Victoria Sanches, gerente de operações de marketing, e Liz Dean, gerente sênior de operações de marketing, se juntaram à CityFibre em 2019. Victoria se incorporou à equipe de Marketing corporativo e comunicações, e Liz à equipe de Operações ao consumidor. Entre estas duas equipes, os públicos variam internamente quanto externamente, de moradores a incorporadores, decisores de órgãos municipais e construtoras, entre outros.

Ambas as equipes de marketing careciam de uma ferramenta de gestão dos fluxos de trabalho que simplificasse a colaboração, de modo a manter a trajetória meteórica da CityFibre e assegurar que a equipe pudesse acessar a informação necessária para um bom atendimento aos diversos públicos.

Com a Asana, obtivemos a transparência e a confiança de trabalhar com informações atuais dos projetos e tarefas, trabalhando juntos para atingir as nossas metas.

Liz Dean, gestora sênior de operações de marketing, CityFibre

Simplificação para o sucesso

Um elemento essencial das funções de Victoria e Liz é a simplificação do modo de trabalhar das equipes de marketing, por meio da otimização dos processos e plataformas, da busca de novos aprendizados e da adaptação das abordagens.

Victoria havia trabalhado com ferramentas de gestão de projetos anteriormente. Ela descobriu que a ferramenta em uso quando se juntou à CityFibre fornecia apenas funções básicas e identificou outras ferramentas mais adequadas às necessidades da equipe.

Juntas, Victoria e a equipe identificaram diversos desafios para a gestão do trabalho que precisavam ser superados de maneira que todos pudessem dar o seu melhor e realizar o melhor trabalho. O uso de planilhas para monitorar o trabalho adicionava passos desnecessários e dificultava a identificação rápida de quem estava fazendo o quê, e algumas pessoas não conseguiam encontrar a informação que precisavam com facilidade.

De modo geral, perdia-se muito tempo com a "organização para o trabalho", que são atividades como a busca por informação, pedidos de atualização de status e a comunicação relacionada ao trabalho. As equipes de marketing da CityFibre não são as únicas a perceber que a organização para o trabalho toma conta do dia: tais minúcias são responsáveis por quase dois terços (60%) do tempo dos trabalhadores em todo o mundo, de acordo com o índice Anatomia do trabalho.

Com o crescimento super rápido da organização, as equipes de marketing da CityFibre precisavam de uma ferramenta que deixasse as informações e as responsabilidades que as equipes necessitavam ao alcance das mãos.

Maior exigência da gestão do trabalho

As equipes de marketing da CityFibre precisavam de ferramentas de gestão do trabalho que pudessem:

• Dar visibilidade em relação a quem estava fazendo o quê, e quando

• Organizar os projetos, tarefas e solicitações urgentes por prioridade

• Criar um repositório central dos trabalhos em execução para assegurar uma identidade de marca consistente

• Ser usada na gestão de agências e fornecedores externos

• Reestruturar os processos para maior velocidade, capacidade de expansão e precisão

Depois da pré-seleção e avaliação de diversas plataformas, a Asana mostrou corresponder muito bem às necessidades da equipe de marketing. As integrações disponíveis, como com o Office 365, resultaram na compatibilidade sem sobressaltos com as soluções já em uso na CityFibre.

Construção de uma implementação colaborativa

Victoria e Liz iniciaram a transição das equipes para a Asana movendo o processo de gestão da produção criativa, realizado com uma agência de design externa, para a plataforma. Após analisar com profundidade e encontrar a melhor maneira de estruturar este processo com a Asana, Liz e Victoria se concentraram em convidar os outros membros de equipe para a plataforma.

Victoria e Liz sabiam que os benefícios da Asana conquistariam os membros de equipe quando a vissem em ação, então começaram a demonstrar essas vantagens por meio de:

• Elaboração de depoimentos internos e uso de casos de exemplo para demonstrar o potencial da Asana e encorajar o apoio por meio da divulgação “boca a boca”

• Transformação da implementação da Asana em um projeto colaborativo e fornecimento de informações sobre o funcionamento dos novos processos para a equipe geral

• Estímulo de um período de experimentação e avaliação para ajudar as equipes a sentir como a Asana se adaptaria às suas necessidades, incluindo a criação de um ambiente isolado para testes

• Designação de um Promotor da Asana em cada equipe como ponto de apoio para perguntas e dicas

• Encorajamento aos usuários para a realização do treinamento de Embaixadores Asana

