Centralizacja systemu, który obejmuje wszystkich pracowników i interesariuszy, pozwoliła nam dużo szybciej zrozumieć, jak pracujemy i z jaką prędkością.

Steven Tai, dyrektor ds. operacji marketingowych

Płynne skalowanie przepływów pracy kampanii

Zespół ds. operacji marketingowych Gannett zarządza teraz 120–150 kampaniami miesięcznie. Zarządzając realizacją kampanii w Asanie, zespół działa szybciej dzięki ustandaryzowanym najlepszym praktykom, usprawnionym przepływom pracy i szybkiemu dostępowi do ważnych danych kampanii.

Usprawnianie kampanii i ich realizacja na dużą skalę

Dzisiaj Asana jest oficjalną platformą, z której zespół marketingowy Gannett korzysta do kompleksowego zarządzania kampaniami. Jest ona jednym źródłem wiedzy dla wszystkich prac związanych z kampanią, które pomaga zespołowi zoptymalizować przepływy pracy i działać razem oraz szybciej.  

Przejrzyste procesy utrzymują pracę na właściwych torach

• Zespół ds. operacji marketingowych ustandaryzował najlepsze praktyki, tworząc szablony dla najczęściej prowadzonych kampanii. Mają dzięki temu dostęp do wstępnie zatwierdzonych przepływów pracy, które mogą uruchomić za pomocą jednego kliknięcia. 

• Projekty w Asanie wyznaczają zależności, dzięki czemu kolejność wykonywania pracy jest jasna. Kiedy zespół chce wprowadzać zmiany w szablonie lub utworzyć nowy, używa konstruktora przepływów pracy, aby zwizualizować, w jaki sposób projekt będzie przechodził przez kolejne etapy.

Automatyzacje pomagają marketerom działać szybciej

• Zespół korzysta z Formularzy, aby przyspieszyć zarządzanie zleceniami.

• Zespół używa również reguł do automatyzowania procesów, takich jak przekierowywanie zleceń, planowanie dat wykonania i przypisywanie zadań.

Lepsza widoczność łączy interesariuszy kampanii

• Interesariusze są dodawani do projektu w Asanie jako współpracownicy, dzięki czemu mają wgląd w plany kampanii, status i dyskusje. Ta przejrzystość wzmocniła również partnerstwo między zespołem ds. operacji marketingowych a resztą organizacji.

• Aby przechowywać informacje o kampanii w jednym miejscu, zespół ds. operacji marketingowych załącza dokumenty do zadań, zamiast wysyłać je w wiadomościach e-mail. Korzysta również z integracji Asana + Outlook, aby załączać e-maile do zadania jako komentarze, więc żadna konwersacja nie zostanie przeoczona.

Zespół śledzi dodatkowe metadane dotyczące kampanii za pomocą pól niestandardowych – na przykład po to, aby wskazać, który podzespół jest odpowiedzialny za określone zadania.

Niezależnie od tego, czy realizacja kampanii marketingowej trwała 3 czy 30 dni, śledzenie wielu różnych projektów w jednym narzędziu bardzo nam pomogło.

Steven Tai, dyrektor ds. operacji marketingowych

Wykrywanie przeszkód i utrzymywanie kampanii na właściwych torach

Teraz scentralizowane informacje pomagają zespołowi ds. operacji marketingowych zyskać ogólny widok, tworzyć raporty na temat wyników i dostrzegać możliwości zwiększenia produktywności. Dzięki wszystkim danym w Asanie zespół zrozumiał, jak pracuje i co można poprawić. Umożliwiło to dokonanie zmian, które ponad dwukrotnie zwiększyły jego produktywność.

Efektywne raportowanie pomaga zespołom w szybkim dostosowywaniu się do zmian

• Liderzy i członkowie zespołu mogą uzyskać ogólny przegląd pracy dzięki portfolio w Asanie, które grupują kampanie według typu, na przykład według kanału. W ramach portfolio marketerzy oceniają status kampanii i komunikują go co miesiąc oraz co kwartał.

• Aby zrozumieć liczbę zleceń kampanii, zespół ds. operacji marketingowych korzysta z pulpitów nawigacyjnych raportów i projektu „zlecenie kampanii”, który pokazuje liczbę i rodzaje zleceń otrzymanych od partnerów biznesowych.

• Zespół może tworzyć konkretne raporty we wszystkich kampaniach przy użyciu danych z pól niestandardowych. 

Wgląd w obciążenie zespołu pracą poprawia zarządzanie zasobami

• Funkcja obciążenia pracą w Asanie umożliwia liderom przeglądanie pojemności zespołu i obciążenia pracą poszczególnych członków zespołu w czasie rzeczywistym.

• Przełożeni mogą teraz mierzyć indywidualne moce przerobowe, sprawdzać, gdzie brakuje zasobów i wykrywać blokady, a następnie podejmować świadome decyzje, gdzie zainwestować we wzrost lub zautomatyzować proces.

Możliwość demokratyzacji informacji w Asanie, a nie ich wyciszania, dała pole do rozmowy o tym, dlaczego pracujemy w konkretny sposób, i ma kluczowe znaczenie dla naszego rozwoju.

Steven Tai, dyrektor ds. operacji marketingowych

Zwiększenie zasięgu i połączeń

W miarę jak Gannett rozszerza cyfrową bazę subskrybentów i optymalizuje działalność drukarską, zespół ds. operacji marketingowych będzie nadal prowadził kampanie w Asanie, aby przybliżyć się do kwartalnych i rocznych celów związanych z subskrybentami. 

To, co zostało zbudowane w Asanie wczoraj, nie jest trwałe, więc marketing może nadal modyfikować procesy i znajdować nowe, potężne sposoby na nawiązywanie kontaktów z subskrybentami. Zasięg firmy Gannett już jest nieporównywalnie większy. Dzięki przeniesieniu pracy nad kampanią do Asany zespół ds. operacji marketingowych zapewnia ciągły sukces misji firmy Gannett polegającej na wspieraniu społeczności na skalę lokalną i krajową.