Como a Asana usa a gestão do trabalho para impulsionar o planejamento de roteiros digitais

O desenvolvimento de roadmaps digitais não se resume a criar uma lista de pendências de projetos, mas sim a fazer escolhas inteligentes que gerem resultados concretos. Um roteiro claro e bem priorizado exige alinhamento com os participantes, definição de prioridades claras e a realização de escolhas difíceis. Dani Spires, chefe de operações digitais da Asana, conhece esse desafio de cabo a rabo. 

“Como equipe digital, precisamos atender às necessidades do negócio, que estão em constante evolução, e, ao mesmo tempo, impulsionar iniciativas técnicas. O planejamento de roteiro nos ajuda a encontrar o equilíbrio ideal”, ela explica.

Para conseguir isso, a equipe de Dani reavalia regularmente as suas prioridades e incorpora o feedback de toda a organização para manter o roteiro alinhado às Metas estratégicas. Não é fácil, especialmente quando se trabalha com várias partes envolvidas. É aí que entra a Asana.

Quatro maneiras pelas quais a Asana simplifica o planejamento de roteiro

Quando feito da maneira correta, o planejamento digital de roteiros ajuda as equipes a priorizar os projetos de maior impacto, preparando o terreno para o crescimento e mantendo todos focados no que realmente importa. Como diz Dani, a Meta principal é “entender as prioridades da equipe e determinar como podemos alocar a capacidade produtiva para gerar impacto, mantendo o foco em outras iniciativas”.

Para que isso aconteça, as equipes precisam de um espaço centralizado para visualizar possíveis projetos, combinar a estratégia, tomar decisões e acompanhar o progresso, tudo isso enquanto colaboram sem complicações.

Veja a seguir como a Asana ajuda a equipe de Dani a fazer isso.

Centralizar o trabalho do roteiro para proporcionar visibilidade

Um dos maiores desafios ao criar um roteiro digital é manter os parceiros interdisciplinares informados durante todo o processo. Segundo Dani, a lista de partes interessadas da equipe digital é “longa e abrangente”, envolvendo muitas pessoas com prioridades e responsabilidades diferentes, que precisam dar a sua opinião para que as decisões sejam precisas. Isso significa que é um desafio manter todos bem informados.

Para resolver isso, a equipe de Dani usa o recurso de projeto da Asana para criar um projeto de roteiro principal que reúne todas as iniciativas digitais do ano fiscal. No início do processo de elaboração do roteiro, os principais envolvidos e as equipes adicionam seus projetos propostos ao roteiro principal na forma de tarefas da Asana, o que dá a todos visibilidade e a oportunidade de contribuir. 

Por exemplo, digamos que a equipe de SEO planeja atualizar quatro páginas principais no site Asana.com no 1º trimestre. Para atingir a Meta, eles precisarão de suporte digital para reformular os layouts das páginas, carregar conteúdo novo e publicar as atualizações. Durante o processo inicial de elaboração do roteiro, o gerente de projeto de SEO adiciona ao roteiro digital uma tarefa que corresponde ao projeto de SEO, como “Atualizações das páginas-pilar do 1º trimestre”. Em seguida, a equipe digital analisa a tarefa diretamente no roteiro e usa as informações fornecidas para decidir se deve ou não levar o projeto adiante.

“Ao criar um plano centralizado em um único lugar, conseguimos dar a todos os nossos parceiros visibilidade e voz no processo”, afirma Dani.

Tomar decisões de alocação de recursos fundamentadas em dados

Depois que a equipe de Dani cria o projeto de roteiro digital, o próximo passo é decidir quais projetos devem ser selecionados para a fase final.

No entanto, não se trata apenas de escolher o trabalho a ser realizado. Com tantas partes interessadas envolvidas, as solicitações podem rapidamente fazer com que o roteiro ultrapasse a capacidade. Como observa Dani, há um equilíbrio delicado entre priorizar iniciativas essenciais para os negócios, como projetos que geram leads de vendas ou alimentam o funil de vendas, e o trabalho técnico estratégico necessário para apoiar o crescimento de longo prazo.

Para tomar essas decisões, a equipe de Dani usa os campos personalizados da Asana. Sempre que um solicitante adiciona uma proposta de projeto ao roteiro, ele identifica a tarefa com campos personalizados criados para ajudar a equipe a entender como o projeto se enquadra no panorama geral e a decidir se deve aceitá-lo ou não. Esses campos personalizados incluem:

• Trimestre de entrega: o trimestre de entrega planejado em que o trabalho precisa ser concluído.

