Quando o diretor de tecnologia, Matt Chang, entrou na iCHEF em 2016, a sua missão era clara. Reestruturar o back-end da iCHEF para facilitar a colaboração e a integração com terceiros, como plataformas de entrega de alimentos. Na época, a equipe estava lidando com 20 projetos de P&D por ano. Para expandir a inovação e reestruturar o software, toda a empresa precisaria repensar a colaboração.  Quando Matt começou, a coordenação entre os departamentos era difícil, apesar do uso de uma ferramenta de gestão de projetos. Não era fácil compartilhar tarefas entre os departamentos, e essa falta de transparência atrasava os processos. Matt começou a buscar uma plataforma de gestão de trabalho que aumentasse a transparência e aprimorasse a colaboração. 

Encontrar uma plataforma de gestão de trabalho para toda a empresa 

A equipe da iCHEF precisava de ferramentas de gestão do trabalho que todos os departamentos pudessem usar, da engenharia ao marketing. Para inovar rapidamente, toda a empresa precisava ter acesso às mesmas tarefas com uma comunicação clara sobre responsabilidades, prazos e contextos do projeto. 

Após um cuidadoso processo de avaliação, a equipe da iCHEF escolheu a Asana porque ela oferecia: 

• Recursos de colaboração para melhor coordenação entre os departamentos. 

• Uma interface de usuário intuitiva para incentivar uma implementação mais rápida. 

• Análises de dados poderosas para permitir uma tomada de decisão mais ponderada. 

A plataforma de gestão de trabalho que escolhemos tinha que ser adequada para todas as equipes. Em última análise, a nossa Meta era otimizar a colaboração interfuncional ao criar processos transparentes e compartilhamento de dados. A Asana prometeu uma colaboração ininterrupta entre os departamentos, excelente usabilidade e poderosas funcionalidades de análise de dados.

Matt Chang, diretor de tecnologia da iCHEF

Colaboração com a Master Concept para implementar a Asana 

A equipe da iCHEF trabalhou com a Master Concept, parceira de soluções da Asana, para implementar a Asana. Especialista em software em nuvem e gestão de projetos, a equipe da Master Concept ajudou a iCHEF a criar os fluxos de trabalho que promoveriam a comunicação entre os departamentos e atenderiam à complexidade dos grandes projetos de P&D. 

A implementação foi tão bem-sucedida que todos os departamentos começaram a usar a Asana para mais do que o gerenciamento de projetos de P&D. A equipe de relacionamento com o cliente começou a usar a Asana para acompanhar as solicitações de serviço, e terceiros, como o parceiro de reparo de PDV da empresa, foram incentivados a participar da plataforma.

Desde a implementação, a Asana tem sido usada para muito mais do que projetos de P&D. Os departamentos de toda a empresa estão usando a Asana para gerir o próprio trabalho, e  os resultados têm sido extraordinários.

Matt Chang, diretor de tecnologia da iCHEF

Mais projetos concluídos graças à colaboração aprimorada 

Todos os departamentos da iCHEF agora usam a Asana. Desde a implementação da plataforma, a equipe da iCHEF conclui cerca de 100 projetos por ano. 

Os fluxos de trabalho da Asana, que promovem transparência e aprimoram a colaboração, são os responsáveis por esse aumento da eficiência. Listamos aqui três maneiras como a Asana está fazendo a diferença na iCHEF. 

Graças à Asana, tivemos um aumento drástico na nossa produtividade. Conseguimos concluir mais projetos e, ao mesmo tempo, otimizar os nossos processos operacionais para obter maior eficiência.

Matt Chang, diretor de tecnologia da iCHEF

Melhor colaboração entre os departamentos 

Os portfólios e os quadros de projetos reúnem o trabalho em um só lugar, ajudando as equipes de todos os departamentos a entender os objetivos, os marcos e as prioridades das tarefas. A colaboração aprimorada ajudou a empresa a se tornar mais resiliente. 

O índice Anatomia do trabalho revela que 79 % dos trabalhadores em organizações colaborativas sentem-se preparados para enfrentar desafios. Quando a pandemia começou, a equipe da iCHEF provou que isso era verdade ao lançar rapidamente funcionalidades para ajudar os restaurantes a gerir pedidos, pagamentos e entregas sem contato. 

A Asana reduziu a comunicação desnecessária em torno dos projetos e facilitou a mudança de rumo. Se houver uma emergência, os membros da equipe podem reavaliar rapidamente os cronogramas do projeto sem perder tarefas importantes.

Fan-yu Liang, gerente de operações de produto da iCHEF 

Melhor monitoramento de milhares de solicitações de atendimento ao cliente 

A iCHEF recebe 5.000 solicitações de atendimento ao cliente por mês. A equipe usa os Portfólios para obter uma visão geral clara de todos os projetos relacionados, desde o treinamento pré-implantação até o acompanhamento do aluguel e dos reparos de tablets. 

Os líderes compreendem rapidamente o progresso do atendimento ao cliente e as equipes trabalham muito mais rapidamente.  De acordo com o índice Anatomia do trabalho, 71% das pessoas nas empresas com metas claras disseram que era fácil trabalhar com colaboradores em outras funções. Este tem sido o caso na iCHEF, onde a transparência levou a uma melhor colaboração em relação às solicitações dos clientes. 

O monitoramento das solicitações de atendimento ao cliente como tarefas na Asana acelerou o tempo de processamento, economizando horas de trabalho. Agora a equipe pode se concentrar no trabalho que agrega mais valor.

Fan-yu Liang, gerente de operações de produto da iCHEF 

Gestão de estratégias de marketing omnicanal 

O especialista em marketing Hsuan Chou é um grande fã da Asana. A gestão de uma estratégia de marketing omnicanal tem desafiado Hsuan a monitorar a comunicação e as mensagens de diversos canais.

Hsuan e a equipe usam quadros de projetos, tarefas e subtarefas para monitorar campanhas de marketing e solicitações de comunicação. A transparência das tarefas facilita para Hsuan acompanhar a conclusão das tarefas e monitorar todos os canais de mídia. 

A Asana tem sido uma bênção! Consigo trabalhar muito mais rápido.  Sempre que vejo uma nova função, verifico imediatamente como ela pode otimizar ainda mais o meu processo de trabalho.

Hsuan Chou, especialista em marketing na iCHEF 

Ingresso em novos mercados 

A equipe da iCHEF está entusiasmada para lançar continuamente produtos e recursos que ajudem os seus clientes a aprimorar os negócios. A empresa planeja continuar expandindo e adaptando os serviços aos mercados locais. A iCHEF continuará usando a Asana para impulsionar os seus fluxos de trabalho, e a equipe aguarda com expectativa a oportunidade de criar ainda mais eficiências dentro do negócio.