ondersteunen.

Om deze beslissingen te nemen, vertrouwt het Team van Dani op de Aangepaste velden van Asana. Telkens wanneer een aanvrager een voorgesteld project aan de routekaart toevoegt, labelt hij of zij de Taak met Aangepaste velden die zijn ontworpen om het Team te helpen inzien hoe het project in het grotere geheel past en te beslissen of ze het project wel of niet op zich moeten nemen. Deze Aangepaste velden omvatten:

• Opleveringskwartaal: Het geplande opleveringskwartaal waarin het werk Voltooid moet zijn.

• Toezegging: Of er een toezegging voor het project is gedaan en wat het niveau van de toezegging is.

• Prioriteit: Het prioriteitsniveau van de taak of het project. 

• Direct verantwoordelijke Team: Welk digitale team verantwoordelijk zal zijn voor het project.

• Inzet: Een numerieke schatting van 1 tot 5 die de mate van complexiteit van het project aangeeft.

Nadat projecten zijn toegevoegd en gelabeld, beoordeelt het Digitale Team hun werkdruk en beslist het hoe de bandbreedte over de verschillende soorten projecten wordt verdeeld, zoals strategische initiatieven, technisch onderhoud en ondersteuning voor stakeholders. Door snel de Aangepaste velden te bekijken, kunnen de leiders van de digitale pijlers zich gemakkelijk afstemmen op de prioriteit, de benodigde inzet en de potentiële impact van elk project, waardoor het gemakkelijker is om de routekaart af te ronden.

“Dankzij onze Aangepaste velden kunnen we serieuze gesprekken over capaciteit voeren”, zegt Dani. “We kunnen belanghebbenden laten zien wat er is aangevraagd, waartoe er is toegezegd en hoeveel inzet er nodig is, en die informatie vervolgens gebruiken als basis voor gesprekken over afwegingen.”

Deze Aangepaste velden helpen Dani’s Team ook om te zien hoe elk project aansluit bij de kerndoelen van Asana. Door Taken te labelen met het overkoepelende bedrijfsdoel waartoe ze bijdragen, kan het Team erop vertrouwen dat het werk dat ze uitvoeren bijdraagt aan de strategische doelstellingen.

“Met Asana is alles met elkaar verbonden,” zegt Dani. “We kunnen duidelijk zien hoe onze prioriteiten aansluiten bij de marketingdoelen en uiteindelijk bij de belangrijkste doelstellingen van het Bedrijf.”

Werk verbinden tussen Teams

Hoewel de digitale routekaart de belangrijkste bron van waarheid is voor de projecten van het digitale team, is dit niet het enige project dat er speelt. Verschillende teams werken op basis van meerdere, overlappende roadmaps, zoals marketing, productontwikkeling of klantervaring. Deze overlapping kan gemakkelijk leiden tot dubbele inzet en verspilling van middelen.

Om dit te voorkomen, gebruikt Dani’s Team de Multihoming-functie van Asana, waarmee één Taak in meerdere projecten kan bestaan. Het Q1-pijlerpaginaproject van het SEO-team kan bijvoorbeeld tegelijkertijd worden geplaatst op de SEO-routekaart, de routekaart voor inhoudsmarketing en het sprintbord voor webontwikkeling, zodat iedereen op één lijn zit en dubbele Taken worden voorkomen.

“De digitale roadmap is zo omvangrijk en omvat zoveel functies dat Taken gemakkelijk kwijt kunnen raken,” zegt Dani. “Met Multihoming kunnen onze belangrijkste partners een digitaal project op hun routekaart zetten. Op die manier kunnen we alles met elkaar verbinden zonder werk te dupliceren.”

Het werk op schema houden met realtime rapporten

Zodra de roadmap is vastgelegd en het werk begint, gebruikt het Team van Dani het rapportagedashboard van Asana om de voortgang bij te houden. Het Dashboard geeft een overzicht op hoog niveau van de projectstatus, waardoor het team snel problemen kan aanpakken en Knelpunten kan voorkomen.

 “We gebruiken de Dashboard-functie om onze voortgang bij te houden—waar we staan wat betreft het behalen van de bedrijfsdoelen,” zegt Dani. “Iedereen kan gemakkelijk zien wat de hoogste prioriteit heeft, wat er geblokkeerd is en waar de Capaciteit overschreden is.”

Aan het einde van elk kwartaal bekijkt het digitale team hun roadmap opnieuw en past het deze aan eventuele nieuwe bedrijfsprioriteiten aan. Als er wijzigingen zijn die een verschuiving in de focus vereisen, worden deze besproken tijdens de kwartaalbesprekingen, waarbij het Team beslist met welke projecten wordt doorgegaan. De bijgewerkte roadmap wordt vervolgens gedeeld met de belanghebbenden om iedereen op één lijn te houden over de wijzigingen.

Zelfs nadat een kwartaal is afgelopen, gaat het werk van het Team door. Ze gebruiken Dashboard-statistieken om successen en uitdagingen te identificeren en passen deze lessen toe op de toekomstige planning.

“Door de begin- en einddatums van onze roadmap bij te houden, kunnen we zien hoeveel projecten binnen het vastgestelde tijdsbestek zijn gepland en Voltooid,” zegt Dani. “Vervolgens kunnen we die gegevens gebruiken om een duidelijk beeld te krijgen van onze voortgang van jaar tot jaar.” 

Houd je digitale routekaart op schema

Een goed beheerde digitale roadmap hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met Asana kan je Team prioriteiten afstemmen, cross-functional samenwerking stroomlijnen en gegevensgestuurde beslissingen nemen die de strategische doelen van je organisatie ondersteunen, waardoor de basis wordt gelegd voor waardevolle resultaten.