Aby zapewnić, że wszystkie te wydarzenia będą udane i zgodne z marką firmy, Dawn Jensen, starszy menedżer ds. marketingu programowego na poziomie globalnym, oraz Sydney Leopold, menedżer ds. wydarzeń na poziomie globalnym, współpracują ze sobą, tworząc wszystko, od stron rejestracji na wydarzenia, przez projekty stoisk targowych, po upominki dla uczestników – i wszystko inne.

Zespół ds. marketingu korporacyjnego obsługuje ponad 1000 wydarzeń rocznie, od dużych targów po webinary generujące popyt. Dzięki Asanie skróciliśmy czas dostarczania usług w przypadku zleceń dotyczących wydarzeń o 70%.

Dawn Jensen, starszy menedżer ds. marketingu programowego na poziomie globalnym

Stworzenie wszystkich materiałów marketingowych i projektowych do obsługi tych wydarzeń to nie lada wyzwanie – zespół ds. marketingu korporacyjnego realizuje ponad 22 tys. zleceń rocznie. A próba śledzenia wszystkich tych zleceń dotyczących wydarzeń za pośrednictwem poczty e-mail nie przynosiła rezultatów. Nikt nie widział postępów w pracy, nowe zlecenia wymykały się spod kontroli, a zapewnienie spójności marki i jakości na różnych wydarzeniach i w różnych regionach – co było jednym z kluczowych obowiązków zespołu – było trudne.

Poszukiwania odpowiedniego narzędzia do skalowania i usprawniania pracy

Kiedy Dawn dołączyła do Sophos, zespół ds. marketingu korporacyjnego już analizował rozwiązania do zarządzania pracą. Szukali rozwiązania, które byłoby intuicyjne, łatwe w obsłudze i elastyczne, aby mogli zarządzać wszystkim, od aktualizacji broszur po złożone przepływy pracy związane ze szczytami sprzedażowymi i konferencjami partnerskimi.

Sophos wybrał Asanę, ponieważ najlepiej odpowiadała ona potrzebom i przepływom pracy zespołu. Jest elastyczne i łatwe do dostosowania w miarę skalowania, członkowie zespołu mogą śledzić pracę w wielu widokach dla różnych kontekstów, a zespół docenił intuicyjny i wydajny interfejs użytkownika.

Realizowanie ponad 1600 zleceń na kwartał

Dzięki współpracy z zespołem ds. sukcesu klienta Asany, Dawn opracowała konwencje, dzięki którym wszyscy postępowali zgodnie z tym samym procesem przesyłania, kategoryzowania i wykonywania zleceń. Dzięki temu zespół ds. marketingu korporacyjnego mógł ustandaryzować swoje przepływy pracy, aby nie przeoczyć kluczowych kroków.

Dzięki Asanie w 2018 roku udało nam się zrealizować 6400 zleceń projektowych i związanych z wydarzeniami internetowymi, co oznacza wzrost pojemności o 50%, przy jednoczesnym zwiększeniu liczby pracowników tylko o 5%.

Dawn Jensen, starszy menedżer ds. marketingu programowego na poziomie globalnym

Gdy Marketing korporacyjny zaczął zarządzać swoją pracą w Asanie, mógł przekazywać aktualizacje w czasie rzeczywistym członkom zespołu marketingu terenowego. „Pokazywałam menedżerowi ds. wydarzeń jego zlecenie w Asanie, a on mógł zobaczyć wszystkie komentarze, chronologię tego, co się działo i kiedy, kto je zaprojektował, kto je sprawdził – wszystko” – powiedziała Dawn. „A jego reakcja zwykle brzmiała: „O mój Boże, to jest najlepsze. Jak mogę uzyskać do tego dostęp?'” Dzięki temu zespół Dawn zaoszczędził setki godzin, które normalnie spędziliby na sporządzaniu raportów, odbieraniu telefonów, odpowiadaniu na e-maile i uczestniczeniu w spotkaniach poświęconych aktualizacjom statusu.

Lepszy proces, lepsza synchronizacja działań, lepsze wydarzenia

Dawn i jej zespół mają teraz projekt „Skrzynka odbiorcza zleceń”, który jest zarządzany przez 16 godzin dziennie, sześć dni w tygodniu (przez członków zespołu rozproszonych w trzech strefach czasowych), dzięki czemu żadne zlecenie dotyczące wydarzenia nie umyka uwadze. Dzięki scentralizowaniu całej pracy w Asanie każdy może zobaczyć, nad czym pracuje zespół, status każdego indywidualnego zlecenia i kiedy zostanie ono ukończone.

Teraz, gdy zespół ds. marketingu korporacyjnego i jego międzyfunkcyjni partnerzy zarządzają pracą związaną z wydarzeniami w Asanie, są w stanie obsługiwać więcej wydarzeń, zapewniać spójność marki i angażujące doświadczenie dla partnerów i klientów w 119 krajach, w których działają.