Директор по управлению контентом Майк Сингер помогает командам этих сетей придумывать, создавать и распространять эти видеоматериалы, часто делая до шести версий, каждая из которых идеально отформатирована для веб-сайта, Facebook, Instagram, YouTube и других платформ.

До того как Майк и Discovery Digital Studios перешли на Asana в 2014 году, они пытались отслеживать производство контента с помощью электронных таблиц и потоков электронной почты. Стандартного процесса производства контента не было, а организация была далека от оптимальной:

• Видео не всегда создавались вовремя, забывались форматы, а некоторые ролики оставались неиспользованными, потому что их не передавали нужным людям внутри компании.

• Квартальную отчётность составлять было сложно, потому что никто не видел, какой контент был создан и куда он попал.

• Информация не передавалась между редакционными командами, отделом видеопроизводства, контент-маркетингом, PR и другими заинтересованными сторонами и часто терялась в электронной почте.

Отсутствие чётко определённого процесса не только замедляло работу команды, но и иногда приводило к дополнительным расходам. Им приходилось нанимать до шести подрядчиков дважды в год, чтобы разобраться с бэклогом форматов.

Майк начал искать новый инструмент для управления производством контента. И вот сегодня в Discovery Digital Studios более 400 заинтересованных лиц работают вместе в Asana.

До Asana у нас не было чёткого, последовательного процесса, и проекты не обновлялись в электронных таблицах по мере их продвижения. Иногда они выпадали из поля зрения и исчезали. Мы нанимали подрядчиков для проведения масштабных шестимесячных проектов по очистке.

Майк Сингер, директор по управлению контентом

Выбор правильного инструмента для обеспечения потока видео

Майку была нужна общая платформа, которая могла бы обеспечить контроль надо всем разрабатываемым контентом одновременно, а также помогала бы фиксировать самые актуальные детали производственного процесса каждого видео и его статус. Он также искал автоматические уведомления, которые помогли бы с многочисленными передачами между участниками команды и командами — с электронными таблицами было трудно понять, когда задача завершена и можно начинать следующую.

Кастомизируемые рабочие процессы Asana позволили бы определить комплексные процессы работы над контентом, дать заинтересованным лицам общее представление о результатах работы всей команды, а также поддерживать связь и информировать как отдельных исполнителей, так и внешние команды.

У нас было несколько рабочих процессов, которые отслеживались по отдельности. Было здорово объединить их в Asana, увидеть, как они взаимосвязаны, и распознать зависимости, которые невозможно отследить в электронной таблице.

Внедрение Asana по одной команде за раз

Сначала Майк представил Asana команде контента Food Network, предложив сотрудникам использовать платформу для организации своих личных списков задач. По мере того как люди привыкали к ней в повседневной работе, они начали отслеживать совместные проекты команды в Asana.

Майк разработал повторяемую формулу, чтобы помочь командам освоить Asana, а затем представил её другим командам Discovery Digital Studios, помогая им оценить свои рабочие процессы и создать соответствующие проекты. Сегодня у контент-команды каждого бренда есть шаблоны Asana для своих уникальных рабочих процессов с итерациями для каждого типа контента и канала.

Раздражение от непонимания того, где находится информация, просто исчезло. Произошёл культурный сдвиг в зону антистресса. Все процессы стали намного проще.

Как делается слоёное тесто

Теперь команды по контенту управляют всем производством видеоматериалов в Asana, даже во время самоизоляции из-за COVID-19. Им удалось снимать видео из домов людей, сохранять организованность и поддерживать прежний уровень производства. Discovery Digital Studios не одинока в этом; по данным доклада «Указатель структуры работы: исследование удалённых команд», 55% работников умственного труда, которые использовали программное обеспечение для управления работой, чувствовали себя ещё более продуктивными во время удалённой работы по сравнению с предыдущим периодом.

Каждый формат видео представлен проектом Asana. Они используют шаблоны, чтобы легко запускать проекты и не забывать ни об одной задаче. Нестандартные поля указывают на статус проекта, а вложения и комментарии позволяют вести обсуждения и хранить связанные документы прямо в самой задаче, чтобы быстрее находить информацию и выполнять работу.

Они добавляют задачи в несколько проектов, чтобы у всех было единое представление и они видели все инициативы, в которые вносит вклад та или иная задача. Например, задача «Опубликовать видео» может находиться в процессе производства конкретного видео, но также может быть размещена в проекте «Календарь контента для Instagram». Когда задача обновляется, комментируется или завершается, эти изменения отражаются в каждом проекте, с которым связана задача, и календарь контента остаётся актуальным.

Мы сохранили тот же уровень производства контента с помощью Asana во время самоизоляции из-за COVID-19. Люди снимали видео у себя дома, и вовлеченность выросла, потому что у людей было больше времени на просмотр.

Контент-команды Discovery также пользуются портфелями, с помощью которых они получают общее представление о конкретной группе активных проектов. Например, они могут создать портфель для контроля группы кулинарных курсов для приложения Food Network Kitchen, а также контролировать статус и даты запуска смежных кампаний по контенту.

Команды также пользуются интеграциями для объединения Asana с другими своими инструментами. С помощью интеграции Asana для Outlook они могут превращать задачи из электронной почты в задачи Asana, не выходя из почтового ящика. У них также есть возможность добавить любое письмо в качестве комментария к задаче, сокращая тем самым количество писем в ящике и не теряя при этом важную информацию. Asana для Slack позволяет им видеть уведомления по проектам, оставлять комментарии и создавать новые задачи, не покидая платформу Slack. И, наконец, благодаря интеграции Zapier команда экономит время за счёт автоматизации большего количества своих процессов.

Различные команды в Discovery Digital Studios теперь лучше сотрудничают, потому что видят зависимости. Например, есть команда рецептов, которая разрабатывает и тестирует блюда до начала съёмок. Раньше команде по производству видеоматериалов приходилось постоянно обращаться к команде по рецептам за обновлениями статуса, чтобы планировать съёмки. Теперь команда рецептов просто отслеживает статус и важные этапы в Asana, а команда контента может точно видеть, как обстоят дела, не запрашивая об этом.

До Asana зависимости были настоящей головной болью.

Такая чёткость позволяет команде с точностью предсказывать, сколько времени займёт работа. Это также помогает замечать задержки в проекте, выявлять препятствия и возвращаться в колею. Вся команда работает эффективнее, потому что вся нужная ей информация централизована, синхронизирована и легкодоступна.

Когда вы работаете в производстве, миллион вещей может пойти не так. С Asana, если что-то задерживается, вам не нужно отправлять электронные письма пятнадцати людям, чтобы выяснить, кого спросить о задержке. Вы можете точно видеть, где возникла задержка и кто за неё отвечает. В идеале вы можете просто увидеть объяснение в комментариях и вообще не задавать вопрос. Это экономит много времени.

Отчётность также стала проще. Допустим, команда готовится ответить на запрос предложения от бренда, которому нужно видео с «летней» атмосферой. Команда контента может легко найти в Asana все видео с тегом «лето» и использовать прошлые примеры. Организованность помогает им получать больше работы.

Та же команда, больше видео

Организованность также помогает им экономить деньги, потому что им больше не нужно нанимать подрядчиков для выполнения объёмной работы по наведению порядка. Контент упорядочивается в Asana по мере создания. Discovery Digital Studios может перенаправить этот бюджет и энергию на создание ценности с помощью своих приложений, ориентированных непосредственно на потребителя, нового контента о стиле жизни и, надеемся, большего количества видео о суфле.