Victoria Sanches, menedżer ds. operacji marketingowych, i Liz Dean, starszy menedżer ds. operacji marketingowych, dołączyły do CityFibre w 2019 roku. Victoria została włączona do zespołu Marketingu korporacyjnego i komunikacji, a Liz do zespołu ds. konsumentów. Odbiorcy tych dwóch zespołów są różni, zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie, i obejmują m.in. mieszkańców, deweloperów, kluczowych interesariuszy miasta i partnerów budowlanych.

Aby utrzymać dynamiczny rozwój CityFibre i zapewnić zespołowi dostęp do informacji potrzebnych do jak najlepszego obsługiwania różnych odbiorców, oba zespoły marketingowe potrzebowały narzędzia do zarządzania przepływami pracy, które uprościłoby współpracę.

Dzięki Asanie mamy pewność, że realizujemy nasze projekty i zadania, bazując na aktualnych danych, i współpracujemy, aby osiągnąć nasze cele.

Liz Dean, starszy menedżer ds. operacji marketingowych, CityFibre

Optymalizacja, aby osiągnąć sukces

Kluczowym elementem ról zarówno Liz, jak i Victorii jest usprawnienie pracy zespołów marketingowych poprzez optymalizację procesów i platform, poszukiwanie nowych rozwiązań i dostosowywanie podejść.

Victoria w przeszłości pracowała z narzędziami do zarządzania projektami. Odkryła, że to, które było w użyciu, gdy dołączyła do CityFibre, oferowało podstawową funkcjonalność, i stwierdziła, że istnieją inne narzędzia, które lepiej spełniałyby wymagania zespołu.

Victoria wraz z zespołem zidentyfikowała kilka wyzwań związanych z zarządzaniem pracą, które należało przezwyciężyć, aby umożliwić wszystkim jak najlepsze wykonywanie swojej pracy. Korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych do śledzenia pracy dodawało niepotrzebne kroki i utrudniało szybkie określenie, kto co robi, a niektóre osoby nie mogły łatwo znaleźć potrzebnych informacji.

Ogólnie rzecz biorąc, zbyt dużo czasu marnowano na „czynności okołozadaniowe”: aktywności takie jak wyszukiwanie informacji, proszenie o aktualizacje statusu i komunikowanie się w sprawach związanych z pracą. Zespoły marketingowe CityFibre nie są jedynymi, które stwierdziły, że czynności okołozadaniowe dominują w ciągu dnia – według Indeksu anatomii pracy na całym świecie pochłaniają one prawie dwie trzecie (60%) czasu pracowników.

W związku z dynamicznym rozwojem organizacji zespoły marketingowe CityFibre potrzebowały narzędzia, które zapewniłoby im łatwy dostęp do informacji i odpowiedzialności, których potrzebowały.

Większe wymagania wobec zarządzania pracą

Zespoły marketingowe CityFibre potrzebowały narzędzia do zarządzania pracą, które mogłoby:

• Zapewnić wgląd w to, kto, co i na kiedy musi wykonać

• Organizować projekty, zadania i pilne prośby według priorytetu

• Stworzyć scentralizowane repozytorium wszystkich wykonywanych prac, zapewniając spójny branding

• Być wykorzystywane do zarządzania agencjami zewnętrznymi i dostawcami

• Restrukturyzować procesy pod kątem szybkości, skalowalności i dokładności

Po sporządzeniu krótkiej listy i przetestowaniu kilku platform uznano, że Asana doskonale odpowiada potrzebom zespołu marketingowego, a integracje, takie jak Office 365, sprawiają, że kompatybilność z istniejącymi rozwiązaniami CityFibre jest bardzo prosta.

Tworzenie wspólnego wdrożenia

Victoria i Liz rozpoczęły przejście swoich zespołów na Asanę, przenosząc na platformę proces zarządzania produkcją kreatywną realizowaną we współpracy z zewnętrzną agencją projektową. Po dogłębnym przeanalizowaniu, jak najlepiej ustrukturyzować ten proces za pomocą Asany, Liz i Victoria skupiły się na zaproszeniu innych członków zespołu na platformę.

Victoria i Liz wiedziały, że korzyści płynące z Asany przekonają członków zespołu, gdy zobaczą ją w akcji, dlatego postanowiły pokazać jej zalety poprzez:

• Tworzenie wewnętrznych opinii i przykładów zastosowań, aby pokazać potencjał Asany i zachęcić do przekazywania informacji „z ust do ust”

• Uczynienie z wdrożenia Asany projektu opartego na współpracy i umożliwienie szerszemu zespołowi wyrażenia opinii na temat działania nowych procesów

• Zachęcanie do okresu eksperymentowania i testowania, aby pomóc zespołom zorientować się, w jaki sposób Asana może dostosować się do ich potrzeb, w tym utworzenie środowiska Sandbox

• Wyznaczenie Mistrza Asany w każdym zespole, który mógłby być pierwszą osobą kontaktową w przypadku pytań i potrzeby uzyskania wskazówek

• Zachęcanie użytkowników do ukończenia szkolenia dla Ambasadorów Asany

Planowanie, śledzenie i automatyzacja przepływów pracy z Asaną

Obecnie wszyscy członkowie zespołów Marketing korporacyjny i Konsumenci korzystają z Asany do produkcji kreatywnej, procesów PR, planowania mediów społecznościowych i nie tylko. Korzystając z Asany, zespół marketingowy CityFibre stworzył:

• Kalendarz PR miasta, który wykorzystuje tablicę w Asanie do automatyzacji procesu PR, od wstępnego zgłoszenia komunikatów prasowych po ich dystrybucję do mediów. Przejście z poczty e-mail do Asany sprawiło, że każdy krok odbywa się płynnie, a członkom zespołu automatycznie przypisuje się zadania dokładnie wtedy, gdy są potrzebne, a wszystkie informacje są dostępne w jednym miejscu dla wszystkich.

