Smagane wiatrem wydmy i wybrzeże Atlantyku w The Ocean Course w Kiawah Island Golf Resort to raj dla golfistów i widzów. Nic dziwnego, że PGA of America wybrała to spektakularne miejsce w Karolinie Południowej na swoje 103. Mistrzostwa PGA w 2021 roku.

Zespoły na miejscu, zwykle składające się z sześciu do ośmiu osób, nadzorują marketing, PR, operacje, sprzedaż biletów i działania wolontariuszy. Wspiera je 30-osobowy dział mistrzostw w centrali, w tym zespół ds. technologii, który zarządza rozwiązaniami cyfrowymi, takimi jak platformy rejestracyjne, i je tworzy. Kyler Rose jest menedżerem ds. usług marketingowych 103. mistrzostw i jest zaangażowany w codzienne planowanie wydarzenia, a także w rejestrację i sprzedaż biletów, która rozpoczyna się 16 miesięcy przed mistrzostwami.

Jest to wymagające i międzyfunkcyjne przedsięwzięcie, które wymaga ścisłej współpracy między wieloma zespołami. Jednak organizacja jest rozproszona na terenie całego kraju, a zespół technologiczny mistrzostw może pracować nad maksymalnie ośmioma wydarzeniami jednocześnie, z których każde jest na innym etapie planowania, co utrudnia efektywną komunikację i współpracę z zespołami na miejscu, takimi jak zespół Kylera.

W przeszłości zespoły polegały na poczcie elektronicznej, arkuszach kalkulacyjnych i staromodnych rozmowach telefonicznych, aby poradzić sobie z tymi złożonymi procesami, ale było to dalekie od ideału i powodowało kilka kluczowych problemów:

• Trudności w komunikacji spowodowały dysonans pomiędzy zespołem technologicznym a zespołem na miejscu.

• Brak przejrzystości w fazie planowania utrudniał współpracę – bez pełnego wglądu zespół technologiczny czasami tworzył krótkoterminowe poprawki zamiast długoterminowych rozwiązań.

• Wiedza historyczna była tracona, gdy ktoś opuszczał organizację, po prostu dlatego, że inni nie mogli później łatwo uzyskać do niej dostępu.

Ta rozbieżność to znana historia. Według raportu Indeks anatomii pracy tylko 46% pracowników wiedzy rozumie, w jaki sposób ich praca przyczynia się do realizacji celów i misji organizacji. Kyler potrzebował platformy do zarządzania pracą, która scentralizowałaby komunikację w jednym miejscu.

Nie mieliśmy niezawodnego źródła, do którego moglibyśmy się odwoływać i za pomocą którego moglibyśmy śledzić postępy w realizacji projektu… Wszystko było trochę rozproszone.

Kyler Rose, menedżer ds. usług marketingowych, 103. Mistrzostwa PGA, The Ocean Course w Kiawah Island Golf Resort

Wybór odpowiedniego narzędzia do zjednoczenia zespołu

Zespół Kylera potrzebował przede wszystkim narzędzia, które pomogłoby zarządzać odbudową nowego rozwiązania do obsługi zgłoszeń, ponieważ stopniowo wycofywali swój dotychczasowy system. Potrzebowali go jednak również w szerszym zakresie, aby usprawnić współpracę. Lepsza asynchroniczna komunikacja zbliżyłaby ich do zespołu technologicznego w siedzibie głównej i poprawiłaby przejrzystość dla kierownictwa, a dodatkowa przejrzystość zwiększyłaby odpowiedzialność we wszystkich działach.

Na szczęście PGA of America przechodziła transformację cyfrową, a zespół technologiczny zaczął już korzystać z Asany do śledzenia swoich projektów inżynieryjnych. Przedstawili Asanę Kylerowi, który od razu uznał, że jest łatwa w obsłudze. Szczególnie podobało mu się to, że mogli odhaczać zadania, aby popychać je do przodu, a ponieważ niektórzy członkowie zespołu znali już Asanę z poprzednich stanowisk, wkrótce mogli zacząć z niej korzystać.

