Dyrektor ds. zarządzania treścią, Mike Singer pomaga zespołom w tych sieciach tworzyć, produkować i rozpowszechniać filmy – często nawet w sześciu wersjach, z których każda jest idealnie sformatowana pod kątem witryny internetowej, Facebooka, Instagrama, YouTube i innych platform.

Zanim Mike i Discovery Digital Studios wdrożyli Asanę w 2014 roku, próbowali śledzić produkcję treści za pomocą arkuszy kalkulacyjnych i wątków wiadomości e-mail. Nie było standardowego procesu tworzenia treści, a organizacja była daleka od optymalnej:

• filmy nie zawsze powstawały na czas, zapominano o formatach, a niektóre materiały nie były wykorzystywane, ponieważ nie trafiały do właściwych osób w firmie.

• Raportowanie kwartalne było trudne, ponieważ nikt nie mógł sprawdzić, jakie treści zostały wyprodukowane i dokąd trafiły.

• Informacje nie przepływały między zespołami zajmującymi się redagowaniem, produkcją wideo, marketingiem treści, PR-em itd., często znikając wśród innych e-maili.

Brak zdefiniowanego procesu nie tylko spowalniał zespół, ale czasami powodował dodatkowe koszty. Firma dwa razy w roku musiała angażować nawet sześciu wykonawców, aby zajęli się przygotowaniem zaległych formatów.

Dlatego Mike zaczął szukać nowego narzędzia do zarządzania produkcją treści. Obecnie w Discovery Digital Studios ponad 400 interesariuszy współpracuje w Asanie.

Zanim zaczęliśmy korzystać z Asany, nie mieliśmy przejrzystego, spójnego procesu, a postępy w realizacji projektów nie były odnotowywane w arkuszach kalkulacyjnych. Czasami całkiem o nich zapominano i znikały. Do przeprowadzania dużych, sześciomiesięcznych projektów, które miały na celu wprowadzanie ładu, zatrudnialiśmy zewnętrznych wykonawców.

Mike Singer, dyrektor ds. zarządzania treścią

Wybór odpowiedniego narzędzia zapewniającego przepływ filmów

Mike szukał wspólnej platformy, która mogłaby zapewnić ogólny wgląd we wszystkie tworzone treści, a jednocześnie pozwoliłaby na bieżąco monitorować szczegóły procesu produkcji każdego filmu wraz ze statusem. Potrzebował również automatycznych powiadomień, które pomogłyby w przekazywaniu zadań między członkami zespołu i zespołami, ponieważ w przypadku arkuszy kalkulacyjnych trudno było określić, kiedy zadanie zostanie ukończone i będzie można rozpocząć pracę nad kolejnym.

Przepływy pracy z możliwością dostosowywania w Asanie pozwoliłyby zdefiniować złożone procesy tworzenia treści, dać interesariuszom prosty obraz wyników całego zespołu oraz zapewnić poszczególnym współpracownikom oraz zespołom zewnętrznym łączność i dostęp do informacji.

Mieliśmy kilka przepływów pracy, które śledziliśmy osobno. Wspaniale było zebrać je w Asanie, zobaczyć, jak na siebie wpływają i zauważyć zależności, które umknęły nam, gdy korzystaliśmy z arkuszy kalkulacyjnych.

Wdrażanie Asany w poszczególnych zespołach

Mike po raz pierwszy przedstawił Asanę zespołowi ds. treści w Food Network, zachęcając poszczególne osoby do korzystania z platformy przy organizowaniu osobistych list rzeczy do zrobienia. Gdy ludzie oswoili się już z systemem, zaczęli śledzić projekty zespołowe w Asanie.

Mike opracował powtarzalną formułę, aby ułatwić zespołom wdrożenie Asany, a następnie udostępnił ją innym zespołom w Discovery Digital Studios, pomagając im ocenić przepływy pracy i przygotować odpowiednie projekty. Obecnie zespół ds. treści każdej marki ma szablony Asany dla swoich unikalnych przepływów pracy z iteracjami dla każdego rodzaju treści i kanału.

Zniknęła frustracja wywołana niemożnością odnalezienia informacji. Asana całkowicie zmieniła nasze podejście, redukując stres. Dzięki niej przekonaliśmy się, że wszystko może odbywać się dużo łatwiej.

Jak powstaje ciasto francuskie

Zespoły ds. treści zarządzają teraz całą produkcją wideo w Asanie – tak było nawet w okresie izolacji spowodowanym pandemią COVID-19. Platforma pozwoliła ludziom nagrywać filmy w domu, zachować dobrą organizację i utrzymać poziom produkcji na wcześniejszym poziomie. Firma Discovery Digital Studios nie jest w tym osamotniona. Według ankiety „Anatomia pracy” przeprowadzonej wśród zdalnych zespołów 55% pracowników wiedzy, którzy korzystali z oprogramowania do zarządzania pracą, czuło się jeszcze bardziej produktywnych podczas pracy zdalnej w porównaniu z wcześniejszym okresem.

