Виктория Санчес, менеджер по маркетинговой работе, и Лиз Дин, старший менеджер по маркетинговой работе, присоединились к CityFibre в 2019 году. Виктория вошла в команду корпоративного маркетинга и общения, а Лиз — в команду по работе с потребителями. Аудитория этих двух команд охватывает как внутреннюю, так и внешнюю среду: от жителей до застройщиков, ключевых заинтересованных сторон города, партнёров по строительству и многих других.

Чтобы поддерживать стремительный рост CityFibre и обеспечить команде доступ к информации, необходимой для наилучшего обслуживания различных аудиторий, обеим маркетинговым командам требовался инструмент управления рабочими процессами, который упростил бы совместную работу.

Asana даёт нам ясность и уверенность в том, что мы работаем с актуальной информацией по проектам и задачам и вместе достигаем своих целей.

Лиз Дин, старший менеджер по маркетинговой работе компании CityFibre

Оптимизация для успеха

Ключевой элемент ролей Лиз и Виктории — упорядочение работы маркетинговых команд путём оптимизации процессов и платформ, поиска новых знаний и адаптации подходов.

Виктория раньше работала с инструментами для управления проектами. Она обнаружила, что инструмент, использовавшийся в CityFibre на момент её прихода, предлагал лишь базовый функционал, и поняла, что существуют другие инструменты, которые лучше подойдут для нужд команды.

Вместе с командой Виктория определила несколько проблем в управлении работой, которые необходимо было решить, чтобы все могли работать максимально эффективно. Использование электронных таблиц для отслеживания работы добавляло ненужные шаги и затрудняло быстрое определение того, кто что делает, а некоторым людям было сложно найти необходимую информацию.

В целом, слишком много времени тратилось на «работу по организации работы»: такие действия, как поиск информации, запросы обновлений статуса и общение о работе. Маркетинговые команды CityFibre — не единственные, кто обнаружил, что работа по организации работы занимает большую часть дня. Согласно каталогу «Anatomy of Work», во всём мире она отнимает почти две трети (60%) времени работника.

В условиях стремительного роста организации отделам маркетинга CityFibre требовался инструмент, который бы обеспечивал им лёгкий доступ к необходимой информации и ответственности.

Больше возможностей для управления работой

Командам маркетинга CityFibre требовался инструмент для управления работой, который мог бы:

• Обеспечивать прозрачность в отношении того, кто, что и к какому сроку делает

• Организовывать проекты, задачи и срочные запросы по приоритету

• Создавать централизованное хранилище всей выполняемой работы, обеспечивая последовательное брендирование

• Использоваться для управления внешними агентствами и поставщиками

• Реструктурировать процессы для обеспечения скорости, масштабируемости и точности

После составления короткого списка и тестирования ряда платформ Asana была признана отлично соответствующей потребностям маркетинговой команды, а такие интеграции, как Office 365, упростили совместимость с существующими решениями CityFibre.

Организация совместного внедрения

Виктория и Лиз начали переход своих команд на Asana с переноса на платформу процесса управления творческим производством, осуществляемым совместно с внешним дизайнерским агентством. После тщательного анализа того, как лучше всего структурировать этот процесс с помощью Asana, Лиз и Виктория сосредоточились на приглашении других членов команды на платформу.

Виктория и Лиз знали, что преимущества Asana убедят членов команды, как только они увидят платформу в действии, поэтому они приступили к демонстрации её преимуществ следующим образом:

• Создание внутренних отзывов и примеров использования, чтобы продемонстрировать потенциал Asana и стимулировать поддержку «из уст в уста»

• Сделали внедрение Asana совместным проектом и предоставили более широкой команде возможность высказать своё мнение о том, как будут работать новые процессы

• Организовали период экспериментов и тестирования, чтобы помочь командам понять, как Asana может адаптироваться к их потребностям, включая создание тестовой среды Sandbox

• Назначение Asana Champion в каждой команде, к которому можно было бы в первую очередь обращаться с вопросами и за советами

