Jayati Shah-Thiel była odpowiedzialna za przeprowadzenie przejścia działu marketingu Quadient na metodologię Agile i wdrożenie narzędzi potrzebnych do umożliwienia tej transformacji. „Quadient ma złożoną strukturę” – wyjaśnia Jayati. „Jest to organizacja macierzowa z grupami ds. rozwiązań oraz zespołami globalnymi i regionalnymi. Czasami mogło to powodować tarcia, ponieważ pracowaliśmy na różne sposoby i raportowaliśmy w ramach rozbieżnej struktury”.  Jak sugeruje Indeks anatomii pracy, gdy ludzie działają w ramach tych złożonych struktur, mogą spędzać 58% czasu na „czynnościach okołozadaniowych”.

Komentując projekt transformacji, Jayati powiedziała: „Chcieliśmy zapewnić spójność między regionami i rozwiązania, które pozwolą nam osiągać wyniki gwarantujące utrzymanie naszej pozycji na rynku. Musieliśmy sprawić, aby nasze światowej klasy zespoły koncentrowały się na konkretnych produktach końcowych, tak aby dobrze radziły sobie z tempem businessu i stawianymi przed nimi wymaganiami”.

Technologia jest czynnikiem umożliwiającym transformację

Transformacja Agile w firmie Quadient wymagała wspólnego nakładu pracy. „Zaczęliśmy od utworzenia zespołu projektowego, który skupił ludzi reprezentujących różne funkcje. A także zaangażować osoby, które są z nami wystarczająco długo, aby naprawdę zrozumieć nasz business i sposób, w jaki działa” – powiedziała Jayati. „Razem musieliśmy opracować metodologię wdrażania Agile we właściwy sposób dla naszego businessu”.

Transformacja rozpoczęła się od dokumentu dotyczącego wymagań, w którym określono potrzeby funkcjonalne i techniczne businessu. Ostatecznie zespół wybrał trzy rozwiązania do zarządzania pracą. „Nasz zespół programistów już używa Jiry, dlatego chcieliśmy ocenić, czy spełni ona nasze wymagania dotyczące zwinnego biznesu” – wyjaśnia Jayati. „Mieliśmy również doświadczenie z innym narzędziem do zarządzania pracą i chcieliśmy zobaczyć Asanę w działaniu.

„Pomimo tego, że na początku była to dla nas nieznana platforma, ostatecznie tym, co wyróżnia Asanę, jest jej interfejs użytkownika – jest tak łatwy w obsłudze, że każdy może poeksperymentować z narzędziem i je opanować .”

„Asana i Agile idą w parze”

Od treści po kreatywność, od generowania popytu po portale e-commerce, kampanie i nie tylko – prawie wszystkie zespoły marketingowe Quadient na całym świecie korzystają z Asany. „Postanowiliśmy ujednolicić nasze sposoby pracy, a Asana umożliwiła nam operacjonalizację naszej transformacji w kierunku Agile” – powiedziała Jayati. 

Zwiększona wydajność i efektywność

Operacje marketingowe Quadient są szczupłe, zespoły pracują w sprintach, a dostawy są częste. Według raportu Indeks anatomii pracy usprawnienie procesów może zaoszczędzić 257 godzin rocznie.

„W ramach naszej metodologii Agile szacujemy skalę zadania za pomocą rozmiarów koszulek – takich jak mała, średnia i duża. W Asanie skonfigurowaliśmy reguły, które automatycznie odzwierciedlają ten rozmiar podczas przypisywania wagi do zadania” – powiedziała Jayati. „Formularze to kolejna funkcja, którą lubi cały zespół, ponieważ gromadzi ona wnioski w jednym miejscu, dzięki czemu są one łatwiejsze do przeglądu – używamy nawet elementów iframe, aby umożliwić przesyłanie wniosków osobom, które nie mają dostępu do Asany”.

Koncentracja na elastyczności i współpracy

Wszystkie zespoły marketingowe mają lepszy wgląd we wszystkie prace w toku. Pozwala to na naturalny przepływ komunikacji w skali globalnej, zamiast wymagać od ludzi wysyłania oddzielnych aktualizacji, co, jak pokazuje Indeks anatomii pracy, może rozpraszać i „przytłaczać” jedną trzecią pracowników.

„Integracja Asany z Jira pozwoliła nam wdrożyć zespół programistów i osoby, które ściśle z nimi współpracują – w tym zespoły ds. stron internetowych i portali – ponieważ mogą oni nadal współpracować w ten sam sposób, co wcześniej” – powiedziała Jayati. „Interfejs Asany zawiera również przejrzyste pulpity nawigacyjne, które ułatwiają tworzenie raportów. Z biegiem czasu zachęcaliśmy zespoły do modyfikowania utworzonych przez nas standardowych raportów w oparciu o ich przepływ pracy”.

Poświęcono więcej czasu na strategię

W czasie, gdy Indeks anatomii pracy wskazuje na tendencję do poświęcania mniejszej ilości czasu na strategię – 9% w 2022 r. w porównaniu z 14% w 2021 r. – Quadient wykorzystał Agile, aby ograniczyć „czynności okołozadaniowe”. Spotkania są teraz zarezerwowane na podejmowanie konkretnych decyzji lub osiąganie konkretnych wyników.

„Z wyjątkiem naszej corocznej konferencji użytkowników, nasze projekty odzwierciedlają nasze codzienne zadania, więc są skonfigurowane jak tablice Kanban. Pomaga nam to zarządzać obciążeniem pracą i dzielić się skutecznymi pomysłami na ulepszenia między zespołami i regionami” – powiedziała Jayati. „Widoczność jest kluczowa w Agile, a Asana pomogła nam przezwyciężyć wszelkie wahania w businessie co do takiej otwartości. Bez pełnej przejrzystości nasz zespół nie może w pełni wykorzystać funkcji narzędzia, takich jak dodawanie zadań do wielu projektów, które łączy zadania na wielu tablicach projektów”. 

Jedność. Stabilność. Wydajność.

Asana z powodzeniem wprowadziła spójność do działu marketingu Quadient i umożliwiła mu objęcie wiodącej roli we wdrażaniu metodologii Agile. Stworzyła stabilne środowisko pracy, które umożliwia działowi codzienne wcielanie w życie wartości firmy EPIC. Już teraz powiązane działy, takie jak zespoły ds. stron internetowych i portali, poznają korzyści, jakie mogłyby przynieść im nowe, nowoczesne sposoby pracy.