• Compromisso: se o projeto foi confirmado e o nível de compromisso.

• Prioridade: o nível de prioridade da tarefa ou do projeto. 

• Equipe diretamente responsável: qual equipe digital será responsável pelo projeto.

• Esforço: uma estimativa numérica de 1 a 5 que indica o nível de complexidade do projeto.

Depois que os projetos são adicionados e etiquetados, a equipe digital avalia a sua carga de trabalho e decide como alocar a capacidade produtiva entre diferentes tipos de projetos, como iniciativas estratégicas, manutenção técnica e suporte às partes interessadas. Com uma rápida olhada nos campos personalizados, os líderes do pilar digital podem se alinhar facilmente em relação à prioridade, ao esforço necessário e ao impacto potencial de cada projeto, facilitando a finalização do roteiro.

“Com os nossos campos personalizados, podemos ter conversas concretas sobre capacidade”, afirma Dani. “Podemos mostrar às partes interessadas o que foi solicitado, com o que a equipe se comprometeu e o nível de esforço necessário e, em seguida, usar essas informações como base para conversas sobre compensações.”

Esses campos personalizados também ajudam a equipe de Dani a ver como cada projeto se alinha às principais Metas da Asana. Ao adicionar às tarefas a Meta de alto nível da empresa para a qual elas contribuem, a equipe pode ter a tranquilidade de saber que o trabalho que realiza contribui para os objetivos estratégicos.

“Com a Asana, tudo está conectado”, afirma Dani. “Podemos ver claramente como as nossas prioridades se alinham às metas de marketing e, em última análise, aos principais objetivos de negócios.”

Conectar o trabalho entre equipes

Embora o roteiro digital seja o principal ponto de referência para os projetos da equipe digital, ele não é o único projeto em andamento. Diferentes equipes trabalham com base em vários roteiros que se sobrepõem, como as equipes de marketing, desenvolvimento de produto ou experiência do cliente. Essa sobreposição pode facilmente resultar em esforços duplicados e desperdício de recursos.

Para evitar isso, a equipe de Dani usa o recurso de Inclusão de tarefas em múltiplos projetos da Asana, que permite que uma mesma tarefa resida em múltiplos projetos. Por exemplo, o projeto da equipe de SEO para a página principal no primeiro trimestre pode ser incluído no roteiro de SEO, no roteiro de marketing de conteúdo e no quadro de Sprint de desenvolvimento web, mantendo todos alinhados e evitando tarefas duplicadas.

“O roteiro digital é tão grande e abrange tantas áreas que é fácil perder tarefas”, diz Dani. “A Inclusão de tarefas em múltiplos projetos permite que os nossos principais parceiros peguem um projeto digital e o incluam no seu roteiro. Assim, podemos manter tudo conectado sem duplicar o trabalho.”

Manter o trabalho em dia com relatórios em tempo real

Depois que o roteiro é definido e o trabalho começa, a equipe da Dani usa o painel de relatórios da Asana para acompanhar o progresso. O painel oferece uma visão geral do status do projeto, ajudando a equipe a resolver problemas rapidamente e evitar gargalos.

 “Usamos o painel para monitorar o nosso progresso e saber em que ponto estamos em relação ao cumprimento das Metas da empresa”, afirma Dani. “Todos podem ver facilmente o que é prioridade máxima, o que está bloqueado e o que está acima da capacidade.”

Ao final de cada trimestre, a equipe digital revisa o seu roteiro e o ajusta de acordo com quaisquer novas prioridades da empresa. Se houver alterações que exijam uma mudança de foco, elas são discutidas durante as negociações trimestrais, quando a equipe decide com quais projetos avançar. Em seguida, o roteiro atualizado é compartilhado com os participantes para que todos fiquem alinhados com as mudanças.

Mesmo após o término de um trimestre, o trabalho da equipe continua. Eles usam as métricas do painel para identificar os sucessos e os desafios e aplicam esses aprendizados ao planejamento futuro.

“Ao monitorar as datas de início e de conclusão do nosso roteiro, podemos ver quantos projetos foram planejados e concluídos dentro do prazo definido”, explica Dani. “Depois, podemos usar esses dados para ter uma visão clara do nosso progresso ano após ano.” 

Mantenha o seu roteiro digital em dia

Um roteiro digital bem gerido não precisa ser complicado. Com a Asana, a sua equipe pode se alinhar quanto às prioridades, agilizar a colaboração interdisciplinar e tomar decisões baseadas em dados que apoiem as metas estratégicas da sua organização, preparando o terreno para resultados significativos.