• Поощрение пользователей к прохождению обучения для амбассадоров Asana

Планирование, отслеживание и автоматизация рабочих процессов с помощью Asana

Сегодня все сотрудники команд корпоративного маркетинга и работы с потребителями используют Asana для творческого производства, PR-процессов, планирования работы в соцсетях и многого другого. Используя Asana, команда маркетинга CityFibre создала:

• Календарь PR-мероприятий города, в котором используется доска Asana для автоматизации PR-процесса от первоначального запроса на пресс-релиз до его рассылки в прессу. Переход с электронной почты на Asana означал, что каждый этап выполняется без проблем: членам команды автоматически назначаются задачи именно тогда, когда они нужны, а вся информация находится в одном месте, доступном для всех.

• Различные маркетинговые кампании, как внутренние, так и внешние, с использованием Asana для управления рабочей нагрузкой и точного распределения ресурсов со сторонними агентствами. Asana сыграла ключевую роль в реализации динамичной рождественской кампании Christmas Connections, которая была запущена всего за два месяца, а также в разработке The CityFibreWay — внутренней инициативы, определяющей культуру организации.

• Календарь публикаций в соцсетях, объединяющий межфункциональные команды в одну доску Asana для планирования, подтверждений и управления. Asana выступает в качестве единого пространства, где можно просматривать все запланированные кампании, публикации, разовые запросы и пресс-релизы, а также процессы разработки и автоматизированные процессы подтверждения, обеспечивающие получение нужных Подтверждений перед публикацией.

• Процессы адаптации новых участников команды с пошаговым списком дел, который новички должны завершить при приёме на работу. Централизация и стандартизация процесса адаптации с помощью Asana означает, что у новых работников, присоединяющихся удалённо, есть единый центр для всего, что им нужно, чтобы погрузиться в работу организации: от организации знакомства с членами команды до данных для входа и ссылок на полезные ресурсы, такие как портал обучения и развития CityFibre.

Планирование, отслеживание и автоматизация рабочих процессов с помощью Asana

Команда маркетинга также сэкономила бесчисленное количество часов с помощью функций правил и форм Asana.

Правила и нестандартные поля позволили им автоматизировать назначение новых задач в нужный проект в Asana, поэтому разные команды сразу же видят то, что им нужно. Использование правил также означает, что они могут настраивать разные представления для разных команд; поэтому, в то время как PR-команда может видеть все документы по конкретному элементу работы, региональные маркетинговые команды будут видеть только то, что им нужно, что повышает доступность соответствующей информации и эффективность.

При этом команда использует настраиваемые формы, чтобы стандартизировать и упростить брифы для новых мероприятий. Использование форм оказалось особенно полезным при отправке информации агентствам, поскольку позволило CityFibre управлять новыми брифами и гарантировать, что в них содержится вся необходимая информация, прежде чем агентства приступят к работе.

В целом Asana повысила прозрачность и эффективность работы всех отделов маркетинга CityFibre. Они тратят меньше времени на работу по организации работы и могут уделять больше времени продвижению проектов.

С помощью Asana мы можем легко применять наши процессы, основанные на лучшей практике, к любому элементу работы. Это означает, что нам не нужно контролировать каждый шаг нового проекта, чтобы убедиться, что мы следуем правильным рабочим процессам и достигаем поставленных целей. Если проект похож на предыдущий, все этапы, правила и фреймворки уже есть в Asana, и их можно дублировать. Если же это что-то совершенно новое, их можно легко создать в соответствии с требованиями.

Виктория Санчес, менеджер по маркетинговой работе компании CityFibre

Ускоренные процессы для CityFibre и Великобритании

CityFibre находится в процессе масштабной мобилизации: в этом году создаются десятки новых гигабитных городов. Учитывая эти амбициозные планы роста, компания ищет решения для оптимизации процессов в каждом рабочем потоке. Отдел маркетинга делится преимуществами использования Asana и изучает возможность расширения её использования за пределы своей команды.

Благодаря мощным и оптимизированным процессам, ускоряющим работу за кулисами, CityFibre будет как никогда готова продолжать свою миссию по созданию молниеносной инфраструктуры для сообществ по всей Великобритании.