Jedną z największych zalet Asany jest to, że tworzy ona odpowiedzialność. Menedżerowie w dowolnym momencie mają wgląd w to, nad czym pracują poszczególni pracownicy.

Bardziej czytelna komunikacja i ściślejsza współpraca dzięki Asanie

Zespół Kylera zarządza teraz wieloma projektami w Asanie i może znacznie ściślej współpracować z innymi zespołami w centrali. Na przykład, podczas przebudowy platformy sprzedaży biletów, utworzyli jeden projekt w Asanie z zadaniami pogrupowanymi w sekcje, które reprezentowały każdy obszar procesu tworzenia oprogramowania. Zespół business mógł łatwo przekazać swoje potrzeby inżynierom, a dzięki temu, że wszystko było zebrane w jednym miejscu, każdy mógł zobaczyć, na jakim etapie projektu się znajduje.

Ponieważ zespoły są teraz bliżej niż kiedykolwiek wcześniej, zamiast przekazywać zlecenia i informacje za pośrednictwem jednego menedżera zespołu technologicznego, zespół na miejscu ma bezpośrednie relacje z poszczególnymi inżynierami – wszystko to za pośrednictwem Asany. W rzeczywistości cała współpraca międzyfunkcyjna jest płynniejsza; na przykład Kyler może łatwo przydzielać zadania współpracownikom w innych działach, wyznaczając im zakres odpowiedzialności i popychając projekty do przodu.

Gdyby nie Asana, nie bylibyśmy w stanie utrzymać tak dobrego kontaktu ze wszystkimi działami. Mogę nawiązywać bezpośrednią interakcję z inżynierami i budować z nimi relacje, a ta współpraca jest dla mnie niezwykle cenna.

Możliwość dodawania zadań do wielu projektów w Asanie pomaga ograniczyć powielanie pracy, ponieważ aktualizacja w jednym miejscu – w zadaniu – jest automatycznie odzwierciedlana we wszystkich powiązanych projektach. Zespół stacjonarny otrzymuje również aktualizacje dotyczące zadań za pomocą integracji Asana + Slack, a jeśli w aplikacji Slack pojawi się prośba, może szybko utworzyć dla niej nowe zadanie bezpośrednio z poziomu wiadomości, dzięki czemu nic nie umknie uwadze. Integracja ze Slackiem pomaga również udostępniać Asanę innym osobom, które obecnie nie korzystają z tego narzędzia.

Mówiąc prościej, Asana pomaga zespołowi Kylera skupić się na zadaniach i wykonywać pracę na czas. W przeciwieństwie do poprzedniego sposobu pracy, Asana zapewnia przywództwu kompleksowy przegląd pracy i postępów, zwiększając zaufanie i odpowiedzialność na wszystkich poziomach.

Asana to pulpit nawigacyjny dla każdego większego projektu, który daje nam szybki obraz tego, na jakim etapie się znajdujemy. W przeszłości musielibyśmy wrócić i przejrzeć wątek e-maili – jeśli w ogóle coś mieliśmy.

W drodze ku przyszłości

Podczas gdy Kyler i jego zespół planują 103. Mistrzostwa PGA, PGA of America kontynuuje rozszerzanie wdrożenia Asany, wykorzystując ją do zarządzania większą liczbą projektów i poprawy współpracy między zespołami.

Będą używać Asany do wdrożenia nowego środowiska płatności bezgotówkowych na przyszłych mistrzostwach – kluczowej innowacji podczas pandemii COVID-19 – aby móc ponownie powitać fanów golfa na swoich światowej klasy wydarzeniach, gdy zostanie to uznane za bezpieczne.

Z wiatrem wiejącym nad wydmami i Asaną w torbie golfowej, PGA of America może z niecierpliwością czekać na odpowiedzialne zaproszenie graczy i widzów z powrotem na swoje mistrzostwa – i prowadzenie przyszłych projektów prosto w dół fairwayu.

Miło jest widzieć, jak coraz więcej osób w organizacji zaczyna korzystać z Asany. Nie mogę się doczekać, aby dalej ją rozwijać, i mam nadzieję, że dotknie ona wszystkie obszary businessu PGA.