Przy tylu zmiennych elementach związanych z rebrandingiem i nowych członkach zespołu, którymi trzeba było zarządzać, szybko zdał sobie sprawę, że poczta e-mail nie zapewnia przejrzystości, struktury ani wsparcia w planowaniu, których potrzebował zespół. Johannes potrzebował narzędzia do scentralizowania, organizowania i zarządzania pracą zespołu, aby przeprowadzić udany rebranding.

Teraz, gdy mamy szablony kampanii i monitorujemy postępy projektu w Asanie, oszczędzamy ponad 20 godzin miesięcznie na spotkaniach. Dzięki temu nasz zespół stał się znacznie bardziej wydajny i mogliśmy wypróbować nowe strategie, takie jak marketing efektywnościowy.

Poszukiwanie rozwiązania, które wyeliminuje działanie w odosobnionych obszarach i scentralizuje pracę

Kiedy Johannes rozpoczął poszukiwania narzędzia do zarządzania pracą, miał na uwadze kilka kluczowych wymagań. Narzędzie musiało:

• Być na tyle elastyczne, aby zarządzać różnymi przepływami pracy marketingowej, takimi jak kampanie, produkcja kreatywna, wydarzenia i partnerstwa.

• Wyraźnie określać plany, indywidualne obowiązki i terminy, aby wszyscy byli na bieżąco.

• Poprawiać współpracę z partnerami międzyfunkcyjnymi, takimi jak IT, dział ds. produktów promocyjnych i media.

• Być łatwe w użyciu i intuicyjne, aby zespół mógł szybko przyjąć nowy sposób pracy.

Po przetestowaniu kilku narzędzi Johannes wybrał Asanę, ponieważ miała ona wszystkie funkcje, których potrzebował jego zespół, i była intuicyjna w użyciu, podobnie jak ich ulubione aplikacje dla klientów indywidualnych.

Od zarządzania rebrandingiem klubu po cały plan marketingowy

Johannes zaczął używać Asany do zarządzania złożonym rebrandingiem klubu. Gdy zespół zaczął śledzić w Asanie większą część swojej pracy związanej z rebrandingiem, przekonał się na własnej skórze, jak łatwo jest znaleźć informacje, zobaczyć indywidualne obowiązki i terminy oraz śledzić postępy. Zaczęli więc przenosić większą część swojej pracy, na przykład dotyczącą gadżetów i kampanii reklamowych, do Asany.

Przenosząc naszą pracę do Asany, możemy teraz uruchamiać kampanie o 50% szybciej, ponieważ każdy widzi plan i wie, za co jest odpowiedzialny.

Obecnie zespół marketingowy Borussii Mönchengladbach korzysta z Asany do zarządzania wszystkimi działaniami marketingowymi, w tym:

• Strategia marketingowa: od 2019 roku zespół zaczął śledzić swoją strategię marketingową i ogólny plan na dany rok w Asanie. Dzięki temu wszyscy mogli dostosować się do kluczowych programów i inicjatyw, a także dowiedzieć się, które zadania mają priorytet.

• Kampanie marketingowe: zespół zarządza wszystkim, od dużych kampanii marki po małe kampanie w mediach społecznościowych dotyczące sprzedaży biletów last minute. Dzięki temu wszyscy w zespole wiedzą, jakie projekty są w trakcie realizacji i za co są odpowiedzialni, aby móc przeprowadzić premierę na czas.

• Produkcja kreatywna: wszystkie zlecenia dotyczące materiałów kreatywnych, które pojawiają się na stronie internetowej klubu, na kontach w mediach społecznościowych, w reklamach i w innych kanałach, są zarządzane w Asanie. Teraz wszystkie zlecenia są śledzone w jednym miejscu, więc nic nie umyka uwadze zespołu, który może zobaczyć, na jakim etapie procesu produkcji znajduje się każdy materiał.

Ponieważ zespół może zobaczyć wszystkie kampanie w toku, ich status i to, nad czym pracują poszczególni członkowie zespołu, każdy z nich oszczędza średnio 20 godzin miesięcznie, które wcześniej spędzał na koordynowaniu pracy i uczestniczeniu w spotkaniach statusowych. Mając więcej czasu na skupienie się na pracy, która ma znaczenie, Johannes i jego zespół byli w stanie zmienić swoje nastawienie z „Po prostu musimy to zrobić” na „Zoptymalizujmy nasze kanały marketingowe, aby zwiększyć przychody”.

Następny etap: optymalizacja kanałów w celu zwiększenia przychodów

W następnej fazie rozwoju zespół marketingowy skupia się na marketingu efektywnościowym. Obejmuje to wszystko, od optymalizacji strony internetowej i poprawy doświadczenia e-commerce po testowanie nowych kanałów, aby nawiązać kontakt z lojalnymi fanami i uczestnikami gier. Chociaż ta praca nie będzie łatwa, Johannes, zespół marketingowy i ich partnerzy międzyfunkcyjni są przekonani, że dzięki Asanie dadzą radę.