• Różne kampanie marketingowe, zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne, z wykorzystaniem Asany do zarządzania obciążeniem pracą i dokładnego przydzielania zasobów we współpracy z agencjami zewnętrznymi. Asana odegrała kluczową rolę w realizacji dynamicznej kampanii Christmas Connections, która została uruchomiona w zaledwie dwa miesiące, a także w opracowaniu The CityFibreWay, wewnętrznej inicjatywy określającej kulturę organizacji.

• Kalendarz dla mediów społecznościowych, który integruje międzyfunkcyjne zespoły w jednej tablicy w Asanie, aby umożliwić planowanie, zatwierdzenia i zarządzanie. Asana pełni rolę jednej przestrzeni, w której można zobaczyć wszystkie zaplanowane kampanie, posty, zlecenia doraźne i komunikaty prasowe, z procesami opracowywania i zautomatyzowanymi zatwierdzeniami, aby zapewnić uzyskanie odpowiednich zatwierdzeń przed opublikowaniem postów.

• Procesy wdrażania nowych członków zespołu, ze szczegółową listą kontrolną, którą nowi pracownicy muszą wypełnić po dołączeniu do firmy. Centralizacja i standaryzacja procesu wdrażania za pośrednictwem Asany oznacza, że nowi pracownicy dołączający zdalnie mają do dyspozycji jedno miejsce, w którym znajdą wszystko, czego potrzebują, aby wdrożyć się w organizację, od organizowania przedstawiania się członkom zespołu po dane logowania i linki do przydatnych zasobów, takich jak portal edukacyjny i rozwojowy CityFibre.

Planowanie, śledzenie i automatyzacja przepływów pracy z Asaną

Zespół marketingowy zaoszczędził również niezliczone godziny dzięki funkcjom Reguły i Formularze w Asanie.

Reguły i pola niestandardowe umożliwiły im zautomatyzowanie przypisywania nowych zadań do odpowiedniego projektu w Asanie, dzięki czemu różne zespoły mają natychmiastowy wgląd w to, co muszą zobaczyć. Korzystanie z reguł oznacza również, że mogą oni skonfigurować różne widoki dla różnych zespołów. Dzięki temu zespół PR może zobaczyć wszystkie dokumenty dotyczące danego zadania, a regionalne zespoły marketingowe zobaczą tylko to, co jest dla nich istotne. Zwiększa to widoczność odpowiednich informacji i poprawia wydajność.

Ponadto zespół używa niestandardowych Formularzy do standaryzacji i uproszczenia briefów dotyczących nowych działań. Korzystanie z Formularzy okazało się szczególnie cenne podczas wysyłania informacji do agencji, umożliwiając CityFibre zarządzanie nowymi briefami i upewnienie się, że wszystkie informacje są dostępne, zanim agencje przystąpią do pracy.

Ogólnie rzecz biorąc, Asana poprawiła widoczność i wydajność we wszystkich zespołach marketingowych CityFibre. Poświęcają mniej czasu na czynności okołozadaniowe i mogą skupić się bardziej na realizacji projektów.

Dzięki Asanie możemy bezproblemowo stosować nasze procesy oparte na najlepszych praktykach do każdego elementu pracy. Oznacza to, że nie musimy mikrozarządzać każdym etapem nowego projektu, aby upewnić się, że postępujemy zgodnie z właściwymi przepływami pracy i osiągamy zamierzone rezultaty. Jeśli projekt jest podobny do poprzedniego, wszystkie kroki, reguły i struktury są już w Asanie i można je powielić. Jeśli jest to coś zupełnie nowego, można je łatwo utworzyć, aby spełniały wymagania.

Victoria Sanches, menedżer ds. operacji marketingowych, CityFibre

Szybsze procesy dla CityFibre i Wielkiej Brytanii

CityFibre jest w trakcie ogromnego procesu mobilizacji, w ramach którego w tym roku powstaje kilkadziesiąt nowych miast gigabitowych. Mając na uwadze te ambitne plany rozwoju, firma poszukuje rozwiązań, które usprawnią procesy w każdym strumieniu pracy. Dział marketingu dzieli się korzyściami płynącymi z korzystania z Asany i bada możliwość rozszerzenia jej użycia poza swój zespół.

Dzięki usprawnionym procesom, które przyspędzają pracę za kulisami, CityFibre będzie miała lepsze możliwości niż kiedykolwiek wcześniej, aby kontynuować swoją misję dostarczania błyskawicznej infrastruktury społecznościom w całej Wielkiej Brytanii.