Każdy format wideo jest reprezentowany przez projekt w Asanie. Zespół używa szablonów, które pomagają rozpocząć projekt i upewnić się, że żadne zadania nie zostaną pominięte. Pola niestandardowe wskazują status projektu, a załączniki i komentarze pozwalają powiązać dyskusje i dokumenty bezpośrednio z zadaniem, dzięki czemu można szybciej znajdować informacje i realizować cele.

Pracownicy dodają zadania do wielu projektów, dzięki czemu wszyscy mają dostęp do tych samych informacji oraz inicjatyw, których dotyczy dane zadanie. Na przykład zadanie „Publikacja filmu” może być częścią procesu produkcji określonego filmu, ale może również należeć do projektu kalendarza treści na Instagramie. Po zaktualizowaniu, skomentowaniu lub ukończeniu zadania zmiany automatycznie odzwierciedlane są w każdym projekcie, z którym jest ono powiązane, dzięki czemu kalendarz treści jest stale aktualny.

Dzięki Asanie udało nam się utrzymać taki sam poziom produkcji treści podczas izolacji spowodowanej pandemią COVID-19. Pracownicy nagrywali filmy w domach, a zaangażowanie wzrosło, ponieważ było też więcej czasu na oglądanie.

Zespoły ds. treści w Discovery korzystają również z Portfolio, aby uzyskiwać ogólny wgląd w określone grupy aktywnych produkcji. Mogą na przykład utworzyć nowe portfolio do śledzenia grupy kursów gotowania dla aplikacji Food Network Kitchen i nadzorować status oraz daty rozpoczęcia powiązanych kampanii treści.

Zespoły korzystają również z integracji, aby połączyć Asanę z pozostałymi narzędziami. Dzięki integracji Asana dla programu Outlook pracownicy mogą bezpośrednio w skrzynkach odbiorczych przekształcać czynności do wykonania z e-maili w zadania na platformie Asana. Mogą również dodać dowolną wiadomość do zadania jako komentarz, aby utrzymać porządek w skrzynce odbiorczej i jednocześnie zapisać ważne informacje. Integracja Asana dla aplikacji Slack umożliwia wyświetlanie aktualizacji, dodawanie komentarzy i tworzenie zadań bez konieczności opuszczania platformy Slack. A dzięki integracji z usługą Zapier zespół zaoszczędził czas, automatyzując więcej procesów.

Różne zespoły w Discovery Digital Studios współpracują teraz lepiej, ponieważ mogą łatwo wykrywać zależności. Na przykład zespół ds. przepisów opracowuje i testuje potrawy przed rozpoczęciem nagrania. Wcześniej zespół ds. produkcji wideo musiał prosić zespół ds. przepisów o informacje na temat statusu, aby planować sesje zdjęciowe. Obecnie zespół ds. przepisów po prostu śledzi status i ważne kamienie milowe w Asanie, a zespół ds. treści może łatwo sprawdzać, na jakim etapie są prace.

Przed wdrożeniem Asany zależności były wielkim problemem.

Taka widoczność pozwala zespołowi dokładnie przewidzieć, ile czasu zajmie wykonanie zadania. Pomaga to również dostrzec opóźnienia w projekcie, zdiagnozować problemy i przywrócić pracę na właściwe tory. Cały zespół pracuje wydajniej, ponieważ wszystko jest scentralizowane, usprawnione i widoczne.

Milion rzeczy może się nie powieść w łańcuchu produkcyjnym. Jeśli wystąpi opóźnienie, dzięki Asanie nie trzeba już wymieniać 15 e-maili, aby określić odpowiedzialną za nie osobę. Można zobaczyć dokładnie, na jakim etapie utknęła praca i kto za to odpowiada. W idealnej sytuacji wyjaśnienie widać w komentarzach, więc można uniknąć konieczności dopytywania. Oszczędza to mnóstwo czasu.

Raportowanie również jest łatwiejsze. Załóżmy, że zespół przygotowuje się do odpowiedzi na zapytanie ofertowe od marki, która chce, aby film miał „wakacyjną” atmosferę. Zespół ds. treści może łatwo wyszukać w Asanie wszystkie filmy oznaczone tagiem „lato” i zobaczyć przykłady wcześniejszych filmów. Lepsza organizacja pomaga im w zdobywaniu większej ilości zleceń.

Ten sam zespół, więcej filmów

Lepsza organizacja pozwala również zaoszczędzić, ponieważ zespół nie musi już zatrudniać zewnętrznych wykonawców do prac porządkowych. Treść jest porządkowana w Asanie w miarę jej tworzenia. Dzięki temu Discovery Digital Studios może przeznaczyć zaoszczędzone środki i energię na tworzenie wartości za pośrednictwem aplikacji skierowanych do konsumentów, nowych treści lifestylowych i, miejmy nadzieję, większej liczby filmów o sufletach.