Na początku Hudl polegał na zespole pełnoetatowych kierowników projektów, którzy zajmowali się segregacją i przydzielaniem pracowników do projektów marketingowych i programistycznych, takich jak kampanie e-mailowe, materiały na wydarzenia i nowe strony docelowe. Zespół zarządzał tą pracą za pomocą rozproszonego zestawu arkuszy kalkulacyjnych, starszych narzędzi do zarządzania projektami i firmowego intranetu. Ten proces sprawiał, że planowanie zasobów było czasochłonne, a członkowie zespołu mieli niewielki wgląd we własne obciążenie pracą i priorytety.

Wraz ze wzrostem liczby projektów w zespole coraz częściej dochodziło do nieporozumień i niewłaściwego zarządzania oczekiwaniami. Nie mieli łatwego sposobu na koordynację i monitorowanie każdego elementu pracy i nie mieli jasnego przeglądu projektów realizowanych w całym dziale. W rezultacie zespół rozpoczął poszukiwania narzędzia do zarządzania pracą, które zapewniłoby wszystkim większą widoczność, kontrolę i odpowiedzialność za własną pracę.

Poszukiwanie właściwego rozwiązania

Zespół, który w przeszłości był rozczarowany oprogramowaniem do zarządzania projektami, skupił swoje poszukiwania na trzech głównych kryteriach:

• Kompleksowość: rozwiązanie musiało zapewniać jedno źródło wiedzy, dzięki któremu marketerzy mogliby przeglądać wszystkie swoje priorytety i zadania w ramach projektów i rynków sportowych.

• Wgląd w czasie rzeczywistym w zasoby zespołu: rozwiązanie musiało również umożliwiać kierownikom projektów łatwe wizualizowanie mocy przerobowych zespołu w czasie rzeczywistym, aby mogli podejmować mądrzejsze decyzje kadrowe.

• Raportowanie postępów: wreszcie, rozwiązanie musiało umożliwiać menedżerom mierzenie tego, co zostało zrealizowane podczas danego sprintu i gdzie zespoły napotykały blokady lub miały opóźnienia w dotrzymywaniu terminów.

Zespół wiedział, że jest na dobrej drodze, gdy natknął się na potężną i łatwą w obsłudze platformę Asany.

Z dużą łatwością mogliśmy dostosować Asanę do naszych potrzeb. Wcale nie musieliśmy bardzo zmieniać naszych procesów, aby zobaczyć natychmiastowe korzyści płynące z wdrożenia rozbudowanego, jednego źródła wiedzy przeznaczonego do przydzielania zasobów i zarządzania projektami.

Eric Brouillette, starszy menedżer ds. wizerunku marki

Funkcje, takie jak obciążenie pracą i zależności zadań, były idealne, aby zapewnić współpracownikom lepszy wgląd w ich przepływy pracy, podczas gdy funkcje, takie jak tworzenie zatwierdzeń i śledzenie zadań należących do wielu projektów, pozwoliłyby im płynnie przekazywać pracę we właściwym czasie odpowiedniej osobie. Dzięki Asanie firma Hudl poznała lepszy sposób pracy, w którym reagowanie na zmieniające się potrzeby i priorytety biznesowe było tak proste, jak przeciągnięcie i upuszczenie zadań do nowej tablicy lub do nowego współpracownika.

Pisanie poradnika dotyczącego sukcesu

Po podjęciu decyzji firma Hudl nawiązała współpracę z zespołem Sukcesu klienta Asany, aby opracować 30-, 60- i 90-dniowe plany wdrożeniowe dla całego działu, w tym ogólne cele dla każdego etapu procesu. Niektóre z tych celów obejmowały uzgodnienie nowych konwencji zarządzania projektami, aby przejście do Asany było jak najbardziej płynne. Menedżer ds. sukcesu klienta w Asanie pomógł zespołowi marketingowemu Hudl przejść przez ten proces, aby mógł on pewnie zarządzać zmianami dla reszty zespołu.

