A Tea tem, a qualquer momento, dezenas de projetos grandes ocorrendo ao mesmo tempo, com várias partes interessadas. O departamento de TI da empresa, chefiado por Andrea Cobelli, diretor de TI, é responsável por desenvolver e manter os sistemas necessários para apoiar esses projetos. O departamento dele, que conta com 17 funcionários, é responsável pelo desenvolvimento e manutenção de aplicações e sistemas, pela integração entre as aplicações e pela gestão dos projetos de TI.

O departamento enfrentou vários desafios. Enfrentando vários desafios como falta de sistemas de informação centralizados e alta dependência de e-mails e planilhas, a equipe teve dificuldades na gestão dos recursos humanos e financeiros.

Dependíamos de e-mails, transferências manuais de arquivos e planilhas demais. Era difícil encontrar o que precisávamos. As pessoas tinham dificuldade em se ater aos assuntos em questão nas correntes de e-mail, o que diminuía a visibilidade, fazendo com que as coisas fossem frequentemente perdidas ou esquecidas.

Alessandro Lupi, chefe de equipe do departamento de Aplicações de TI, Tea s.p.a.

O departamento precisava de uma solução para o seu problema com a gestão de recursos. Os membros de equipe trabalhavam regularmente durante longas horas, mas não conseguiam alcançar os resultados almejados. Além disso, Alessandro identificou vários outros desafios:

• A falta de prestação de contas levava a atrasos e perda de oportunidades.

• A falta de visibilidade dificultava a tomada de decisões bem fundamentadas.

• Informações cruciais por vezes se perdiam.

• A comunicação com partes interessadas internas e externas não era coordenada.

O departamento precisava de uma solução de gestão de projetos para agilizar as suas operações, melhorar a eficiência e proporcionar uma comunicação eficaz com as partes interessadas — e o tempo era um fator crítico.

A identificação da solução de gestão de trabalho ideal

Entre os maiores desafios enfrentados pelas forças de trabalho modernas está o volume cada vez maior de “organização para o trabalho”. Isso inclui tarefas como comunicação e acompanhamento, busca por informações, alternância entre ferramentas, gestão de prioridades e acompanhamento do status dos trabalhos. O índice Anatomia do trabalho revelou que essas tarefas de coordenação consomem cerca de 60% do tempo de trabalho de um típico profissional do conhecimento, fazendo com que apenas 26% do tempo seja gasto executando tarefas para as quais foi efetivamente contratado.

Para a Tea, essas ineficiências afetaram a capacidade das equipes de alcançarem os seus objetivos. Essa foi uma das principais razões por trás da escolha da Asana como a nova ferramenta de gestão do trabalho da empresa. Para diminuir as ineficiências, o departamento de TI da Tea precisava de uma solução que atendesse a cinco critérios essenciais:

1. Substituir sistemas e processos antigos discrepantes.

2. Permitir que o departamento desenvolvesse e mantivesse processos e capacidades dinâmicos.

3. Disponibilizar ferramentas de visualização de horários (especificamente, diagramas de Gantt) para apoiar a gestão de projetos.

4. Melhorar a gestão de tempo e recursos no departamento e no portfólio de projetos.

5. Melhorar a colaboração entre membros de equipe e partes interessadas internas e externas.

Além dessas necessidades, Alessandro buscava duas características principais ao avaliar possíveis soluções: custo e tempo de implementação. A solução ideal resolveria cada um dos cinco critérios essenciais do departamento e, ao mesmo tempo, deveria estar dentro do orçamento e poder ser implementada rapidamente.

A equipe de projetos adotou uma abordagem Greenfield na avaliação, buscando a solução ideal em diversos locais. Depois de analisar algumas das melhores ferramentas do mercado, ficaram impressionados com as respostas rápidas da Asana às suas dúvidas e começaram a analisar a ferramenta de forma mais detalhada. 

Luisa, integrante do departamento de TI, havia usado a Asana em uma organização em que havia trabalhado anteriormente. Depois de vê-la em ação, ela percebeu que as equipes tinham muita facilidade em começar a usar a Asana. A ferramenta as ajudava a trabalhar da forma como preferiam e proporcionava uma grande melhora na eficiência. Resumidamente, ela fazia avançar os projetos em vez de os desacelerar, como faziam os sistemas estáticos antigos. Luisa explica:

Eu já havia usado a Asana em uma empresa anterior e vi como ela faz com que os projetos se desenvolvam sem dificuldades. As pessoas ficam muito mais envolvidas nos processos, porque recebem avisos e lembretes sobre o que precisam fazer. É uma ferramenta muito fácil de usar, e faz com que as pessoas não precisem ficar se lembrando de cada detalhe. Depois que você começa a usar a Asana, fica com vontade de usar cada vez mais.

Luisa Fiorini,  gestora de projetos SAP da Tea s.p.a.

Implementação e promoção do uso da Asana

A equipe de projetos iniciou a implementação da Asana em pequena escala. O departamento de TI foi o primeiro a começar, iniciando pela equipe de desenvolvimento de aplicações. Ela implementou a Asana para ver como poderia ser adaptada para complementar e melhorar os processos e fluxos de trabalho já existentes, que dependiam de uma combinação de e-mails e planilhas estáticas.

Depois de uma implementação bem-sucedida, a equipe de projetos expandiu a Asana para todo o departamento de TI. A partir daí, a equipe de projetos desenvolveu um plano dividido em fases para implementar a Asana no resto da empresa, começando por todas as equipes e departamentos internos, passando para os fornecedores e, finalmente, para todos os parceiros de negócios externos.

