На заре своего существования компания Hudl полагалась на команду штатных менеджеров проектов, которые распределяли задачи и подбирали исполнителей для маркетинговых и веб-проектов, таких как рассылки по электронной почте, материалы для мероприятий и новые целевые страницы. Команда управляла этой работой с помощью разрозненных электронных таблиц, устаревших инструментов для управления проектами и корпоративного интранета. Этот процесс делал планирование ресурсов трудоёмким и не давал членам команды чёткого представления об их собственной загрузке и приоритетах.

По мере увеличения количества проектов, над которыми работала команда, недопонимание и несогласованные ожидания стали более частыми. У них не было простого способа координировать и отслеживать каждую работу, а также не было чёткого представления о проектах, реализуемых в их отделе. В результате команда начала поиск инструмента для управления работой, который обеспечил бы каждому большую прозрачность, контроль и ответственность за свою работу.

Поиск подходящего решения

Поскольку в прошлом программное обеспечение для управления проектами не оправдало ожиданий, команда сосредоточила поиск на трёх основных критериях:

• Универсальность: решение должно было предоставить маркетологам единый источник достоверной информации, позволяющий просматривать все их приоритеты и задачи по проектам и спортивным рынкам.

• Видимость ресурсов команды в реальном времени: решение также должно было позволить менеджерам проектов легко визуализировать загрузку команды в реальном времени, чтобы они могли принимать более обоснованные решения о распределении персонала.

• Отчётность о ходе работ: наконец, решение должно было позволить менеджерам оценить, что было выполнено во время любого спринта, и где команды столкнулись с препятствиями или отставали от дедлайна.

Команда поняла, что нашла то, что искала, когда наткнулась на мощную и простую в использовании платформу Asana.

Asana было так легко настроить, что нам не пришлось сильно менять наши процессы, чтобы сразу увидеть преимущества надёжного единого источника достоверной информации для распределения ресурсов и управления проектами.

Эрик Бруйетт, менеджер высшего звена по дизайну бренда

Такие функции, как «Загрузка» и зависимости задач, идеально подходили для того, чтобы сотрудники лучше видели свои рабочие процессы, а такие возможности, как создание Подтверждений и отслеживание задач в нескольких проектах, позволяли им беспрепятственно передавать работу в нужное время нужному человеку. Благодаря Asana компания Hudl увидела более эффективный способ работы, при котором реагировать на меняющиеся потребности и приоритеты бизнеса так же просто, как перетаскивать задачи на новую доску или сотруднику.

Создание руководства по успеху

Приняв решение, Hudl в сотрудничестве с командой сопровождения клиентов Asana разработала планы внедрения на 30, 60 и 90 дней для всех отделов, включая общие цели для каждого этапа процесса. Некоторые из этих целей включали согласование новых правил управления проектами, чтобы сделать переход в Asana как можно более плавным. Менеджер по сопровождению клиентов Asana помог маркетинговой команде Hudl сориентироваться в этом процессе, чтобы они могли уверенно управлять изменениями для остальной команды.

Команда сопровождения клиентов Asana оказала неоценимую помощь в процессе внедрения. Они уделили время тому, чтобы понять наш бизнес, и показали нам, как создавать практичные рабочие процессы, чтобы получать максимальную отдачу от Asana. Без них мы бы не справились.

Лейн Андерсон, руководитель отдела Agile-маркетинга

После этого все принялись за создание новых рабочих процессов Hudl в Asana. Они начали медленно, сначала протестировав процессы приёма заявок и веб-спринты в Asana, чтобы понять, как будут работать рабочие процессы от начала до конца, а затем систематизировали их с помощью правил и шаблонов. Этот подход «обучение на практике» оказался бесценным для внедрения в команде, а также дал ей возможность протестировать и внедрить новые функции и обновления.

Победа в повышении продуктивности

Сегодня Hudl управляет всей своей маркетинговой и творческой работой, включая связанные с ней проекты веб-разработки и спринты, в Asana. Они используют её для управления всем — от планирования кампаний до создания новых целевых страниц — и отмечают значительное повышение продуктивности во всей маркетинговой команде.

До появления Asana у нас не было возможности отслеживать всю межфункциональную работу в рамках нескольких проектов. Теперь мы можем чётко видеть все детали и предельно ясно формулировать цели для наших спринтов.

Барт Джонстон, старший менеджер по разработке веб-решений

Там, где межфункциональное сотрудничество раньше было хаотичным, Asana сделала его понятным и предсказуемым.

• Теперь команда может видеть, как связаны между собой разные части работы и когда материалы готовы к передаче, благодаря хронологии и зависимостям.

• С помощью Подтверждений они встроили в рабочий процесс проекта циклы обратной связи и анализа для нескольких заинтересованных сторон.

• Они могут легче определять объём проектов и управлять своим временем с помощью подзадач и нестандартных полей для указания трудозатрат. А когда проекты завершены и готовы к контролю качества, они используют шаблоны, чтобы убедиться, что всё сделано правильно.

Кроме того, команда может лучше отслеживать спринты и собирать данные о завершении коммитов с помощью портфелей, чтобы корректировать планирование и оптимизировать будущие спринты. А когда участники команды начинают испытывать нехватку времени, они теперь могут легко переоценить способность команды и переназначить работу с помощью функции «Загрузка», прежде чем кто-либо из них испытает выгорание.

Объединение вокруг более уверенного будущего, основанного на сотрудничестве

Помимо повышения производительности, одним из главных преимуществ использования Asana стало повышение уверенности и вовлеченности команды. Рабочие нагрузки более сбалансированы, участники команды чувствуют, что могут корректировать дополнительные запросы на работу, когда у них есть другие приоритеты, на которых нужно сосредоточиться, а повышенная прозрачность открыла совершенно новые каналы для общения и взаимопонимания в команде.

Hudl продолжает покорять мир спортивных достижений и с радостью развивает эту новую вовлеченность. Используют ли они Asana, чтобы связать воедино отдельные проекты и цели всей компании, или отслеживают личное развитие и индивидуальные OKR, они знают, что Asana — правильный инструмент для их звездной команды.