Kiedy dyrektor ds. technologii, Matt Chang, dołączył do iCHEF w 2016 roku, jego brief był jasny. Zrestrukturyzować zaplecze iCHEF, aby ułatwić współpracę i integrację z podmiotami zewnętrznymi, takimi jak platformy dostaw żywności. W tamtym czasie zespół realizował 20 projektów badawczo-rozwojowych rocznie. Aby zwiększyć skalę innowacji i zrestrukturyzować oprogramowanie, cała firma musiałaby na nowo zdefiniować współpracę.  Kiedy Matt rozpoczynał pracę, koordynacja między działami była trudna, mimo korzystania z narzędzia do zarządzania projektami. Udostępnianie zadań między działami nie było łatwe, a ten brak przejrzystości spowalniał procesy. Matt rozpoczął poszukiwanie platformy do zarządzania pracą, która zwiększyłaby przejrzystość i poprawiła współpracę. 

Znalezienie platformy do zarządzania pracą dla całej firmy 

Zespół iCHEF potrzebował narzędzia do zarządzania pracą, z którego mógłby korzystać każdy dział, od inżynierii po marketing. Aby szybko wprowadzać innowacje, cała firma potrzebowała dostępu do tych samych zadań oraz czytelnej komunikacji dotyczącej obowiązków, terminów i kontekstów projektów. 

Po dokładnym rozważeniu zespół iCHEF wybrał Asanę, ponieważ oferowała ona: 

• Funkcje współpracy zapewniające lepszą koordynację między działami. 

• Intuicyjny interfejs użytkownika umożliwiający szybsze wdrożenie. 

• Zaawansowaną analizę danych, która umożliwia podejmowanie bardziej przemyślanych decyzji. 

Wybrana przez nas platforma do zarządzania pracą musiała być odpowiednia dla wszystkich zespołów. Ostatecznie naszym celem była optymalizacja współpracy między działami poprzez stworzenie przejrzystych procesów i udostępnianie danych. Asana obiecała  płynną współpracę pomiędzy działami, doskonałą użyteczność i zaawansowane możliwości analizy danych.

Matt Chang, dyrektor ds. technicznych w iCHEF

Współpraca z Master Concept przy wdrażaniu Asany 

Zespół iCHEF współpracował z Master Concept, partnerem rozwiązań Asany, przy wdrażaniu Asany. Zespół Master Concept, składający się z ekspertów w dziedzinie oprogramowania w chmurze i zarządzania projektami, pomógł firmie iCHEF stworzyć przepływy pracy, które miały wspierać komunikację między działami i umożliwić zarządzanie złożonością dużych projektów badawczo-rozwojowych. 

Wdrożenie było tak udane, że każdy dział zaczął używać Asany nie tylko do zarządzania projektami badawczo-rozwojowymi. Zespół ds. relacji z klientami zaczął używać Asany do śledzenia zgłoszeń serwisowych, a podmioty zewnętrzne, takie jak partner firmy zajmujący się naprawą POS, zostały zachęcone do dołączenia do platformy.

Od czasu wdrożenia Asana jest wykorzystywana nie tylko do projektów badawczo-rozwojowych. Działy w całej firmie używają Asany do zarządzania własną pracą, a wyniki są naprawdę znaczące.

Matt Chang, dyrektor ds. technicznych w iCHEF

Więcej ukończonych projektów dzięki lepszej współpracy 

Każdy dział w iCHEF korzysta teraz z Asany. Od czasu wdrożenia platformy zespół iCHEF realizuje około 100 projektów rocznie. 

Za tą zwiększoną wydajnością stoją przepływy pracy w Asanie, które zapewniają przejrzystość i usprawniają współpracę. Oto trzy sposoby, w jakie Asana zmienia iCHEF na lepsze. 

Dzięki Asanie odnotowaliśmy ogromny wzrost naszej produktywności. Jesteśmy w stanie zrealizować więcej projektów, a jednocześnie optymalizujemy nasze procesy operacyjne, aby zwiększyć wydajność.

Matt Chang, dyrektor ds. technologii w iCHEF

Lepsza współpraca pomiędzy działami 

Portfolio i tablice projektów gromadzą pracę w jednym miejscu, pomagając zespołom ze wszystkich działów zrozumieć cele, kamienie milowe i priorytety zadań. Lepsza współpraca pomogła firmie zwiększyć odporność. 

Indeks anatomii pracy pokazuje, że 79% pracowników w organizacjach opartych na współpracy czuje, że są dobrze przygotowani do reagowania na wyzwania. Kiedy pojawił się COVID-19, zespół iCHEF udowodnił, że to prawda, szybko wprowadzając funkcje, które pomogły restauracjom zarządzać bezkontaktowymi zamówieniami, płatnościami i dostawami. 

Asana ograniczyła niepotrzebną komunikację związaną z projektami i ułatwiła reagowanie na zmiany. W nagłych przypadkach członkowie zespołu mogą szybko ponownie ocenić harmonogramy projektu, nie pomijając ważnych zadań.

Fan-yu Liang, Menedżer ds. operacji produktowych, iCHEF 

Lepsze śledzenie tysięcy zgłoszeń do obsługi klienta 

iCHEF otrzymuje 5000 zgłoszeń do obsługi klienta miesięcznie. Zespół korzysta z Portfolio, aby uzyskać jasny przegląd wszystkich powiązanych projektów, od szkoleń przed wdrożeniem po śledzenie wypożyczeń i napraw tabletów. 

Liderzy szybko orientują się w postępach w zakresie obsługi klienta, a zespoły działają znacznie szybciej.  Według raportu Indeks anatomii pracy 71% osób w firmach z jasnymi celami stwierdziło, że łatwo jest współpracować z interesariuszami pełniącymi inne funkcje. Tak było w przypadku iCHEF, gdzie przejrzystość doprowadziła do lepszej współpracy w zakresie obsługi zgłoszeń od klientów. 

Śledzenie zgłoszeń do obsługi klienta jako zadań w Asanie przyspieszyło czas ich rozpatrywania, oszczędzając nam wiele godzin pracy. Zespół może teraz skupić się na pracy, która przynosi większą wartość.

Fan-yu Liang, Menedżer ds. operacji produktowych, iCHEF 

Zarządzanie strategiami marketingu wielokanałowego 

Specjalista ds. marketingu, Hsuan Chou, jest wielkim fanem Asany. Zarządzanie strategią marketingu wielokanałowego stanowiło dla Hsuan wyzwanie, ponieważ wymagało śledzenia komunikacji i wiadomości z różnych kanałów.

Hsuan i jego zespół używają tablic projektów, zadań i podzadań do śledzenia kampanii marketingowych i zleceń dotyczących komunikacji. Przejrzystość zadań ułatwia Hsuanowi śledzenie ukończenia zadań i monitorowanie wszystkich kanałów medialnych. 

Asana to prawdziwe zbawienie! Mogę pracować znacznie szybciej.  Za każdym razem, gdy widzę nową funkcję, od razu sprawdzam, w jaki sposób może ona jeszcze bardziej zoptymalizować mój proces pracy.

Hsuan Chou, specjalista ds. marketingu w iCHEF 

Wejście na nowe rynki 

Zespół iCHEF cieszy się, że może stale wprowadzać produkty i funkcje, które pomagają klientom usprawnić ich business. Firma planuje dalszy rozwój i dostosowywanie usług do lokalnych rynków. iCHEF będzie nadal korzystać z Asany do zarządzania przepływami pracy, a zespół ma nadzieję na jeszcze większą efektywność w biznesie.