Foi fácil planejar as nossas sessões de treinamento porque a Asana é muito intuitiva. Todos entenderam rapidamente, e a adoção entre as outras equipes foi bem tranquila.

Alessandro Lupi, chefe de equipe do departamento de Aplicações de TI, Tea s.p.a.

Alessandro destaca a flexibilidade como uma grande vantagem, constatando que a criação de projetos para apoiar múltiplos estilos de trabalho fez com que as equipes adotassem e utilizassem a Asana de maneira rápida e fácil. A estrutura hierárquica da solução simplifica a organização de equipes, projetos e tarefas, ao mesmo tempo em que facilita a colaboração entre as partes interessadas internas e externas.

Como a Tea usa a Asana para melhorar a agilidade e a eficiência dos projetos

A Tea percebeu um nível extremamente alto de adoção pelos usuários recentes da Asana. Todos os que passaram pela integração — interna e externamente — gostam de trabalhar com a Asana e reconhecem a sua capacidade de facilitar a execução dos projetos. A equipe de projetos usa a Asana para definir, planejar e estruturar projetos, levando a melhorias significativas na eficiência dos projetos, inclusive:

• Reduzindo em 1 hora o tempo necessário para responder a solicitações sobre projetos.

• Acelerando em 30% a implementação de projetos.

A Asana também ajuda a Tea a melhorar a colaboração entre as funções, proporcionando um canal rápido e simples para comunicação entre as partes interessadas internas e externas. Ao melhorar a coleta, a disseminação e a visibilidade das informações, a Asana ajuda a Tea a assegurar uma execução consistente entre todos os projetos e dá aos usuários um controle mais eficaz das suas cargas de trabalho.

A possibilidade de fazer com que a Asana notifique as pessoas quando algo precisa ser feito mudou a nossa perspectiva sobre como podemos executar os projetos. Agora, não precisamos desencadear ações importantes em um projeto, a Asana faz isso por nós. Assim, somos muito mais proativos, em vez de sempre reagirmos às coisas.

Alessandro Lupi, chefe de equipe do departamento de Aplicações de TI, Tea s.p.a.

Esses benefícios de colaboração e eficiência são o resultado da ótima adoção e uso, por parte dos usuários da Tea, das funcionalidades, integrações e ferramentas individuais da Asana. Com a Asana, a Tea agora é capaz de:

• Economizar tempo e evitar perdas de dados acidentais, transferindo as informações à Asana diretamente dos e-mails usando o plugin do Gmail.

• Assegurar a consistência e eliminar comunicações ineficientes usando os Formulários e os campos personalizados para padronizar a criação de projetos e de tarefas.

• Agilizar as tarefas e os fluxos de trabalho por meio do recurso de regras da Asana, para atribuir as tarefas automaticamente aos membros de equipe, mover as tarefas entre os projetos e viabilizar a interação entre projetos.

• Criar relatórios e painéis personalizados para monitorar os indicadores-chave de desempenho e dar aos gestores e líderes uma visão geral instantânea do conjunto de projetos e portfólios da organização.

• Visualizar indicadores de lucratividade dos projetos e programas, identificar quais departamentos estão em risco e quais precisam de uma análise tática.

• Quantificar os KPI e os SLAs dos fornecedores para criar relatórios sobre o progresso

Benefícios “concretos” no mundo real

Recentemente, a equipe de TI da Tea assumiu um grande projeto de desenvolvimento para ajudar a empresa a manter a conformidade com a legislação italiana sobre qualidade da água. Eles precisavam desenvolver uma estrutura para coleta e monitoramento de dados sobre qualidade da água e organizar os dados para que fossem facilmente analisados e extraídos para atender às exigências de conformidade.

Cerca de 50 pessoas estão envolvidas, sendo que 15 das principais partes interessadas da Tea e da sua fornecedora externa estão registradas na Asana. Atualmente na etapa dois do projeto de três etapas, a equipe já obteve benefícios com a solução.

A equipe do projeto reconheceu o papel da Asana em melhorar a comunicação entre as partes interessadas internas e externas. Especificamente, a combinação de Formulários e campos personalizados faz com que fique mais fácil assegurar que todas as informações necessárias sejam coletadas e disponibilizadas às pessoas relevantes.

Por meio dessa e de outras funções importantes, a Asana permitiu que a Tea alcançasse a marca incrível de 30% de aceleração na implementação do projeto e proporcionou uma gestão de projetos de maior qualidade em comparação aos sistemas manuais anteriores.

Para nós e para os nossos fornecedores, a Asana não somente cria visibilidade, mas também melhora a qualidade da coleta de dados e da gestão de projetos. Embora a facilidade de uso seja excelente, esse não é o único aspecto que nos interessa. A Asana nos ajuda a executar projetos mais eficazes e mais eficientes.

Andrea Manganaro, gestor de projetos de TI da Tea s.p.a.

O que vem pela frente para a Tea?

Até agora, a equipe implementou a Asana para pessoas envolvidas em projetos específicos. Depois de ver o valor que a Asana agrega à colaboração entre funções, ao alinhamento e à visibilidade, eles buscarão implementar a solução em toda a organização.

A partir de agora, a equipe começará a trazer usuários de outras áreas da empresa, quer estejam envolvidos em projetos de TI ou não. Alessandro e sua equipe acreditam com convicção que a Asana pode ajudar as demais equipes da empresa a obterem muitos dos mesmos benefícios de que o departamento de TI já desfruta.