As dunas varridas pelo vento e a costa atlântica do The Ocean Course no Kiawah Island Golf Resort são um paraíso do golfe para jogadores e espectadores. Não é de surpreender que a PGA of America tenha escolhido o espetacular local na Carolina do Sul para o seu 103º Campeonato da PGA em 2021.

As equipes no local, geralmente de seis a oito pessoas, supervisionam o marketing, as relações públicas, as operações, a venda de ingressos e as operações de voluntariado. Elas contam com o apoio do Departamento do Campeonato, composto por 30 pessoas na sede, incluindo uma equipe de tecnologia que gerencia e cria soluções digitais, como plataformas de inscrição. Kyler Rose é o Gerente de serviços de marketing do 103º Campeonato e está envolvido no planejamento diário de eventos, bem como no registro e na venda de ingressos, que começa 16 meses antes de um Campeonato.

É um empreendimento exigente e multifuncional que requer estreita colaboração entre várias equipes. No entanto, a organização está espalhada por todo o país, e a equipe de tecnologia do Campeonato pode estar trabalhando em até oito eventos ao mesmo tempo, todos em diferentes estágios de planejamento, o que dificulta a comunicação e a colaboração eficientes com as equipes locais, como a de Kyler.

No passado, as equipes dependiam de e-mail, planilhas e chamadas telefônicas antiquadas para lidar com esses processos complexos, mas isso estava longe de ser ideal e gerava vários problemas importantes:

• As dificuldades de comunicação criaram uma desconexão entre a equipe de tecnologia e a equipe no local.

• A falta de transparência na fase de planejamento dificultava a colaboração — sem uma visão completa, a equipe de tecnologia às vezes criava soluções de curto prazo em vez de soluções de longo prazo.

• O conhecimento histórico era perdido quando alguém deixava a organização, simplesmente porque os outros não conseguiam acessá-lo facilmente depois disso.

Essa dissociação é uma história familiar. De acordo com o índice Anatomia do trabalho, apenas 46% dos trabalhadores do conhecimento entendem como o seu trabalho contribui para os objetivos e a missão da organização. Kyler precisava de uma plataforma de gestão de trabalho que consolidasse a comunicação em um só lugar.

Não tínhamos um recurso confiável para consultar e acompanhar o progresso de um projeto... Ficava tudo um pouco espalhado.

Kyler Rose, Gerente de serviços de marketing, 103º Campeonato da PGA, The Ocean Course no Kiawah Island Golf Resort

Escolher a ferramenta certa para unir uma equipe

Em particular, a equipe de Kyler precisava de uma ferramenta para ajudar a gerir a reconstrução de uma nova solução de tíquetes, à medida que eliminavam gradualmente o sistema legado. Mas também precisavam dela de forma mais ampla para melhorar a colaboração. Uma melhor comunicação assíncrona os aproximaria da equipe de tecnologia na sede e aumentaria a transparência para a liderança — e a clareza adicional traria responsabilidade a todos os departamentos.

Felizmente, a PGA da América estava passando por uma transformação digital, e a equipe de tecnologia já havia começado a usar a Asana para monitorar os seus projetos de engenharia. Eles a apresentaram a Kyler, que imediatamente a achou fácil de usar. Ele gostou especialmente do fato de poderem marcar as tarefas como concluídas para mantê-las em andamento e, como alguns colegas de equipe já estavam familiarizados com a Asana de funções anteriores, logo estavam prontos para começar.

Uma das melhores coisas da Asana é que ela gera responsabilização e comprometimento. Os gerentes têm visibilidade sobre o que cada um está fazendo a qualquer momento.

Comunicação mais clara e colaboração mais próxima com a Asana

A equipe de Kyler agora gerencia inúmeros projetos na Asana e pode trabalhar muito mais de perto com outras equipes na sede. Por exemplo, ao reconstruir a plataforma de emissão de ingressos, eles criaram um único projeto na Asana com tarefas agrupadas em seções que representavam cada área do processo de desenvolvimento. A equipe de negócios podia transmitir facilmente as suas necessidades aos engenheiros e, com tudo reunido num só lugar, todos podiam ver em que ponto estavam no projeto.

Como as equipes estão agora mais próximas do que nunca, em vez de encaminhar solicitações e informações por meio de um gestor da equipe de tecnologia, a equipe presencial tem relacionamentos diretos com cada engenheiro — tudo por meio da Asana. De fato, toda a colaboração multidisciplinar é mais fluida; por exemplo, Kyler pode atribuir tarefas a colegas de outros departamentos com facilidade, responsabilizando-os e mantendo os projetos em andamento.

Não teríamos um vínculo tão bom entre diferentes departamentos se não fosse pela Asana. Posso interagir diretamente com os engenheiros e estabelecer relações de trabalho, e essa colaboração vem se mostrando extremamente valiosa.

A capacidade da Asana de adicionar tarefas a vários projetos ajuda a reduzir a duplicação do trabalho, porque uma atualização em apenas um lugar — a tarefa — é automaticamente refletida em todos os projetos associados. A equipe presencial também recebe atualizações sobre as tarefas usando a integração Asana para Slack e, se uma solicitação surgir no Slack, ela pode criar rapidamente uma nova tarefa para ela diretamente a partir da mensagem, e nada fica perdido pelo caminho. A integração com o Slack também os ajuda a compartilhar a Asana com outras pessoas que atualmente não estão na ferramenta.

Simplificando, a Asana ajuda a equipe de Kyler a manter o foco nas tarefas e a cumprir as atividades dentro do prazo. Em nítido contraste com a maneira anterior de trabalhar, a Asana oferece à liderança uma visão geral abrangente do trabalho e do progresso, aumentando a confiança e a responsabilidade em todo o quadro.

A Asana é um painel para qualquer projeto maior e nos dá uma visão rápida de onde estamos. No passado, teríamos que voltar e olhar para uma sequência de e-mails, se é que tivéssemos alguma coisa.

Rumo ao futuro

Enquanto Kyler e a sua equipe planejam o 103º PGA Championship, a PGA of America continua a expandir a adoção da Asana, usando-a para gerir mais projetos e melhorar a colaboração entre as suas equipes.

Eles usarão a Asana para implementar um novo ambiente de pagamento sem dinheiro em espécie nos futuros campeonatos — uma inovação vital durante a pandemia de COVID-19 — para que possam receber novamente os fãs de golfe nos seus eventos de nível internacional quando for considerado seguro.

Com o vento soprando pelas dunas e a Asana na bolsa de golfe, a PGA da América pode esperar convidar de forma responsável jogadores e espectadores de volta aos seus campeonatos — e conduzir os seus futuros projetos direto para o fairway.

Tem sido divertido ver mais pessoas adotem a Asana dentro da organização. Estou entusiasmado para continuar a desenvolvê-la e espero que ela chegue a todas as diferentes partes do negócio da PGA.