Jayati Shah-Thiel foi responsável por liderar a transição do marketing da Quadient para a metodologia ágil e implementar as ferramentas necessárias para possibilitar a transformação. “A Quadient tem uma estrutura complexa”, explicou Jayati. “É uma organização matricial com grupos de soluções, bem como equipes globais e regionais. Às vezes, isso podia causar atritos, porque estávamos trabalhando de formas diferentes e reportando dentro de uma estrutura díspar.”  Como o índice Anatomia do trabalho indica, quando as pessoas atuam dentro dessas estruturas complexas, podem gastar 58% do tempo com a “organização para o trabalho”.

Comentando sobre o projeto de transformação, Jayati disse: “Queríamos trazer unidade entre as regiões e soluções para impulsionar o desempenho que garanta a nossa relevância no mercado. Precisávamos manter as nossas equipes de nível mundial focadas em entregas específicas, para que estivessem confortáveis com o ritmo do negócio e as demandas impostas a ele.”

A tecnologia é o facilitador da transformação

A transformação Ágil da Quadient exigiu um esforço colaborativo. “Começamos criando uma equipe de projeto que reuniu pessoas para representar as diferentes funções. Além de envolver pessoas que estão na empresa há tempo suficiente para realmente entender o nosso negócio e como ele funciona”, disse Jayati. “Juntos, precisávamos criar uma metodologia para implementar a metodologia Ágil do jeito certo para a nossa empresa.”

A transformação começou com um documento de requisitos, que estabeleceu as necessidades funcionais e técnicas do negócio. Eventualmente, a equipe selecionou três soluções de gestão de trabalho. “A nossa equipe de desenvolvimento de software já usa o Jira, por isso queríamos avaliar se ele poderia atender aos nossos requisitos para um negócio ágil”, explicou Jayati. “Também tínhamos experiência com outra ferramenta de gestão do trabalho e queríamos ver a Asana em ação.

“Apesar de ser uma entidade desconhecida no início, no final o grande diferencial da Asana é a sua interface: é tão fácil de usar que qualquer pessoa pode experimentar a ferramenta e entendê-la .”

“Asana e Agile andam de mãos dadas”

De conteúdo a criação, de geração de demanda a portais de e-commerce, campanhas e muito mais, quase todas as equipes de marketing da Quadient ao redor do mundo usam a Asana. “Decidimos alinhar as nossas formas de trabalhar, e a Asana operacionalizou a nossa transformação para a metodologia Agile”, disse Jayati. 

Maior desempenho e eficiência

As operações de marketing da Quadient são enxutas, as equipes trabalham em sprints e a entrega é frequente. De acordo com o índice Anatomia do trabalho, a melhoria dos processos pode economizar 257 horas por ano.

“Como parte da nossa metodologia Agile, estimamos a escala de uma tarefa usando tamanhos de camiseta, como pequeno, médio e grande. Dentro da Asana, configuramos regras para refletir automaticamente esse dimensionamento ao alocar o peso da tarefa”, disse Jayati. “Os Formulários são outra funcionalidade que toda a equipe gosta, porque centralizam as solicitações em um único lugar para facilitar a revisão. Nós até usamos iframes para permitir que pessoas que não têm acesso à Asana enviem solicitações.”

Foco na flexibilidade e na colaboração

Todas as equipes de marketing têm maior visibilidade de todo o trabalho em andamento. Isso permite que a comunicação flua naturalmente em escala global, em vez de exigir que as pessoas enviem atualizações separadas, o que, segundo o índice Anatomia do trabalho, pode distrair e “exaurir” um terço dos trabalhadores.

“A integração da Asana com o Jira nos permitiu integrar a equipe de desenvolvimento de software e aqueles que trabalham em estreita colaboração com ela, incluindo as equipes de Web e portais, porque eles podem continuar a colaborar da mesma forma que antes”, disse Jayati. “A interface da Asana também inclui painéis claros que facilitam a criação de relatórios. Com o tempo, incentivamos as equipes a modificar os relatórios padrão que criamos com base no seu fluxo de trabalho.”

Dedicou mais tempo à estratégia

Em um momento em que o índice Anatomia do trabalho mostra uma tendência de menos tempo gasto em planejamento estratégico — 9% em 2022 em comparação com 14% em 2021, a Quadient utilizou a metodologia Agile para reduzir a necessidade de “organização para o trabalho”. As reuniões agora são reservadas para tomar decisões específicas ou entregar resultados específicos.

“Com exceção da nossa conferência anual de usuários, os nossos projetos refletem as nossas tarefas do dia a dia, por isso são configurados como quadros Kanban. Isso nos ajuda a gerir as cargas de trabalho e a compartilhar ideias bem-sucedidas de melhoria entre as equipes e regiões”, disse Jayati. “A visibilidade é fundamental na metodologia Ágil, e a Asana nos ajudou a superar qualquer hesitação na empresa em relação a sermos tão abertos. Sem total transparência, a nossa equipe não pode aproveitar ao máximo os recursos da ferramenta, como a Inclusão de tarefas em múltiplos projetos, que vincula tarefas em vários quadros de projetos.” 

Unidade. Estabilidade. Eficiência.

A Asana trouxe com sucesso a unidade ao marketing da Quadient e permitiu que eles liderassem a adoção da metodologia Agile. Ela criou um ambiente de trabalho estável que permite à função viver os valores da empresa EPIC todos os dias. E as funções conectadas, como as equipes de Web e portais, já estão sendo expostas aos benefícios que poderiam obter ao adotar formas novas e modernas de trabalhar.