Planejar, monitorar e automatizar os fluxos de trabalho com a Asana

Atualmente, todos os membros das equipes de Marketing corporativo e Operações ao consumidor usam a Asana para a produção criativa, processos de RP, planejamento de mídias sociais e outras atividades. Com o uso da Asana, a equipe de marketing da CityFibre construiu:

• Um calendário de RP municipal que usa um quadro Asana para automatizar o processo de RP, desde a solicitação inicial do comunicado de imprensa até a distribuição para a imprensa. A migração do e-mail para a Asana fez com que cada etapa passasse a ocorrer de forma perfeitamente integrada ao atribuir automaticamente tarefas aos membros de equipe no momento exato em que eram necessárias e ao reunir toda a informação em um único lugar que todos pudessem consultar.

• Diversas campanhas de marketing, tanto internas quanto externas, usam hoje a Asana para gerir os volumes de trabalho e alocar de maneira precisa os recursos para agências externas. A Asana foi uma peça central à entrega da campanha de alto dinamismo Christmas Connections, lançada em apenas dois meses, assim como o desenvolvimento da The CityFibreWay, iniciativa interna que definiu a cultura da organização.

• Um calendário de mídias sociais que integra equipes multidisciplinares em um quadro Asana para lidar com o planejamento, as aprovações e a gestão. A Asana funciona como um espaço único para a visualização de todas as campanhas, publicações, solicitações ad-hoc e comunicados de imprensa planejados, com processos de desenvolvimento e aprovações automatizados para assegurar a obtenção das aprovações corretas antes do envio das publicações.

• Processos de integração de novos membros de equipe, com um passo a passo que deve ser concluído pelos novos membros durante a integração. A centralização e a padronização do processo de integração por meio da Asana oferecem aos novos funcionários em integração remota um local único com tudo o que necessitam para se inserir na organização, desde o agendamento da apresentação aos membros da equipe até os detalhes de login e atalhos para recursos úteis como o portal de aprendizado e desenvolvimento da CityFibre.

Planejar, monitorar e automatizar os fluxos de trabalho com a Asana

A equipe de marketing também economizou muitas horas com as funcionalidades de Regras e Formulários da Asana.

As regras e os campos personalizados permitem automatizar a atribuição de tarefas novas aos projetos corretos na Asana, de maneira que as diversas equipes ganhem visibilidade imediata quanto ao que precisam ver. O uso das Regras também significa que diferentes visualizações podem ser configuradas para cada equipe. Assim, enquanto a equipe de RP pode ver todos os documentos de um determinado trabalho, as equipes de marketing regionais somente verão o que for relevante a elas, favorecendo a visibilidade das informações adequadas e melhorando a eficiência.

Enquanto isso, a equipe usa os Formulários personalizados para padronizar e simplificar as instruções para novas atividades. O uso dos Formulários tem sido particularmente útil para o envio de informações às agências, permitindo à CityFibre gerir os novos briefings e se certificar, antes de iniciar o trabalho, de que todas as informações estão onde deveriam estar.

De modo geral, a Asana melhorou a transparência e a eficiência das equipes de marketing da CityFibre. Elas gastam menos tempo com a organização para o trabalho e passam mais tempo desenvolvendo os projetos.

Ao usar a Asana, podemos aplicar os nossos processos de boas práticas a qualquer trabalho de forma perfeitamente integrada. Isso significa que não é necessário fazer a microgestão de cada etapa de um novo projeto para nos certificarmos de que os fluxos de trabalho corretos estejam sendo seguidos e de que os resultados esperados sejam alcançados. Se um projeto é semelhante a outro já realizado, todas as etapas, regras e estruturas já existentes podem ser duplicadas na Asana, e os projetos inteiramente novos podem ser criados com facilidade de forma a se ajustar aos diferentes requisitos.

Victoria Sanches, gestora de operações de marketing, CityFibre

Processos mais rápidos para a CityFibre e para o Reino Unido

A CityFibre se encontra em meio a uma enorme jornada de mobilização, com a construção este ano de redes na escala de gigabits em dezenas de cidades. Estes planos ambiciosos de crescimento são a prioridade número um da empresa, que então passou a procurar soluções para simplificar os processos em cada fluxo de trabalho. O departamento de marketing está usufruindo das vantagens de usar a Asana e avaliando a possibilidade de expandir o seu uso além da própria equipe.

Com processos otimizados e simplificados acelerando o trabalho em segundo plano, a CityFibre está melhor posicionada do que nunca para dar continuidade à sua missão de fornecer infraestrutura super-rápida às comunidades de todo o Reino Unido.