Zespół Sukcesu klienta w Asanie był niezastąpiony podczas wdrażania naszej strategii. Poświęcili oni czas, aby dokładnie zrozumieć potrzeby naszej firmy i pokazali nam, w jaki sposób utworzyć praktyczne procesy i przepływy pracy, w pełni wykorzystujące potencjał Asany. Bez nich niczego byśmy nie osiągnęli.

Layne Anderson, lider ds. zwinnego marketingu

Od tego momentu wszyscy zaangażowali się w budowanie nowych przepływów pracy Hudl w Asanie. Zaczęli powoli, najpierw testując procesy przyjmowania próśb i zleceń oraz sprinty internetowe w Asanie, aby zrozumieć, jak będą działać kompleksowe przepływy pracy, a następnie skodyfikowali je za pomocą reguł i szablonów. To podejście „nauki przez praktykę” okazało się nieocenione dla procesu wdrożenia przez zespół, a także dało mu możliwość testowania i wdrażania nowych funkcji i aktualizacji.

Pełny sukces w zakresie produktywności

Obecnie Hudl prowadzi całą pracę marketingową i kreatywną, w tym powiązane projekty związane z tworzeniem stron internetowych i sprintami, w Asanie. Używają Asany do zarządzania wszystkim, od planowania kampanii po tworzenie nowych stron produktowych, i odnotowali znaczny wzrost produktywności w całym zespole marketingowym.

Zanim przeszliśmy na Asanę, nie byliśmy w stanie śledzić pracy zespołów międzyfunkcyjnych w ramach różnych projektów. Teraz mamy szczegółowy obraz każdego zadania, a nasze zobowiązania dotyczące danego sprintu są jasne.

Bart Johnston, starszy menedżer ds. tworzenia stron internetowych

Tam, gdzie wcześniej współpraca międzyfunkcyjna była chaotyczna, Asana sprawiła, że stała się przejrzysta i przewidywalna.

• Dzięki osi czasu i zależnościom zespół może teraz zobaczyć, jak poszczególne działania są ze sobą powiązane i kiedy zasoby są gotowe do przekazania.

• Dzięki Zatwierdzeniom wbudowali do przepływu pracy w projekcie cykle przekazywania informacji zwrotnych i przeglądów dla wielu interesariuszy.

• Dzięki podzadaniami i polom niestandardowym do określania nakładu pracy mogą łatwiej określać zakres projektów i zarządzać swoim czasem. A gdy projekty są ukończone i gotowe do kontroli jakości, używają szablonów, aby upewnić się, że odznaczają wszystkie właściwe pola.

Ponadto zespół może lepiej śledzić sprinty i zbierać dane o ukończeniu commitów za pomocą portfolio, dzięki czemu może dopracować planowanie i zoptymalizować przyszłe sprinty. A kiedy członkowie zespołu zaczynają odczuwać presję czasu, mogą teraz łatwo ponownie ocenić pojemność zespołu i ponownie przypisać pracę za pomocą funkcji Obciążenie pracą, zanim ktokolwiek się wypali.

Wspólne budowanie przyszłości opartej na większej pewności siebie i lepszej współpracy

Oprócz większej produktywności jedną z największych zalet korzystania z Asany jest wyższy poziom pewności siebie i zaangażowania zespołu. Obciążenie pracą jest bardziej zrównoważone, członkowie zespołu czują się upoważnieni do dostosowywania dodatkowych zleceń roboczych, gdy mają inne priorytety, na których muszą się skupić, a zwiększona widoczność otworzyła zupełnie nowe kanały komunikacji i empatii w całym zespole.

Hudl nadal rządzi światem sportowych osiągnięć i cieszy się, że może dalej rozwijać to nowo odkryte zaangażowanie. Niezależnie od tego, czy używają Asany do łączenia poszczególnych projektów z celami ogólnofirmowymi, czy do śledzenia rozwoju osobistego i indywidualnych OKR-ów, wiedzą, że Asana jest odpowiednim narzędziem dla ich zespołu gwiazd.